de 11 beste communicatiemiddelen voor bedrijven (per categorie)

communicatiemiddelen zijn belangrijk voor het werk, maar ze zijn cruciaal voor gedistribueerde teams en mensen die op afstand werken.

na de laatste vier jaar fulltime thuis te hebben gewerkt en zonder plannen om terug te keren naar het kantoorleven, heb ik niet alleen een vrij goed begrip gekregen van wat een medewerker op afstand nodig heeft in een communicatiemiddel. Maar buiten dat, ik heb ook gekregen om te weten een aantal andere soorten tools die mijn collega ‘ s in verschillende afdelingen de neiging om te gebruiken (dat ik niet echt nodig).

bijvoorbeeld, Ik werk met remote customer support mensen en sales managers op verschillende projecten, en hoewel onze belangrijkste communicatie-instrumenten meestal hetzelfde zijn, zijn er ook enkele andere interessante.

in deze gids zal ik u een aantal van deze communicatiemiddelen per categorie doorlichten—het voorbehoud is dat dit hulpmiddelen zijn die ik persoonlijk heb gebruikt of waarover ik goede dingen heb gehoord en die ik zelf zou proberen. (Spoiler alert: Ik ken een aantal mensen-vooral in freelance-die een time tracking functie kan beschouwen als een belangrijk onderdeel van hun tools, maar we niet echt gebruiken, dus er zal hier geen.)

hier is een overzicht op hoog niveau-sla vooruit als je wilt:

• Wat zijn ” communicatiemiddelen?”(De categorie is misschien niet zo smal als u denkt)
• denkt u aan een communicatiemiddel? 2 belangrijkste use cases te overwegen
• communicatiekanalen (exclusief sociale netwerken) te overwegen wanneer u een tool aan het kopen bent
• hoe kies ik de beste online communicatie-instrumenten voor uw team: 6 dingen die ik zoek naar
• 11 vrij geweldige zakelijke communicatie-instrumenten, per categorie

maar eerst…

wat zijn communicatiemiddelen? (De categorie is misschien niet zo smal als u denkt)

op de werkplek, meestal verwijzen we naar communicatiemiddelen als software en apps die op de een of andere manier de interne en externe overdracht van informatie vergemakkelijken. In eenvoudige termen: dit zijn tools waarmee je met andere mensen op het werk kunt praten via verschillende kanalen, zoals messaging, e-mail, videoconferentie, SMS, telefoongesprekken en meer.

in het algemeen geldt dat hoe gestroomlijnder uw bedrijfscommunicatiehulpmiddelen zijn, hoe beter. Als je, zoals we in de tech-wereld het noemen, een “enorme stapel,” Dan ben je waarschijnlijk besteden het grootste deel van uw dag heen en weer schakelen tussen verschillende vensters en tabbladen, Kopiëren en plakken van informatie tussen gereedschappen, en in het algemeen besteden veel meer tijd dan je zou moeten… op het beheer van al deze verschillende tools.

betekent: als u een chat-tool, een andere zakelijke telefoon-app, een andere videoconferentiesoftware, enzovoort hebt-wilt u misschien iets veelzijdiger verkleinen en gebruiken. Ik leg zo uit waarom.

Waarom is het zo belangrijk om de juiste communicatiemiddelen voor het werk te kiezen?

samenwerkingstools voor bedrijven hebben een lange weg afgelegd. Als je werkt bij een bedrijf dat een flexibel werkbeleid heeft of je de mogelijkheid geeft om vanuit huis (of waar dan ook) te werken, dan zijn je communicatiemiddelen in wezen je volledige online werkruimte.

als u op afstand werkt, heeft een goed (of slecht) intern communicatiemiddel een directe impact op uw dagelijkse werk. En als u een manager of een bedrijfsleider bent die heeft geïnvesteerd in de betrokkenheid van medewerkers en de klantervaring in het algemeen, dan is het van essentieel belang uw team uit te rusten met tools van hoge kwaliteit.

Bottom line: of u nu een klein bedrijf of een gevestigde onderneming runt, met de beste zakelijke communicatiesoftware (of in ieder geval de beste zakelijke communicatiesoftware voor uw team) kan een enorme invloed hebben op uw productiviteit-en, eerlijk gezegd, maak het werk gewoon een aangenamere ervaring.

denkt u aan een communicatiemiddel? 2 belangrijkste use cases om te overwegen

interne communicatie use cases

als het gaat om communicatie, praten de meesten van ons waarschijnlijk het meest met onze teamgenoten op een dagelijkse basis, wat betekent dat we goede interne samenwerkingstools nodig hebben.

bijvoorbeeld, in marketing, we typisch willen-Nee, nodig!- een app of software waarmee we videogesprekken kunnen voeren en schermdeling kunnen doen. Voor mijn team gebruiken we vooral instant messaging, videoconferencing en telefoongesprekken om elke dag samen te werken. (En we delen bestanden. Heel veel.)

vooral met mensen die zich in verschillende tijdzones bevinden, is elke real-time communicatie die we kunnen krijgen super waardevol. We gebruiken Kiespad voor dat alles. In plaats van het hebben van een video conferencing app en een andere chat-tool—de Dialpad app laat ons dit allemaal doen op één plaats:

👉Dialpad tip: hebben gewerkt in bedrijven, variërend van een paar werknemers tot een paar duizend werknemers, de grootste zakelijke communicatie stack die ik ooit heb gezien waarschijnlijk had ongeveer vijf of zes verschillende interne samenwerkingstools. We wisten dat het niet ideaal was vanuit een communicatie perspectief van de werknemer, maar het was essentieel voor cross-team samenwerking, omdat het marketing team de voorkeur geeft aan bepaalde tools, het sales team geeft de voorkeur aan bepaalde tools… je weet hoe het gaat. Het stroomlijnen van het aantal communicatiemiddelen dat ik gebruik heeft wonderen gedaan voor mijn geestelijke gezondheid.

trouwens, als uw team veel vergaderingen heeft zoals het mijne, helpt het ook om een communicatiemiddel te hebben dat uw vergaderingen kan opnemen en/of transcriberen. Bijvoorbeeld, Dialpad heeft een geweldige real-time transcriptie functie (dankzij de stem Intelligence technologie) die elke vergadering logt voor ons:

niet alleen stelt dit iedereen in staat om zich te concentreren op de taak bij de hand tijdens videovergaderingen zonder snel notities te hoeven maken, het is ook erg handig voor mensen die de vergadering niet konden halen, omdat ze het transcript of de opname kunnen bekijken.

externe communicatie use cases

als u een klant – of klantgerichte rol speelt, dan is uw communicatiesoftware even belangrijk!

voor verkopers, het is letterlijk hoe je uit te reiken naar prospects en pitch hen-en van wat ik hoor, enkele van de meest populaire kanalen zijn sms/SMS, telefoongesprekken, en video chats.

werken in de klantenservice of support? U hebt waarschijnlijk communicatiemiddelen nodig met mogelijkheden voor gespreksoverdracht en gespreksroutering, zodat bellers zichzelf kunnen doorsturen naar het juiste teamlid. (Een contactcenter platform, misschien…)

bijvoorbeeld, met Dialpad Contact Center, kunt u kantooruren instellen voor specifieke afdelingen en ervoor kiezen om gesprekken te routeren naar agenten op basis van criteria zoals skill-based routing of naar degene die het langst inactief is geweest:

(en agenten kunnen hun mobiele apparaten te gebruiken, als ze willen, omdat Dialpad heeft een mobiele app.)

Fun fact: ook al zit ik in Marketing, ik zit nog steeds in een flink aantal klantgerichte gesprekken (voornamelijk interviews voor klantverhalen). En nogmaals, de Vi-powered real-time transcripties zijn koppeling voor het helpen van me herziening van belangrijke details die komen op deze gesprekken.

voorheen moest ik woedend weg typen om er zeker van te zijn dat ik elk geweldig ding dat een klant zei ving. Nu kan ik mijn volledige aandacht geven aan het gesprek en veel betere vragen stellen omdat ik me geen zorgen maak over het typen van de notities. Het is allemaal in de oproep Samenvatting – die gemakkelijk wordt gemaild naar mijn inbox na elk gesprek:

communicatiekanalen (exclusief sociale netwerken) om te overwegen wanneer u een tool aan het kopen bent

spraak / telefoon

spraakoproepen zijn de meest traditionele manier van zakelijke communicatie—en toch, hoe vaak we er ook over klagen, gebruiken we het nog steeds. En het is niet verwonderlijk, omdat veel klanten nog steeds de voorkeur geven aan directe persoon-tot-persoon interacties zoals telefoongesprekken in tegenstelling tot, Oh ik weet niet, chatbots en sociale media.

de hoge gesprekskwaliteit van Dialpad is het visitekaartje (pun fully intended), dankzij het netwerk van datacenters over de hele wereld en de unieke split cloud-architectuur, die zorgt voor een constant hoog niveau van gesprekskwaliteit, ongeacht waar uw kantoren zijn gevestigd. (Serieus, het is erg cool. Vraag ons ernaar.)

👉Dialpad tip: denken over het maken van de switch van uw oude telefoon provider? Nummers porten is eenvoudig met Dialpad-dien gewoon een poortverzoek in van uw online admin portal, en het team van Dialpad neemt het vanaf daar over.

e-mail

e-mail is nog steeds een van de populairste zakelijke communicatiekanalen. Geen twijfel mogelijk.

het maakt niet uit hoe rommelig onze inboxen worden, het is nog steeds een essentieel kanaal—Ik gebruik het nog steeds elke dag, en ik betwijfel ten zeerste dat we er ooit volledig vanaf zullen zijn.

Ik heb zowel Gmail als Outlook gebruikt voor werk, en eerlijk gezegd, het is vrijwel de oproep van je IT-team. Ze zijn beide functioneel en doen meestal wat ze moeten doen.

een ding dat ik wil zeggen is dat alle andere communicatiemiddelen die u gebruikt, moeten integreren met uw e-mailprovider, omdat dat uw dagelijkse werk een beetje gemakkelijker maakt.

(Dialpad integreert bijvoorbeeld met zowel Outlook als Gmail om automatisch online vergaderkoppelingen in uw agenda-uitnodigingen in te voegen.)

meer informatie over hoe ik e-mail overload in het verleden heb beheerd hier.

Video

wat kan ik zeggen over videoconferenties die nog niet zijn gezegd? Het is belangrijk voor veel bedrijven, en hoewel video vermoeidheid is een echt ding (Ik heb mijn camera af soms omdat in back-to-backs voor zes uur achter elkaar is vermoeiend), het is waarschijnlijk een must-have in bedrijven voor een lange tijd.

of u nu gewoon samenwerkt met teamgenoten of een prospect pitcht, videoconferentie is de standaard (voor mijn team tenminste) wanneer u niet allemaal in dezelfde stad bent. Nogmaals, het beste om uw video vergaderingen als onderdeel van een verenigd platform—Ik ben ook waarschijnlijk bevooroordeeld omdat ik haat het hebben van een miljard ramen open (het vertraagt echt mijn computer naar beneden), maar hey…

👉Dialpad tip: Video vergaderingen zijn geweldig totdat de afbeelding begint te achterblijven en de audio begint te snijden in en uit. Het hebben van een goede internetverbinding is de sleutel als u van plan bent om veel videoconferenties te hebben (het is gewoon een beetje meer resource-intensieve dan reguliere ol’ telefoongesprekken), en als u op zoek bent om te upgraden, Dialpad heeft eigenlijk een geweldige samenwerking met T-Mobile voor werk-van-overal mensen—check it out.

Instant messaging / SMS

Instant messaging is waarschijnlijk mijn meest gebruikte communicatiekanaal wanneer ik met mijn team praat. (We gebruiken zowel groep chats en 1-op-1 draden vrij gelijkmatig.) Je krijgt antwoorden sneller dan via e-mail, en het vereist minder face-time commitment, als je begrijpt wat ik bedoel.

Plus het houdt mijn inbox minder rommelig, wat leuk is. Zoals ik al eerder zei, We kunnen gewoon Dialpad gebruiken voor het messaging elkaar-oh, en we kunnen SMS-berichten te verzenden. U kunt een contact of een telefoonnummer selecteren wanneer u een bericht verzendt, en het zal automatisch weten om uw bericht als een SMS te verzenden als dat telefoonnummer niet is gekoppeld aan een contact in Dialpad:

hoe kies ik de beste online communicatiemiddelen voor uw team: 6 dingen waar ik naar zoek

alles-in-één (of zeer goed geïntegreerd)

Ik wil geen dood paard verslaan—dat spreekt voor zich.

werkt voor zowel interne als externe communicatie

dit volgt op dezelfde lijn als dat hele “stroomlijnen van uw communicatie-instrumenten” ding-waarom hebben aparte tools voor interne en externe communicatie als je niet … moet?

schaalbaar

Ik wil niet elke keer dat ik iets kleins wil doen, zoals de instellingen van mijn voicemail wijzigen of de profielinformatie wijzigen voor nieuwe mensen. Ik kan me niet voorstellen hoeveel meer werk dit zou zijn voor, Oh laten we zeggen een contact center supervisor die tientallen of honderden agenten moet beheren.

met Dialpad kunt u up—en down—gebruikers opschalen en ieders telefoonnummers zelf beheren. Het is zo makkelijk, zelfs Ik kan het…

goede klantenondersteuning

denk niet dat ik dit te veel moet uitleggen. Elke software die we gebruiken moet een goede klantenservice hebben. Historisch gezien, als we in de steek worden gelaten door ondersteuning, houden we ons niet erg lang aan die tool.

(Dialpad biedt 24/7 ondersteuning—wereldwijd, niet alleen in de VS-voor Pro-en zakelijke klanten, en 24/5 ondersteuning op het standaardplan, dus een expert is vrijwel altijd beschikbaar om vragen te behandelen. En we hebben ook een vrij geweldig Helpcentrum dat de meeste vragen die klanten hebben behandelt.)

kosteneffectief

wilt u meerdere dure abonnementen op verschillende diensten en apps vermijden? Je moet gaan met een—je raadt het al-Verenigd platform. Wat is er vrij speciaal over Dialpad is dat zelfs de minst dure plan heeft onbeperkt inkomende en uitgaande telefoongesprekken, onbeperkt SMS/MMS (binnen de VS en Canada), video vergaderingen, een auto attendant, aangepaste voicemail groeten, cloud-opslag voor uw vergadering opnames, en nog veel meer.

toegankelijkheid op verschillende apparaten

sommige mensen in mijn team zitten op iOS, anderen op Android, en de meesten van ons gebruiken zowel de desktop-als mobiele app.

we zijn zeker verwend door hoe Dialpad ‘ s apps werken op al die apparaten.

(Plus het werkt ook op webbrowsers – met volledige functionaliteit.)

11 beste bedrijfscommunicatiehulpmiddelen, per categorie

Oké. Laten we nu eens kijken naar een roundup van enkele van de beste communicatietools die ik (en mijn teamgenoten) heb gebruikt, inclusief prijzen en functies.

een echt allround communicatiemiddel

1. Dialpad

Platforms: vrijwel allemaal-webbrowsers, iOS, Android, PC en Mac

kenmerken: Dialpad is een toonaangevend cloud-gebaseerd Zakelijk communicatieplatform met een ingebouwd telefoonsysteem. Moet je bellen? Doe het in de app. Hoe zit het met videoconferenties en kleine webinars? U kunt daar ook een virtuele vergadering beginnen. Wil je een ontwerp mockup van dichtbij bekijken? Inzoomen op een scherm delen:

en er is SMS, gespreksroutering en meer-in één gebruiksvriendelijk platform.

het consolideert bijna al uw communicatieworkflows op één plaats, en de Vi is waarschijnlijk het meest speciale eraan. Je hebt echt niets anders nodig voor interne en externe communicatie.

integraties: Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace, Zendesk, HubSpot, en meer.

prijzen: Plannen beginnen bij slechts $ 15 per gebruiker per maand op de standaard plan, waaronder onbeperkt bellen binnen uw lokale land, de VS en Canada, en nog veel meer. U kunt de plannen hier vergelijken.

gratis proefperiode: Yep! U kunt het uitproberen met een gratis proefperiode van 14 dagen—meld u aan met uw Google-of Microsoft 365-account, als u wilt. Het duurt slechts een paar minuten om te beginnen met een zakelijk telefoonnummer.

Oh, en …

als uw team klantgericht is en u een contactcenter-tool nodig hebt die externe communicatie aankan, is het Contactcenterplatform van Dialpad daarvoor ontworpen!

onze eigen Supervisors van het contactcentrum schreven over hoe ze het gebruiken om agenten te beheren (en veel van onze agenten werken vanuit huis). U kunt hier meer over leren en hier als uitgangspunt.

👉Dialpad tip: ontdek hoe bedrijven in verschillende sectoren Dialpad gebruiken om te communiceren met teamgenoten, klanten, prospects en meer.

Projectmanagement / teamsamenwerking

2. Asana

Platforms: compatibel met desktop en mobiel

Features: Een persoonlijke favoriet van mij, Asana biedt lijsten, Kanban-achtige boards en zelfs projectsjablonen om u te helpen vrijwel elk type project te volgen. Toegegeven, ik gebruik het voornamelijk om bij te houden van content marketing projecten te houden, maar tenzij je een zeer specifiek type van super-ingewikkeld project dat je nodig hebt om bij te houden, Asana is een geweldige algemene project of taak management tool.

integraties: Adobe, Outlook, Salesforce en meer

Prijzen: Gratis voor het basismodel, upgrades beschikbaar

gratis proefperiode: Yep

3. Trello

Platforms: beschikbaar op desktop en mobiel voor Mac en Windows, iOS en Android

Features: Trello lijkt erg op Asana—het is een project management tool met samenwerkingsfuncties zoals Kanban boards en de mogelijkheid om lijsten en kaarten te maken. Ik vind dat de meeste teams Asana of Trello gebruiken … Ik heb Trello eerder gebruikt, jaren geleden, maar esthetisch, geef ik de voorkeur aan Asana.

integraties: Adobe XD, Slack, Jira en meer

prijzen: gratis voor particulieren

gratis proefperiode: n. v. t.

4. ProofHub

Platforms: Web, iOS, Android

Features: nog een andere tool ontworpen voor projectbeheer, ProofHub heeft het delen van bestanden, Kanban boards, Gantt-grafieken, documentopslag, en activiteitenlogging, en andere functies. Ik heb deze niet persoonlijk gebruikt, maar het is naar voren gekomen in gesprekken met andere remote teams meer recent, en ze lijken het prima te vinden.

integraties: Dropbox, Microsoft Outlook, Google Drive, Google Calendar, Box en Freshbooks

prijzen: begint bij $ 50, of $ 45 per maand voor het Essential plan

gratis proefperiode: Yep

5. Airtable

Platforms: ondersteunt desktop en mobiele apparaten

Features: ik gebruikte Airtable voor het eerst vorig jaar, en het is een zeer mooi uitziende tool. Toegegeven, het is een spreadsheet en database hybride—wat betekent dat ik het esthetisch vergelijken met Excel en Google Spreadsheets, maar hey, het is esthetisch. Airtable heeft tools voor project tracking en beheer, en werkt echt goed als een marketing campagne of workflow tracker. Het is technisch minder een communicatiemiddel en meer een bron voor het creëren en toewijzen van taken, maar veel van projectmanagement hangt af van effectieve communicatie dat ik de regels Deze keer zal buigen.

integraties: Dropbox, LinkedIn, Mailchimp en meer

prijzen: heeft een gratis basisplan

gratis proefperiode: N. v. t.

6. Google Workspace (voorheen bekend als G Suite)

Platforms: Beschikbaar voor web en compatibel met de meeste desktops en mobiele apparaten

Features: kan niet vergeten over deze als we het hebben over collaboration tools. U kent deze groep van cloud-gebaseerde productiviteitstools al samen als G Suite, maar Google heeft het omgedoopt tot Google Workspace. Het bevat alle apps van Google zoals Gmail, Hangouts / Meet, Google Calendar, Google Docs en meer.

Google Workspace biedt zelf geen telefoongebaseerd systeem (Google Voice komt in de buurt, maar mist veel basisfuncties voor de telefoon…), maar integreert met Dialpad en kan contacten van Dialpad automatisch synchroniseren. Alle contacten die in het ene systeem zijn gemaakt of bewerkt, worden gesynchroniseerd met het andere systeem.

integraties: n. v. t. – wie integreert niet met Google is waarschijnlijk de betere vraag

prijzen: basisplannen beginnen bij $ 5 per gebruiker per maand

gratis proefperiode: Yep

CRM / Customer support

7. Salesforce

Platforms: beschikbaar op iOS en Android

Features: wie kent Salesforce niet? De meeste sales teams heb ik gewerkt met het gebruik van Salesforce—en praktisch, moet het plug dit Toetsenbord is geïntegreerd met Salesforce automatisch loggen van activiteiten, zoals berichten en oproepen (en er is een macht dialer te):

Integratie: meer Dan 230 integraties, waaronder Gmail en Outlook—en Dialpad

Prijzen: Lite-plan begint bij $56 per maand

Gratis proef: Yep, er is een 14-dagen gratis trial

8. HubSpot

Platforms: compatibel met desktop en mobiel

: HubSpot is een andere bekende CRM-tool (dat heeft ook andere marketing en customer support tools in zijn suite van producten)—anders dan Salesforce, dit is waarschijnlijk de CRM die ik zie het meest genoemd onder collega ‘ s uit het verleden.

integraties: integreert met tal van populaire apps voor Leadgeneratie, marketing en meer. Leuk weetje: Dialpad integreert ook met HubSpot.

Prijzen: vanaf $ 12,50 per gebruiker per maand

gratis proefperiode: Yep

9. Zendesk

Platforms: compatibel met desktop en mobiel

functies: Voor klantenserviceteams is Zendesk de naam die ik het vaakst hoor.

integraties: ze hebben een enorme App directory. Echt. Het is groot. De kans is groot dat wat u ook gebruikt, wordt geïntegreerd met Zendesk. En dat geldt ook voor Dialpad—het sluit een telefoonsysteem in op uw Zendesk-scherm, wat zorgt voor een vrij handig communicatiemiddel.

Prijzen: vanaf $ 12,50 per gebruiker per maand

gratis proefperiode: Yep

bestandsdeling

10. Dropbox

Platforms: Webgebaseerd, met een desktop-en mobiele app voor Android-en iOS-gebruikers

eigenschappen: telt” file sharing “als” communicatie?”Het is een vrij belangrijk onderdeel (naar mijn mening) van de communicatie als je werkt in een kantoor tegenwoordig, dus ik ga zeggen ja hier. Bijna elk bedrijf waar ik ooit heb gewerkt, heeft Dropbox gebruikt, wat ongelooflijk is. Petje af voor hun team. Als je op de een of andere manier nog niet van Dropbox hebt gehoord, biedt het delen van bestanden en opslag voor teams. Is er iets opmerkelijks of spectaculair beter aan Dropbox dan andere software voor bestandsopslag? Niet dat ik heb gemerkt, maar ik ben ook nooit de beslisser geweest om Dropbox aan boord van een bedrijf te brengen.

integraties: ton, waarschijnlijk

Prijzen: Gratis voor het basisplan, upgrades beschikbaar

gratis proefperiode: Yep

11. OneDrive / Google Drive

Platforms: webgebaseerd en compatibel met iOS en Android

Features: afhankelijk van of uw bedrijf Microsoft Outlook of Gmail gebruikt, zal uw oplossing voor het delen van bestanden waarschijnlijk een van OneDrive of Google Drive zijn. Nogmaals, ik persoonlijk heb niet echt een voorkeur en meestal is het niet aan mij hoe dan ook.

integraties: Smartsheet, Wrike, Vimeo, en meer.

prijsstelling: eerlijk gezegd varieert het—maar prijs lijkt geen make-or-break factor te zijn in de beslissing om te kiezen voor een van deze oplossingen voor het delen van bestanden.

gratis proefperiode: Yep

hoeveel teamcommunicatietools gebruikt u?

wanneer u beslist over de juiste communicatiemiddelen voor uw bedrijf, moet u eerst overwegen welke kanalen u nodig hebt. Moet je gewoon communiceren met teamgenoten, of praat je ook met prospects en klanten?

op zijn minst zal een uniform communicatieplatform met een zakelijk telefoonsysteem, videoconferentiefunctie en messaging een goed uitgangspunt zijn. Dit zal betrekking hebben op uw bases en op zijn minst teamwork gemakkelijker te maken—en als uw bedrijf groeit, kunt u blijven toevoegen aan het met dingen zoals contact center software.

(en natuurlijk, als u het aantal maandelijkse abonnementen waarvoor u betaalt kunt verminderen, doe het.)