Disposition du bureau: Types, Importance, Principes et objectifs

Lorsque vous passez un entretien, vous êtes d’abord exposé à la disposition du bureau dans laquelle vous expérimenteriez les différents styles qui y sont présents. Il existe de nombreuses entreprises qui prennent soin de l’environnement de travail pour qu’il ait un aspect agréable.

En fait, les nouveaux arrivants ou les demandeurs d’emploi sont tellement impressionnés par la disposition des bureaux qu’ils ne se soucient pas d’obtenir un poste dans cette entreprise!

Que signifie cette disposition de bureau?

Ce n’est rien d’autre que la disposition du mobilier, des fournitures, du matériel, des procédures et des choses nécessaires au travail de manière appropriée dans l’espace disponible, qui donnerait un rendement maximal. Nous avons discuté ici de quelques types et de l’importance de la disposition des bureaux.

Définir l’aménagement de bureau:

Il ne s’agit que de positionner ou d’organiser tous les besoins et ressources de bureau dans l’espace
disponible.

Selon Hicks et Place, “Le problème de la disposition concerne la disposition dans l’espace concerné afin que tout l’équipement, les fournitures, les procédures et le personnel puissent fonctionner avec une efficacité maximale”.

Choix de la disposition du bureau:

Pour une disposition du bureau, la direction du bureau doit d’abord décider de l’emplacement, ce qui est très important. L’emplacement peut être dans n’importe quel centre urbain ou n’importe quelle banlieue un peu éloignée de la ville. Lorsque vous prenez une telle décision, vous devez rechercher des choses qui y sont liées comme le transport, les ressources à proximité, etc.

De nos jours, dans les pays occidentaux, la plupart des entreprises choisissent la banlieue comme emplacement pour installer des bureaux. Cela s’est avéré être une tendance.

Certaines des raisons en sont,

Coût élevé:

Par rapport à la ville, les banlieues sont rentables et peu rentables pour les bureaux.

Congestion et surpeuplement:

Les villes sont plus surpeuplées alors que les banlieues ne sont pas si denses en termes de population

Installations de transport en croissance:

Les installations de navettage ont été développées contrairement aux jours précédents.

Moyens de communication:

Le coût de maintenance est faible dans les banlieues et les différentes installations de communication ont également aidé les entreprises à s’implanter dans les banlieues des villes.

Facteurs affectant la disposition des bureaux:

Une fois le choix de l’emplacement du bureau effectué, il y a peu de facteurs que nous devons examiner lors du choix d’un espace de bureau approprié. Certains des principaux facteurs sont,

• Le bureau devrait comprendre l’espace minimum requis
• Effets de localisation
• Facteur de taxes
• Environnement plus sain
• Disponibilité de divers services
• Disponibilité des transports

Quelle est l’importance de l’aménagement des bureaux?

Les travaux qui doivent être exécutés pour chaque type de tâche nécessitent l’équipement nécessaire dans l’espace alloué. La disposition des bureaux doit être conçue de manière à ce qu’elle soit confortable et fonctionnelle.

Beaucoup d’argent et de temps sont investis dans la conception de ces mises en page. Il y a plusieurs raisons derrière la nécessité d’avoir une disposition de conception de bureau appropriée.

A un impact sur le moral :

Des études ont montré que l’aménagement d’un bureau a un impact sur le moral des employés, ce qui affecte le fonctionnement. Quand on parle d’aménagement, cela n’implique pas seulement le décor et les installations, mais les relations entre les personnes qui y travaillent et l’environnement général. On parle souvent d’ergonomie.

Impacts business:

Comme la mise en page a un impact sur le moral, elle a un impact direct sur l’efficacité et donc le taux de réussite de l’entreprise. Plus les personnes qui y travaillent sont heureuses, meilleure est la sortie. C’est un lien direct avec le facteur de réussite de l’entreprise.

Façon dont le travail est effectué:

Le style traditionnel de travail comme le travail à un seul bureau ou le travail exécuté par une seule personne a été remplacé par une structure organisationnelle repensée. Le travail ou la tâche à cette époque moderne a changé en raison de la mondialisation qui est régie par l’utilisation des technologies de l’information. Les énormes développements de cette technologie ont eu un impact sur les heures de travail au bureau et la manière d’effectuer les tâches.

Gérer les changements :

Les entreprises sont sujettes aux changements pour gérer la pression des besoins du marché. Pour suivre le rythme, les mises en page ne sont efficaces que lorsque les modifications peuvent être prises en compte. Par conséquent, avoir des mises en page plus simples aide les entreprises à repenser chaque fois que cela est nécessaire afin que cela n’affecte pas les tâches en cours d’exécution ou le travail effectué.

Augmenter la productivité:

Il est important d’utiliser efficacement les espaces de bureau lors de la conception des agencements de bureaux. Cela devrait être de telle sorte qu’il ne retarde pas le travail et que le travail se fasse plus rapidement en consommant moins de temps. En d’autres termes, le flux de travail n’est pas interrompu.

Faciliter la supervision :

Lorsque les locaux et l’aménagement des bureaux sont conçus pour rapprocher les gestionnaires ou les superviseurs de leurs équipes, ils peuvent se rencontrer ou discuter immédiatement des problèmes et obtenir des solutions. La communication devient plus fluide et plus rapide.

Comment?

Il y aurait un nombre réduit de mémos internes ou de courriels ou de mouvements de personnel. Les conditions de travail seraient meilleures car leurs postes de travail sont placés en fonction de leur travail et de leurs besoins.

Utilisation efficace de l’équipement:

Il est en effet très important de concevoir correctement l’équipement de bureau pour qu’il ne soit pas sous-utilisé ou surutilisé. Fournir à l’endroit où le travail doit être terminé est crucial. La consommation électrique est répartie uniformément et l’équipement bruyant est placé loin des lieux de travail où le silence est requis.

Par conséquent, vous sauriez maintenant que le positionnement des postes de travail est crucial. Pour cela, vous devez faire attention à certaines des questions telles que la fourniture d’un espace suffisant, l’évaluation des besoins du personnel, la conception du poste de travail; en bref, la conception complète du bureau.

Quels sont les objectifs de l’Aménagement des bureaux ?

Les normes minimales à respecter sont les suivantes :

1) Pour assurer une bonne utilisation de l’espace afin que les espaces prévus soient utilisés efficacement.
2) Pour s’assurer que le flux de travail est ininterrompu et qu’il y a le maintien d’un flux régulier.
3) Pour s’assurer que les gestionnaires peuvent mieux superviser les membres de leur équipe.
4) Être en mesure de fournir un environnement de travail confortable qui apporte satisfaction.
5) Pour permettre une meilleure communication entre les membres de l’équipe.
6) Pour fournir un environnement de travail sûr.
7) D’avoir des dispositions pour des agrandissements futurs.

Principes de l’aménagement des bureaux:

Le principe principal de la conception de l’aménagement des bureaux doit être tel qu’il occupe l’espace disponible de manière économique afin que le but et les objectifs de l’organisation ou de l’entreprise soient atteints.

La disposition doit être efficace de telle sorte que les postes de travail soient prévus pour être positionnés de telle sorte que les données soient transmises avec un coût minimal et que les informations puissent circuler avec un minimum de délais ou sans interruption.

Le poste de travail doit être fourni avec les éléments nécessaires à l’exécution du travail. Des précautions doivent être prises pour le stockage des informations et des documents. Voici quelques-uns des principes à prendre en compte lors de la conception

Éclairage naturel:

La conception de bureaux orientés vers le nord ou l’est bénéficie davantage d’un éclairage naturel. Cela évite plus de consommation d’énergie.

Placer des ordinateurs:

Les bureaux dotés d’ordinateurs ou de postes de travail doivent être placés de manière à ce que le personnel assis à cet endroit ne puisse pas avoir le dos ou le visage aux fenêtres.

Conception des tables de travail :

Il est préférable de placer les membres du personnel non face à face. On dit que cela perturbe le travail. En plus d’avoir un minimum d’intrusion, c’est mieux. Réduire également le champ de vision des employés à d’autres employés réduira la distraction.

De plus, ils doivent être équipés d’un éclairage, d’une ventilation et de chaises et de tables ergonomiques adéquats pour éviter la fatigue oculaire et les douleurs musculaires.

Flux de travail :

En étudiant attentivement les séquences des tâches à effectuer, la conception de l’espace de travail est imitée. Si la personne doit aller et venir dans l’espace, cela apportera de la frustration et réduira la production. Assurez-vous que le flux de travail est fluide et dans une direction.

Agréable:

Le plus important de tous les aspects est que le design doit être esthétiquement agréable. Ne vous concentrez pas uniquement sur la fonctionnalité mais aussi sur son apparence. L’espace doit être utilisé de manière optimale.

Mise à disposition d’outils:

Les tâches sont terminées rapidement si elles disposent de l’espace et des outils nécessaires pour les exécuter. Le poste de travail doit être suffisamment spacieux pour accueillir leurs dossiers, leurs papiers et leurs documents. Il est préférable d’avoir des copieurs et des imprimantes plus près d’eux pour éviter qu’ils ne déménagent fréquemment et ne perdent leur temps.

Regroupement:

Placer le même type de travail fonctionnel ensemble ou plus près l’un de l’autre aidera à réduire le gaspillage de temps. Les employés ont la liberté de consulter et d’informer facilement afin que le travail soit géré efficacement. Par conséquent, il est préférable d’énumérer les fonctions ou les tâches que les employés effectuent et de concevoir la planification et la disposition du bureau en conséquence.

Ouvrir un espace privé:

L’employeur doit vérifier quelles tâches nécessitent une collaboration entre elles et quel ensemble de tâches nécessite une concentration. Sur cette base, des cabines spécifiques sont conçues avec des séparateurs ouverts ou bas et d’autres avec des cabines séparées ou traditionnelles avec des portes fermées. Faire une séparation entre les deux types est essentiel

Espaces informels et formels:

Chaque espace de travail exige que les employés prennent des pauses entre les travaux. Pour cela, des espaces communs sont conçus plus près des postes de travail. Ces espaces communs informels sont souvent construits avec plus d’espace pour accueillir un grand nombre pendant les pauses café ou le déjeuner. Les espaces communs informels destinés aux conférences ou aux réunions sont souvent placés loin des espaces de travail occupés et bruyants.

Sécurité:

Sachant que l’information est très critique pour toute entreprise, il convient de définir un niveau de sécurité et des normes pour les postes de travail traitant les données. Principalement, le stockage de données confidentielles et sensibles doit être placé loin de l’espace de travail principal et protégé.

Réduction des risques :

La conception doit être telle qu’elle réduit les risques d’accidents ou de chutes. Permettre des normes ergonomiques de câblage et de placement des tables, des chaises et des postes de travail offre des conditions de travail sûres. La sécurité serait maintenue.

Réduire les distances:

Lors de la détermination de l’espace de travail, la distance entre les mouvements de chaque tâche doit également être prise en compte. Des mouvements comme marcher, porter, tirer consomment du temps et de l’énergie. Il provoque l’épuisement réduisant ainsi l’efficacité. Par conséquent, les distances doivent être réduites pour minimiser les coûts et l’énergie.

Quels sont les Différents Types d’aménagements de bureaux ?

Les plans de bureaux sont généralement classés comme plans de bureaux généraux et plans de bureaux privés. Les dernières mises en page sont des bureaux combinés, un bureau de coworking, des mises en page narratives, des mises en page nodales, des bureaux voisins et des bureaux nomades.

Lorsqu’on parle de “quels sont les types de bureaux”, les dispositions générales des bureaux sont de deux types

• Disposition des bureaux en plan ouvert
• Disposition des bureaux en paysage

Disposition des bureaux en plan ouvert:

Comme son nom l’indique, la disposition des bureaux en plan ouvert n’a pas de murs, de séparateurs ou de passages. Placards, écrans d’étagères, armoires servent de séparateurs entre les postes de travail. Tout le personnel est assis dans la même direction. Ceci est utile pour les équipes et les employés qui travaillent sur un projet similaire.

Les avantages du bureau ouvert sont:

1) Pour réduire les coûts et économiser de l’espace.
2) Pour faciliter la communication car il n’y a pas d’appels téléphoniques et moins de mémos.
3) S’adapter aux changements
4) Aider à superviser tout le personnel
5) Augmenter l’efficacité du chauffage, de l’éclairage
6) Motiver le personnel au sein d’un groupe.

Les inconvénients du bureau ouvert sont:

1) Distrait les gens du travail en raison du bruit
2) Pas d’intimité pour des questions confidentielles
3) Atmosphère impersonnelle.
4) La propagation des infections est plus facile

La disposition des bureaux en paysage:

Le concept est le même que la disposition en plan ouvert, la seule différence étant que le personnel est assis dans des directions différentes contrairement au style en plan ouvert. Il n’a pas été beaucoup préféré car il ne donnait pas de vie privée et le personnel travaillant dans de tels aménagements se plaignait d’être exposé au bruit et aux mouvements continus des personnes autour d’eux.

Il aurait également détruit les formes conventionnelles de politesse et d’être civil. Il a ensuite été appelé “style modifié \ ouvert” avec des plantes autour et des cabines préassemblées qui peuvent être déplacées en conséquence pour accueillir plus de personnes.

La disposition des bureaux privés:

La disposition des bureaux privés fait référence aux styles cellulaires où les murs intérieurs s’étendent du sol au plafond. L’espace est normalement occupé par une personne, mais selon le budget de l’entreprise, deux ou trois sont hébergés. Mais la plupart du temps, il est préférable que la haute direction donne de la vie privée.

Bien qu’il soit considéré comme un privilège et prestigieux à occuper, ce type de bureaux est en effet un lieu précieux car il indique un haut niveau de confiance dans le travail des occupants. Les bureaux privés sont souvent donnés là où la vie privée et la confidentialité sont requises.

En outre, ces bureaux sont bien sécurisés grâce à des systèmes de verrouillage appropriés. Ces types de bureaux sont alignés le long de passages ou parfois ad hoc selon l’espace.

Le bureau de combinaison:

C’est une combinaison de types ouverts et cellulaires où les types individuels et multicellulaires coexistent. Les bureaux entourent les espaces communs au lieu d’être reliés par des couloirs. Cela aide les individus à se concentrer ou à se concentrer sur le travail et permet également la communication au sein de l’équipe, indiquant que la ou les personnes doivent effectuer des activités en solo et en groupe.

Co-working office:

Avec les ordinateurs portables qui remplacent les ordinateurs personnels, les employés deviennent de plus en plus mobiles dans leur travail. L’arrangement où le bureau est considéré comme un lieu de partage commun où les employés vont et viennent. Le travailleur est exposé à un style de bureau ouvert sans allocation spécifique de bureaux.

Il convient aux travailleurs indépendants où les individus peuvent payer une somme modique. Cela les aide à interagir avec les clients et à profiter du réseautage.

Le bureau narratif:

Comme l’histoire raconte le personnage en profondeur, ce style de mise en page décrit la “marque” de l’entreprise. Cette approche consiste à impliquer le bureau lui-même dans le marketing de sa marque où tout le personnel est considéré comme des gestionnaires de marque ou du personnel de première ligne.

Le bureau nodal:

Le bureau est conçu de telle sorte qu’il soit considéré comme un hub ou un nœud de connaissances où tous les autres bureaux sont connectés.

Le bureau de voisinage:

Ici, le bureau est conçu pour donner un aspect de voisin familier avec un paysage avec lui. Cela donne un sentiment d’être social.

Le bureau nomade:

Comme son nom l’indique, les principes de conception de bureau sont typiques du style nomade dans lequel l’espace de travail est distribué à l’intérieur.

Avantages d’une bonne Disposition des bureaux:

1. Meilleure bonne volonté
2. Meilleur Moral
3. Réduction des Coûts d’Entretien des Bureaux
4. Stabilisation économique
5. Favorise l’efficacité
6. Améliore la Qualité de la Supervision
7. Meilleures Utilisations des équipements et des Machines et Équipements
8. Accélération de la Communication Inter-services