Diseño de oficina: Tipos, Importancia, Principios y Objetivos

Cuando va a una entrevista, primero se expone al diseño de oficina en el que experimentaría los diferentes estilos presentes allí. Hay muchas empresas que cuidan el entorno de trabajo para que tenga un aspecto agradable.

De hecho, los recién llegados o los solicitantes de empleo están tan impresionados con el diseño de la oficina que no les importa conseguir ningún puesto en esa empresa.

¿Qué significa este diseño de oficina?

No es más que la disposición de muebles, suministros, equipos, procedimientos y cosas necesarias para trabajar de manera adecuada en el espacio disponible, lo que daría el máximo rendimiento. Aquí hemos discutido algunos tipos e importancia del diseño de la oficina.

Definir diseño de oficina:

No es más que posicionar u organizar todas las necesidades y recursos de oficina en el espacio
disponible.

Según Hicks y Place, “El problema de la disposición se relaciona con la disposición en el espacio involucrado para que todos los equipos, suministros, procedimientos y personal puedan funcionar con la máxima eficiencia”.

Elección del diseño de la oficina:

Para un diseño de oficina, la administración de la oficina tiene que decidir primero la ubicación, lo cual es muy importante. La ubicación puede estar en cualquier centro urbano o en cualquier suburbio un poco lejos de la ciudad. Al tomar una decisión de este tipo, debe buscar cosas que estén vinculadas a ella, como el transporte, los recursos cercanos, etc.

Hoy en día, en los países occidentales, la mayoría de las empresas eligen los suburbios como su ubicación para establecer oficinas. Se ha convertido en una tendencia.

Algunas de las razones para ello son,

Alto costo:

En comparación con la ciudad, los suburbios son rentables y bajos para el espacio de oficina.

Congestión y hacinamiento:

Las ciudades están más concurridas, mientras que los suburbios no son tan densos en términos de población

Crecientes instalaciones de transporte:

Las instalaciones de transporte se han crecido a diferencia de los días anteriores.

Instalaciones de comunicación:

El costo de mantenimiento es bajo en los suburbios y también las diferentes instalaciones de comunicación han ayudado a las empresas a ubicarse en los suburbios de las ciudades.

Factores que afectan el diseño de la oficina:

Después de elegir la ubicación de la oficina, hay pocos factores que debemos tener en cuenta al elegir un espacio de oficina adecuado. Algunos de los principales factores son,

• La oficina debe comprender el espacio mínimo requerido
• Efectos de localización
• Factor de impuestos
• Entorno más saludable
• Disponibilidad de diversos servicios
• Disponibilidad de transporte

¿Cuál es la importancia del Diseño de la oficina?

El trabajo que debe ejecutarse para cada tipo de tarea requiere el equipo necesario dentro del espacio asignado. La distribución de la oficina debe diseñarse de tal manera que sea cómoda y funcional.

Se invierte mucho dinero y tiempo en diseñar esos diseños. Hay varias razones detrás de la necesidad de tener un diseño de oficina adecuado.

Impacta la moral:

Los estudios han demostrado que el diseño de una oficina impacta la moral de los empleados, lo que afecta el funcionamiento. Cuando decimos diseño, no solo implica la decoración y las instalaciones, sino las relaciones entre las personas que trabajan allí y el entorno en general. A menudo, esto se conoce como ergonomía.

Impacta al negocio:

Como el diseño tiene un impacto en la moral, afecta directamente la eficiencia y, por lo tanto, la tasa de éxito del negocio. Cuanto más felices sean las personas que trabajan allí, mejor será el rendimiento. Este es un vínculo directo con el factor de éxito empresarial.

Forma en que se realiza el trabajo:

El estilo tradicional de trabajo, como trabajar en un escritorio o el trabajo ejecutado por una sola persona, ha sido reemplazado por una estructura organizativa rediseñada. El trabajo o la tarea en esta era moderna ha cambiado debido a la globalización que se rige por el uso de la tecnología de la información. Los enormes avances en esta tecnología han impactado las horas de trabajo de la oficina y la forma de realizar las tareas.

Gestionar cambios:

Las empresas son propensas a los cambios para gestionar la presión de las necesidades del mercado. Para mantenerse al día, los diseños son efectivos solo cuando los cambios se pueden acomodar dentro. Por lo tanto, tener diseños más simples ayuda a las empresas a rediseñar cuando sea necesario para que no afecte las tareas que se ejecutan o el trabajo realizado.

Aumente la productividad:

Usar el espacio de oficina de manera efectiva es importante al diseñar diseños de oficina. Debe ser de tal manera que no retrase el trabajo y el trabajo se haga más rápido y consuma menos tiempo. En otras palabras, el flujo de trabajo no se interrumpe.

Facilitar la supervisión:

Cuando el alojamiento y el diseño de la oficina están diseñados para colocar a los gerentes o supervisores más cerca de sus equipos, pueden reunirse o discutir problemas de inmediato y obtener soluciones. La comunicación se vuelve más fluida y rápida.

¿Cómo?

Habría un número reducido de notas internas o correos electrónicos o movimiento de personal. Las condiciones de trabajo serían mejores a medida que sus puestos de trabajo se colocaran en relación con su trabajo y sus necesidades.

Uso eficaz del equipo:

Diseñar correctamente el equipo de oficina es muy importante para que no se utilice de forma insuficiente o excesiva. Proporcionar en el lugar donde se debe completar el trabajo es crucial. El consumo de energía se distribuye uniformemente y el equipo ruidoso se coloca lejos de los lugares de trabajo donde se requiere silencio.

Por lo tanto, ahora sabrá que el posicionamiento de las estaciones de trabajo es crucial. Para ello, debe prestar atención a algunas de las cuestiones como la provisión de espacio suficiente, la evaluación de las necesidades del personal, el diseño de la estación de trabajo; en resumen, el diseño completo de la oficina.

¿Cuáles son los objetivos del Diseño de la oficina?

Las normas mínimas que deben seguirse son:

1) Para garantizar la utilización adecuada del espacio de manera que los espacios proporcionados se utilicen de manera efectiva.
2) Para garantizar que el flujo de trabajo no se interrumpa y que se mantenga un flujo constante.
3) Para garantizar que los gerentes puedan supervisar a los miembros de su equipo de una mejor manera.
4) Para poder proporcionar un ambiente de trabajo cómodo que traiga satisfacción.
5) Para permitir una mejor comunicación entre los miembros del equipo.
6) Para proporcionar un entorno de trabajo seguro.
7) Para tener provisiones para futuras expansiones.

Principios del Diseño de la oficina:

El principio principal detrás del diseño del diseño de la oficina debe ser tal que ocupe el espacio disponible de una manera económica para que se logre el objetivo y los objetivos de la organización o negocio.

El diseño debe ser eficaz de manera que los puestos de trabajo estén planificados para ser colocados de manera que los datos se transmitan con costos mínimos y la información pueda fluir con retrasos mínimos o sin interrupciones.

La estación de trabajo debe estar provista de los elementos necesarios para ejecutar el trabajo. Hay que tener cuidado con el almacenamiento de la información y los documentos. Se enumeran algunos de los principios a tener en cuenta al diseñar

Iluminación natural:

El diseño de oficinas que dan al norte o al este obtiene más iluminación natural. Evita un mayor consumo de energía.

Colocación de ordenadores:

Los escritorios que tengan ordenadores o escritorios deberán colocarse de manera que el personal que se siente en ellos no tenga la espalda ni la cara pegadas a las ventanas.

Diseño de mesas de trabajo:

Es preferible que el personal no se siente uno frente al otro. Se dice que interrumpe el trabajo. Además de tener una mínima intrusión es mejor. También reducir el campo de visión de los empleados a otros empleados reducirá la distracción.

Además, deben estar provistos de iluminación, ventilación y sillas y mesas ergonómicas adecuadas para evitar la fatiga visual y los dolores musculares.

Flujo de trabajo:

Estudiando cuidadosamente las secuencias de las tareas a realizar, se imita el diseño del espacio de trabajo. Si la persona tiene que ir y venir en el espacio, traerá frustración y reducirá la producción. Asegúrese de que el flujo de trabajo sea suave y en una dirección.

Agradable:

El más importante de todos los aspectos es que el diseño debe ser estéticamente agradable. No se concentre solo en la funcionalidad, sino también en su apariencia. El espacio debe utilizarse de forma óptima.

Suministro de herramientas:

Las tareas se completan rápidamente si tienen el espacio y las herramientas necesarios para realizarlas. La estación de trabajo debe ser lo suficientemente espaciosa para acomodar sus archivos, papeles y documentos. Tener fotocopiadoras e impresoras más cerca de ellos es mejor para evitar que se muevan con frecuencia y pierdan su tiempo.

Agrupación:

Colocar el mismo tipo funcional de trabajo juntos o más cerca uno del otro ayudará a reducir el desperdicio de tiempo. Los empleados tienen la libertad de consulta e información fácilmente para que el trabajo se maneje de manera eficiente. Por lo tanto, es mejor enumerar las funciones o tareas que realizan los empleados y diseñar la planificación y el diseño de la oficina en consecuencia.

Abrir un espacio privado:

El empleador debe verificar qué tareas requieren colaboración entre sí y qué conjunto de tareas requieren concentración. En base a esto, se diseñan cubículos específicos con separadores abiertos o bajos y otros con cubículos separados o tradicionales con puertas cerradas. Hacer una separación entre los dos tipos es esencial

Espacios informales y formales:

Cada espacio de trabajo requiere que los empleados tomen descansos entre el trabajo y el trabajo. Para ello, se diseñan espacios comunes más cercanos a las estaciones de trabajo. Estos espacios comunales informales a menudo se construyen con más espacio para acomodar a grandes números durante las pausas para el café o el almuerzo. Los espacios comunes informales destinados a conferencias o reuniones a menudo se colocan lejos del espacio de trabajo ocupado que es ruidoso.

Seguridad:

Como es consciente de que la información es muy crítica para cualquier negocio, se debe tener cuidado para definir un nivel de seguridad y normas para las estaciones de trabajo que procesan datos. Principalmente, el almacenamiento de datos confidenciales y sensibles debe estar alejado del espacio de trabajo principal y protegido.

Reducción del riesgo:

El diseño debe ser tal que reduzca el riesgo de accidentes o caídas. Permitir normas ergonómicas de cableado y colocación de mesas, sillas y puestos de trabajo proporciona condiciones de trabajo seguras. Se mantendría la seguridad.

Reducir distancias:

Al calcular el espacio de trabajo, también debe tenerse en cuenta la distancia entre los movimientos de cada tarea. Los movimientos como caminar, cargar, tirar consumen tiempo y energía. Causa agotamiento, reduciendo así la eficacia. Por lo tanto, las distancias deben reducirse para minimizar los costos y la energía.

¿Cuáles son los Diferentes Tipos de Diseños de Oficina?

Los diseños de oficina se clasifican en general como diseños de oficina generales y diseños de oficina privada. Los diseños más recientes son oficinas combinadas, una oficina de trabajo conjunto, diseños narrativos, diseños nodales, oficinas vecinas y oficinas nómadas.

Cuando se habla de” cuáles son los tipos de oficina”, los diseños generales de oficina son de dos tipos

• Diseño de oficina abierto
• Diseño de oficina horizontal

Diseño de oficina abierto:

Como su nombre indica, el diseño de planta abierta de oficina no tiene paredes, separadores o pasajes. Armarios, estantes, pantallas, armarios sirven como separadores entre estaciones de trabajo. Todo el personal está sentado en la misma dirección. Esto es útil para equipos y empleados que trabajan en un proyecto similar.

Las ventajas de la oficina de planta abierta son:

1) Para reducir costos y ahorrar espacio.
2) Para facilitar la comunicación, ya que no hay llamadas telefónicas y menos notas.
3) Para adaptarse a los cambios
4) Para ayudar a supervisar a todo el personal
5) Para aumentar la eficacia de la calefacción, la iluminación
6) Para motivar al personal dentro de un grupo.

Las desventajas de la oficina de planta abierta son:

1) Distrae a las personas del trabajo debido al ruido
2) No hay privacidad para asuntos confidenciales
3) Atmósfera impersonal.
4) La propagación de infecciones es más fácil

El diseño de oficina de paisaje:

El concepto es el mismo que el diseño de planta abierta, con la única diferencia de que el personal está sentado en direcciones diferentes, a diferencia del estilo de planta abierta. No se prefería mucho, ya que no daba privacidad y el personal que trabajaba en tales diseños se quejaba de estar expuesto al ruido y al movimiento continuo de personas a su alrededor.

También se dijo que había destruido las formas convencionales de cortesía y ser civil. Más tarde se denominó “estilo de planta abierta modificado” con plantas alrededor y cubículos preensamblados que se pueden mover en consecuencia para acomodar a más personas.

El diseño de oficina privada:

El diseño de oficina privada se refiere a estilos celulares donde las paredes interiores se extienden desde el suelo hasta el techo. El espacio está ocupado normalmente por una persona, pero dependiendo del presupuesto de la empresa, se alojan dos o tres personas. Pero sobre todo es el asiento preferido para la alta dirección para dar privacidad.

Aunque se considera un privilegio y prestigio para ocupar, este tipo de oficinas son de hecho un lugar valioso, ya que indica un alto nivel de confianza en el trabajo de los ocupantes. Las oficinas privadas a menudo se dan donde se requiere privacidad y confidencialidad.

Además, estas oficinas están bien aseguradas a través de sistemas de bloqueo adecuados. Este tipo de oficinas están alineadas a lo largo de pasajes o, a veces, ad hoc según el espacio.

La oficina de combinación:

Es una combinación de tipos abiertos y celulares donde coexisten los tipos individual y multicelular. Las oficinas rodean los espacios comunes en lugar de estar conectadas a través de pasillos. Esto ayuda a que las personas se concentren o se enfoquen en el trabajo y también permite la comunicación dentro del equipo, lo que denota que la persona o personas tienen que realizar una actividad individual y grupal.

Oficina de coworking:

Con las computadoras portátiles que reemplazan a las computadoras personales, los empleados se vuelven cada vez más móviles con su trabajo. La disposición en la que la oficina se considera un lugar de intercambio común donde los empleados van y vienen. El trabajador está expuesto a un estilo de oficina abierta sin asignación específica de escritorios.

Es adecuado para trabajadores por cuenta propia donde los individuos pueden pagar una pequeña tarifa. Esto les ayuda a interactuar con los clientes y también a disfrutar de la creación de redes.

La oficina narrativa:

A medida que la historia narra sobre el personaje en profundidad, también lo hace este estilo de diseño que describe la ‘marca’ de la empresa. Este enfoque consiste en hacer que la propia oficina se involucre en el marketing de su marca, en el que todo el personal es considerado como gerentes de marca o personal de primera línea.

La oficina nodal:

La oficina está diseñada de tal manera que se considera un centro o nodo de conocimiento donde todas las demás oficinas están conectadas.

La oficina de vecinos:

Aquí la oficina está diseñada para dar un aspecto como un vecino familiar con un paisaje con ella. Da una sensación de ser social.

La oficina nómada:

Como su propio nombre indica, los principios de diseño de oficina son típicos del estilo nómada en el que se distribuye el espacio de trabajo.

Ventajas de un Buen Diseño de Oficina:

1. Mejor Buena voluntad
2. Mejor Moral
3. Reducción de Costos en el Mantenimiento de la Oficina
4. Estabilización Económica
5. Promueve la Eficiencia
6. Mejora la Calidad de la Supervisión
7. Mejores Usos de equipos y Máquinas y Equipos
8. Aceleración de la Comunicación entre departamentos