de 11 bedste kommunikationsværktøjer til virksomheder (efter kategori)

kommunikationsværktøjer er vigtige for arbejdet, men de er afgørende for distribuerede teams og folk, der arbejder eksternt.

efter at have arbejdet hjemmefra på fuld tid i de sidste fire år og uden planer om at gå tilbage til kontorlivet, har jeg ikke kun fået en ret god forståelse af, hvad en fjernarbejder har brug for i et kommunikationsværktøj. Men ud over det har jeg også lært nogle andre typer værktøjer, som mine kolleger i forskellige afdelinger har tendens til at bruge (som jeg ikke rigtig har brug for).

for eksempel arbejder jeg med eksterne kundesupportfolk og salgschefer på forskellige projekter, og selvom vores vigtigste kommunikationsværktøjer normalt er de samme, er der også nogle andre interessante.

i denne vejledning tager jeg dig gennem nogle af disse kommunikationsværktøjer efter kategori—advarslen er, at dette er værktøjer, jeg enten personligt har brugt eller har hørt gode ting om og ville prøve mig selv. (Spoiler alarm: Jeg kender nogle mennesker-især i freelance-der kan overveje en tidsregistreringsfunktion som en vigtig del af deres værktøjer, men vi bruger det ikke rigtig, så der vil ikke være nogen her.)

her er en oversigt på højt niveau-spring videre, hvis du vil:

• Hvad er ” kommunikationsværktøjer?”(Kategorien er muligvis ikke så smal, som du tror)
• tænker på et kommunikationsværktøj? 2 vigtigste brugssager at overveje
• kommunikationskanaler (ikke inklusive sociale netværk) at overveje, når du handler efter et værktøj
• Sådan vælger du de bedste online kommunikationsværktøjer til dit team: 6 ting, jeg ser efter
• 11 temmelig fantastiske forretningskommunikationsværktøjer, efter kategori

men først…

hvad er kommunikationsværktøjer? (Kategorien er måske ikke så snæver som du tror)

på arbejdspladsen henviser vi typisk til kommunikationsværktøjer som programmer og apps, der på en eller anden måde letter intern og ekstern transmission af information. Enkelt sagt: dette er værktøjer, der giver dig mulighed for at tale med andre mennesker på arbejdspladsen gennem forskellige kanaler som messaging, e-mail, videokonferencer, SMS, telefonopkald og mere.

generelt, jo mere strømlinede dine forretningskommunikationsværktøjer er, jo bedre. Hvis du har, som vi i tech-verdenen kalder det, en “enorm stak”, bruger du sandsynligvis størstedelen af din dag på at skifte frem og tilbage mellem forskellige vinduer og faner, kopiere og indsætte oplysninger mellem værktøjer og generelt bruge meget mere tid end du burde… på at styre alle disse forskellige værktøjer.

betydning: hvis du har et chatværktøj, en anden forretningstelefonapp, et andet videokonferenceprogram osv.—vil du måske nedskære og bruge noget mere alsidigt. Jeg forklarer hvorfor om et øjeblik.

Hvorfor er det så vigtigt at vælge de rigtige kommunikationsværktøjer til arbejde?

Erhvervssamarbejdsværktøjer er kommet langt. Hvis du arbejder i en virksomhed, der har en fleksibel arbejdspolitik eller giver dig mulighed for at arbejde hjemmefra (eller hvor som helst), er dine kommunikationsværktøjer i det væsentlige hele dit online arbejdsområde.

hvis du er fjernarbejder, har et godt (eller dårligt) internt kommunikationsværktøj en direkte indvirkning på dit daglige arbejde. Og hvis du er en leder eller en virksomhedsleder, der har investeret i medarbejderengagement og kundeoplevelsen generelt, er det vigtigt at udstyre dit team med værktøjer af høj kvalitet.

Bottom line: Uanset om du driver en lille virksomhed eller et veletableret selskab, kan det at have det bedste forretningskommunikationsprogram (eller i det mindste det bedste forretningskommunikationsprogram til dit team) have en enorm indflydelse på din produktivitet-og ærligt talt bare gøre arbejdet til en mere behagelig oplevelse.

tænker på et kommunikationsværktøj? 2 vigtigste use cases at overveje

intern kommunikation use cases

når det kommer til kommunikation, taler de fleste af os sandsynligvis mest til vores holdkammerater dagligt, hvilket betyder, at vi har brug for gode interne samarbejdsværktøjer.

for eksempel i markedsføring, vi typisk ønsker—nej, har brug for!- en app eller et program, der lader os have videoopkald og gøre skærmdeling. For mit team specifikt, vi bruger hovedsageligt instant messaging, videokonferencer, og telefonopkald til at arbejde sammen hver dag. (Og vi deler filer. Masser af dem.)

især med folk, der er i forskellige tidsområder, er enhver realtidskommunikation, vi kan få, super værdifuld. Vi bruger tastatur til alt dette. I stedet for at have en videokonferenceapp og et andet chatværktøj—lader Dialpad-appen os gøre alt dette et sted:

👉tip til tastatur: efter at have arbejdet i virksomheder, der spænder fra et par ansatte til et par tusinde ansatte, havde den største forretningskommunikationsstak, jeg nogensinde har set, sandsynligvis omkring fem eller seks forskellige interne samarbejdsværktøjer. Vi vidste, at det ikke var ideelt set ud fra et medarbejderkommunikationsperspektiv, men det var vigtigt for samarbejde på tværs af teams, fordi marketingteamet foretrækker bestemte værktøjer, salgsteamet foretrækker visse værktøjer… du ved, hvordan det går. Strømlining af antallet af kommunikationsværktøjer, jeg bruger, har gjort underværker for min sundhed.

forresten, hvis dit team har masser af møder som mit gør, hjælper det også med at have et kommunikationsværktøj, der kan optage og/eller transkribe dine møder. For eksempel har Dialpad en fantastisk transkriptionsfunktion i realtid (takket være sin Voice Intelligence-teknologi), der logger hvert møde for os:

dette giver ikke kun alle mulighed for at fokusere på den aktuelle opgave under videomøder uden at skulle tage noter hurtigt, det er også meget nyttigt for folk, der ikke kunne komme til mødet, da de enten kan gennemgå udskriften eller optagelsen.

ekstern kommunikation use cases

hvis du er i en klient-eller kundeorienteret rolle, så er dit kommunikationsprogram lige så vigtigt!

for sælgere er det bogstaveligt talt, hvordan du når ud til kundeemner og pitcher dem—og fra hvad jeg hører, er nogle af de mest populære kanaler SMS/SMS, telefonopkald og videochats.

arbejder i kundeservice eller support? Du har sandsynligvis brug for kommunikationsværktøjer med call transfer og call routing-funktioner, så opkaldere kan dirigere sig til det rigtige teammedlem. (En kontaktcenterplatform, måske…)

for eksempel med Dialpad Contact Center kan du indstille åbningstider for bestemte afdelinger og vælge at dirigere opkald til agenter baseret på kriterier som færdighedsbaseret routing eller til den, der har været inaktiv længst:

(og agenter kan også bruge deres mobile enheder, hvis de vil, da Dialpad har en mobilapp.)

Fun fact: selvom jeg er i Marketing, sidder jeg stadig med på en hel del kundevendte opkald (hovedsageligt samtaler til kundehistorier). Og igen er de Vi-drevne realtidstranskriptioner kobling for at hjælpe mig med at gennemgå vigtige detaljer, der kommer op på disse opkald.

før skulle jeg skrive rasende væk for at sikre, at jeg fangede alle fantastiske ting, som en kunde sagde. Nu Kan jeg give min fulde opmærksomhed på samtalen og stille meget bedre spørgsmål, fordi jeg ikke er bekymret for at skrive noterne op. Det hele er i opkaldsoversigten—som bekvemt bliver sendt til min indbakke efter hvert opkald:

kommunikationskanaler (ikke inklusive sociale netværk) at overveje, når du handler efter et værktøj

Voice / phone

taleopkald er den mest traditionelle metode til forretningskommunikation—og alligevel, uanset hvor meget vi klager over det, bruger vi det stadig. Og det er ikke overraskende, fordi mange kunder stadig har en tendens til at foretrække øjeblikkelige person-til-person-interaktioner som telefonopkald i modsætning til, Åh, jeg ved det ikke, chatbots og sociale medier.

Dialpads høje opkaldskvalitet er dets telefonkort (ordspil fuldt beregnet) takket være dets netværk af datacentre over hele kloden og unikke split cloud-arkitektur, der sikrer et konstant højt niveau af opkaldskvalitet, uanset hvor dine kontorer er baseret. (Seriøst, det er meget cool . Spørg os om det.)

👉tip til tastatur: tænker du på at skifte fra din gamle telefonudbyder? Porting numre er nemt med Dialpad—bare indsende en port anmodning fra din online admin portal, og Dialpad team vil tage det derfra.

e-mail

e-mail er stadig en af de mest populære forretningskommunikationskanaler. Ingen tvivl om det.

uanset hvor rodet vores indbakker bliver, er det stadig en vigtig kanal—Jeg bruger det stadig hver dag, og jeg tvivler meget på, at vi nogensinde vil være helt af med det.

jeg har brugt både Gmail og Outlook til arbejde, og ærligt talt er det stort set dit IT-teams opkald. De er begge funktionelle og gør, hvad de skal gøre, for det meste.

en ting jeg vil sige er, at uanset andre kommunikationsværktøjer, du bruger, skal integreres med din e-mail-udbyder, fordi det vil gøre dit daglige arbejde lidt lettere.

(for eksempel integreres Dialpad med både Outlook og Gmail for automatisk at indsætte online mødelink i dine kalenderinvitationer.)

Mere info om, hvordan jeg har formået e-mail overbelastning i fortiden her.

Video

jeg mener, hvad kan jeg sige om videokonferencer, der ikke allerede er sagt? Det er vigtigt for mange virksomheder, og selvom video træthed er en rigtig ting (jeg har mit kamera slukket nogle gange, fordi det er udmattende at være i back-To-Back i seks lige timer), vil det nok være et must-have i virksomheder i lang tid.

uanset om du bare samarbejder med holdkammerater eller pitcher en udsigt, er videokonferencer standard (for mit hold i det mindste), når du ikke alle er i samme by. Igen, bedst at have dine videomøder som en del af en samlet platform—jeg er også sandsynligvis partisk, fordi jeg hader at have en milliard vinduer åbne (det sænker virkelig Min computer), men hej…

👉tip til tastatur: videomøder er gode, indtil billedet begynder at halte, og lyden begynder at skære ind og ud. At have en god internetforbindelse er nøglen, hvis du planlægger at have masser af videokonferencer (det er bare lidt mere ressourceintensiv end almindelige ol-telefonopkald), og hvis du ønsker at opgradere, har Dialpad faktisk et godt partnerskab med T-Mobile til arbejde-fra-hvor som helst folk—tjek det ud.

Instant messaging / SMS

Instant messaging er nok min mest anvendte kommunikationskanal, når jeg taler til mit team. (Vi bruger både gruppechats og 1-mod-1 tråde temmelig jævnt.) Du får svar hurtigere end via e-mail, og det kræver mindre ansigtstidsforpligtelse, hvis du ved hvad jeg mener.

plus det holder min indbakke mindre rodet, hvilket er rart. Som jeg nævnte tidligere, vi kan bare bruge tastatur til messaging hinanden—Åh, og vi kan også sende SMS-beskeder. Du kan vælge enten en kontakt eller et telefonnummer, når du sender en besked, og det ved automatisk at sende din besked som en SMS, hvis det telefonnummer ikke er knyttet til en kontaktperson i tastaturet:

Sådan vælger du de bedste online kommunikationsværktøjer til dit team: 6 ting, jeg ser efter

alt-i—en (eller meget godt integreret)

vil ikke slå en død hest-temmelig selvforklarende.

arbejder for både intern og ekstern kommunikation

dette følger i samme retning som det hele “strømlining your communication tools” ting—Hvorfor har separate værktøjer til intern og ekstern kommunikation, når du ikke… skal?

skalerbar

jeg ønsker ikke at skulle gennemgå det eller støtte hver gang jeg vil gøre en lille ting som at ændre mine voicemailindstillinger eller ændre profiloplysninger for nye ansættelser. Jeg kan ikke forestille mig, hvor meget mere arbejde dette ville være for, åh lad os sige en kontaktcenter vejleder, der skal styre tiere eller hundredvis af agenter.

med Dialpad kan du skalere op—og ned—brugere og administrere alles telefonnumre selv. Det er så nemt, selv Jeg kan gøre det…

god kundesupport

tror ikke, jeg har brug for at forklare denne for meget. Ethvert program, vi bruger, skal have god kundesupport. Historisk set, når vi bliver svigtet af støtte, holder vi os ikke med det værktøj i meget lang tid.

(Dialpad tilbyder 24/7 support—over hele verden, ikke kun i USA—til Pro-og virksomhedskunder og 24/5 support på standardplanen, så en ekspert er stort set altid klar til at håndtere spørgsmål. Og vi har også et ret fantastisk hjælpecenter, der dækker de fleste spørgsmål, som kunderne har.)

omkostningseffektiv

vil du undgå flere dyre abonnementer på forskellige tjenester og apps? Du skal gå med en-du gættede det-samlet platform. Hvad der er ret specielt ved Dialpad er, at selv den billigste plan har ubegrænsede indgående og udgående telefonopkald, ubegrænset SMS/MMS (inden for USA og Canada), videomøder, en automatisk ledsager, brugerdefinerede voicemail hilsner, cloud storage til dine mødeoptagelser og meget mere.

tilgængelighed på tværs af forskellige enheder

nogle mennesker på mit team er på iOS, andre er på Android, og de fleste af os bruger både desktop-og mobilappen.

vi er bestemt forkælet af, hvordan Dialpads apps fungerer på tværs af alle disse enheder.

(plus det virker også på internettet—med fuld funktionalitet.)

11 bedste forretningskommunikationsværktøjer, efter kategori

Okay. Lad os nu se på en sammenfatning af nogle af de bedste kommunikationsværktøjer, jeg (og mine holdkammerater) har brugt, herunder priser og funktioner.

et ægte allround kommunikationsværktøj

1. Dialpad

platforme: stort set alle dem—iOS, Android, PC og Mac

funktioner: Dialpad er en førende skybaseret forretningskommunikationsplatform med et indbygget telefonsystem. Brug for at foretage telefonopkald? Gør det i appen. Hvad med videokonferencer og små internetsider? Du kan også starte et virtuelt møde der. Vil du se nærmere på en design mockup? Gå ind på en skærm share:

og der er SMS, opkald routing, og mere—i en brugervenlig platform.

det konsoliderer næsten alle dine kommunikationsarbejdsgange et sted, og Vi er sandsynligvis den mest specielle ting ved det. Du har virkelig ikke brug for noget andet til intern og ekstern kommunikation.

integrationer: Salesforce, Microsoft Teams, Google-arbejdsområde, HubSpot og meget mere.

prissætning: Planer begynder på kun $ 15 per bruger per måned på standardplanen, som omfatter ubegrænset opkald i dit lokale land, USA og Canada og meget mere. Du kan sammenligne planerne her.

GRATIS Prøveversion: Yep! Du kan prøve det med en 14-dages gratis prøveperiode—Tilmeld dig din Google-eller Microsoft 365-konto, hvis du vil. Det tager kun et par minutter at komme i gang med et forretningstelefonnummer.

Åh, og …

hvis dit team er kundevendt, og du har brug for et kontaktcenter-værktøj, der kan håndtere ekstern kommunikation, er Dialpads kontaktcenter-platform designet til det!

vores egne kontaktcenter vejledere skrev om, hvordan de bruger det til at styre agenter (og mange af vores agenter arbejder hjemmefra). Du kan lære mere om det her og her som udgangspunkt.

👉tip til tastatur: se, hvordan virksomheder i forskellige brancher bruger tastatur til at kommunikere med holdkammerater, kunder, kundeemner og mere.

Projektledelse / teamsamarbejde

2. Asana

platforme: kompatibel med desktop og mobil

funktioner: en personlig favorit af mine, Asana tilbyder lister, Kanban-stil bestyrelser, og endda projektskabeloner til at hjælpe dig med at spore stort set enhver form for projekt. Indrømmet, jeg bruger det hovedsageligt til at holde styr på indholdsmarkedsføringsprojekter, men medmindre du har en meget specifik type superkompliceret projekt, som du har brug for at spore, er Asana et fantastisk overordnet projekt-eller opgavestyringsværktøj.

integrationer: Adobe, Outlook, Salesforce og mere

prissætning: gratis til grundmodellen, tilgængelige opgraderinger

gratis prøveperiode: Ja

3. Trello

platforme: tilgængelig på desktop og mobil til Mac og vinduer, iOS og Android

funktioner: Trello ligner meget Asana—det er et projektstyringsværktøj med samarbejdsfunktioner som Kanban boards og evnen til at lave lister og kort. Jeg har brugt Trello før, år siden, men æstetisk, jeg foretrækker Asana.

integrationer: Mere

prissætning: gratis for enkeltpersoner

GRATIS Prøveversion: N/A

4. ProofHub

platforme: Internet, iOS, Android

funktioner: endnu et værktøj designet til projektstyring, ProofHub har fildeling, Kanban boards, Gantt diagrammer, dokument opbevaring og aktivitet logning, og andre funktioner. Jeg har ikke personligt brugt denne, men det er kommet op i samtaler med andre fjernhold for nylig, og de synes at kunne lide det fint.

integrationer: Google Drev, Google Kalender, boks og Freshbooks

prissætning: begynder ved $50 eller $45 om måneden for den væsentlige plan

gratis prøveperiode: Ja

5. Airtable

platforme: understøtter stationære og mobile enheder

funktioner: jeg brugte Airtable for første gang sidste år, og det er et meget flot værktøj. Indrømmet, det er et regneark og database hybrid—hvilket betyder, at jeg sammenligner det æstetisk for at udmærke sig og Google Sheets, men hej, det er æstetisk tiltalende. Airtable har værktøjer til projektsporing og-styring og fungerer rigtig godt som en marketingkampagne eller arbejdsgangstracker. Det er teknisk set mindre af et kommunikationsværktøj og mere af en ressource til opgaveoprettelse og tildeling, men så meget af Projektledelse afhænger af effektiv kommunikation, at jeg vil bøje reglerne denne gang.

integrationer: Dropboks, LinkedIn, Mailchimp og mere

prissætning: har en gratis grundplan

gratis prøveperiode: N/A

6. Google-arbejdsområde (tidligere kendt som G Suite)

platforme: Tilgængelig til internettet og kompatibel med de fleste desktops og mobile enheder

funktioner: kan ikke glemme denne, hvis vi taler om samarbejdsværktøjer. Du kender muligvis allerede denne gruppe skybaserede Produktivitetsværktøjer samlet som G Suite, men Google har omdøbt det som Google-arbejdsområde. Det indeholder alle Googles apps som Gmail, Hangouts/Meet, Google Kalender, Google Docs og meget mere.

Google-arbejdsområde tilbyder ikke noget telefonbaseret system i sig selv (Google Voice kommer tæt på, men mangler mange grundlæggende telefonfunktioner…), men integrerer med Dialpad og kan synkronisere kontakter fra Dialpad automatisk. Alle kontakter, der oprettes eller redigeres i det ene system, synkroniseres med det andet.

integrationer: N/A—hvem integrerer ikke med Google er sandsynligvis det bedre spørgsmål

prissætning: grundlæggende planer begynder ved $5 pr.bruger pr. måned

gratis prøveperiode: Ja

CRM / kundesupport

7. Salesforce

platforme: tilgængelig på iOS og Android

funktioner: hvem kender ikke Salesforce? De fleste salgsteams, jeg har arbejdet med, bruger Salesforce—og bekvemt skal du tilslutte dette, Dialpad integreres med Salesforce for automatisk at logge aktiviteter som meddelelser og opkald (og der er også en strømopkald):

integrationer: Over 230 integrationer inklusive Gmail og Outlook—og Dialpad

prissætning: Lite-planen begynder ved $56 pr.måned

gratis prøveperiode: Ja, Der er en 14-dages gratis prøveperiode

8. HubSpot

platforme: kompatibel med desktop og mobil

funktioner: HubSpot er et andet velkendt CRM-værktøj (der også har andre marketing—og kundesupportværktøjer i sin produktpakke) – bortset fra Salesforce er dette sandsynligvis den CRM, som jeg ser nævnt mest blandt tidligere kolleger.

integrationer: integrerer med tonsvis af populære apps til leadgenerering, markedsføring og meget mere. Sjov kendsgerning: Dialpad integreres også med HubSpot.

prissætning: starter ved $12.50 per bruger per måned

GRATIS Prøveversion: Yep

9. 4995 >

platforme: kompatibel med desktop og mobil

funktioner: For kundeserviceteams er det navn, jeg hører oftest.

integrationer: de har en enorm app-mappe. Virkelig. Den er stor. Chancerne er, at uanset hvad du bruger, vil du integrere med Sendesk. Og det gør også Dialpad—det integrerer et telefonsystem i din skærm, hvilket giver et ret praktisk kommunikationsværktøj.

prissætning: starter ved $12.50 per bruger per måned

GRATIS Prøveversion: Yep

fildeling

10. Dropboks

Platforme: Med en desktop-og mobilapp til Android-og iOS-brugere

funktioner: Tæller “fildeling” som “kommunikation?”Det er en temmelig vigtig del (efter min mening) af kommunikation, hvis du arbejder på et kontor i dag, så jeg vil sige ja her. Næsten hvert eneste firma, jeg nogensinde har arbejdet på, har brugt Dropboks, hvilket er ret utroligt. Hatten af for deres hold. Hvis du på en eller anden måde ikke har hørt om Dropboks, tilbyder den fildeling og opbevaring til teams. Er der noget mærkbart eller spektakulært bedre ved Dropboks end andre fillagringsprogrammer? Ikke at jeg har bemærket, men jeg har heller aldrig været beslutningstager i at bringe Dropboks ombord på et firma.

integrationer: Tons, sandsynligvis

prissætning: gratis til grundplanen, tilgængelige opgraderinger

gratis prøveperiode: Ja

11. OneDrive / Google Drev

platforme: internetbaseret og kompatibel med iOS og Android

funktioner: jeg mener, afhængigt af om din virksomhed bruger Microsoft Outlook eller Gmail, vil din fildelingsløsning sandsynligvis være en af enten OneDrive eller Google Drev. Igen har jeg personligt ikke rigtig en præference, og det er normalt ikke op til mig alligevel.

integrationer: Smartsheet, Vimeo og meget mere.

prissætning: helt ærligt varierer det—men prisen ser ikke ud til at være en make-or-break-faktor i beslutningen om at gå med nogen af disse fildelingsløsninger.

GRATIS Prøveversion: Yep

hvor mange teamkommunikationsværktøjer bruger du?

når du beslutter dig for de rigtige kommunikationsværktøjer til din virksomhed, skal du først overveje, hvilke kanaler du har brug for. Vil du bare nødt til at kommunikere med holdkammerater, eller vil du tale med kundeemner og kunder også?

i det mindste vil en samlet kommunikationsplatform, der indeholder et forretningstelefonsystem, videokonferencefunktion og messaging, være et godt udgangspunkt. Dette vil dække dine baser og i det mindste gøre samarbejdet lettere—og som din virksomhed vokser, kan du fortsætte med at tilføje til det med ting som kontaktcenter.

(og selvfølgelig, hvis du kan reducere antallet af månedlige abonnementsplaner, du betaler for, gør det.)