Qu’est–ce qu’un livre de procès-verbaux d’entreprise – et pourquoi votre entreprise constituée en société en a besoin

Si vous êtes en train de constituer votre entreprise en société, vous avez probablement entendu le terme ” livre de procès-verbaux “. Mais qu’est-ce qu’un livre de procès-verbaux d’entreprise et quel type de documentation contient-il exactement?

Dans le blog d’aujourd’hui, nous allons le décomposer.

Qu’est-ce qu’un livre de procès-verbaux d’entreprise?

Un livre de procès-verbaux d’entreprise est une collection de documents et de dossiers qui forment un historique chronologique de la société et de ses activités. Un carnet de procès-verbaux peut être un classeur physique contenant tous les documents nécessaires ou une copie numérique où les fichiers peuvent être facilement partagés et accessibles entre les actionnaires. S’il est conservé sous forme électronique, il doit être disponible pour être imprimé sur demande.

Qu’est-ce qui est inclus dans un livre de procès-verbaux d’entreprise?

Un carnet de procès-verbaux est généralement l’un des premiers éléments examinés lorsqu’une société cherche à effectuer certaines transactions commerciales, telles que la vente de la société, le transfert de la propriété de l’entreprise ou l’obtention d’un prêt.

Les documents suivants se trouvent généralement dans un livre des minutes:

• Statuts constitutifs
• Registres des administrateurs et dirigeants
• Registre des actionnaires
• Certificats d’actions
• Procès-verbaux des réunions (y compris les résolutions éventuelles) des administrateurs et actionnaires
• Tous les documents transactionnels, tels que les transferts d’actions ou les changements d’administrateurs
• Copies de tous les formulaires devant être déposés au registre des sociétés

Il est important pour les sociétés de tenir un livre de procès-verbaux et de s’assurer qu’il est à jour en cas de vérification.

Pourquoi votre entreprise constituée en société en a-t-elle besoin?

Chaque société est tenue par la loi de préparer et de tenir à jour un registre des procès-verbaux, qui comprend un registre de toutes les activités mentionnées ci-dessus. Votre société est considérée comme une entité juridique distincte et doit remplir certaines obligations en vertu de la Loi sur les sociétés par actions.

Si vous avez constitué votre petite entreprise en société, la province de la Colombie-Britannique dispose de renseignements utiles sur la façon de maintenir votre société. Nous vous recommandons fortement de demander conseil à un avocat de petite entreprise, car chaque entreprise est unique et un avocat peut vous aider à vous assurer que rien n’est négligé.

Il y a des conséquences pour une société qui n’a pas ou ne tient pas de livre de procès-verbaux, y compris des sanctions pécuniaires.

Benchmark Law peut vous aider à créer et à tenir à jour un carnet de minutes pour votre société. Contactez-nous dès aujourd’hui pour plus d’informations!

Si votre petite entreprise n’est pas constituée en société, vous n’avez pas à vous soucier de tenir un livre de procès-verbaux d’entreprise. Cependant, si vous n’êtes pas sûr de ce que signifie l’intégration de votre entreprise, ou peut-être que vous le savez mais que vous n’êtes pas sûr des avantages, consultez ce précédent article de blog où nous avons démystifié ce sujet.