Gli 11 migliori strumenti di comunicazione per le aziende (per categoria)

Gli strumenti di comunicazione sono importanti per il lavoro, ma sono cruciali per i team distribuiti e le persone che lavorano in remoto.

Avendo lavorato da casa a tempo pieno per gli ultimi quattro anni e senza alcuna intenzione di tornare alla vita d’ufficio, non solo ho ottenuto una buona comprensione di ciò di cui un lavoratore remoto ha bisogno in uno strumento di comunicazione. Ma oltre a questo, ho anche imparato a conoscere alcuni altri tipi di strumenti che i miei colleghi in diversi reparti tendono ad usare (che non ho davvero bisogno).

Ad esempio, lavoro con persone di assistenza clienti remota e responsabili delle vendite su diversi progetti, e anche se i nostri principali strumenti di comunicazione sono solitamente gli stessi, ce ne sono anche altri interessanti.

In questa guida, ti porterò attraverso alcuni di questi strumenti di comunicazione per categoria—l’avvertenza è che questi sono strumenti che ho usato personalmente o che ho sentito parlare di cose buone e vorrei provare me stesso. (Allarme spoiler: Conosco alcune persone-specialmente in freelance-che potrebbero considerare una funzione di monitoraggio del tempo come una parte importante dei loro strumenti, ma non la usiamo davvero, quindi non ce ne sarà nessuno qui.)

Ecco una panoramica di alto livello-salta avanti se vuoi:

• Cosa sono gli ” strumenti di comunicazione?”(La categoria potrebbe non essere così ristretta come pensi)
• Stai pensando a uno strumento di comunicazione? 2 principali casi d’uso da considerare
• Canali di comunicazione (esclusi i social network) da considerare quando acquisti uno strumento
• Come scegliere i migliori strumenti di comunicazione online per il tuo team: 6 cose che cerco
• 11 strumenti di comunicazione aziendale piuttosto fantastici, per categoria

Ma prima…

Che cosa sono gli strumenti di comunicazione? (La categoria potrebbe non essere così ristretta come pensi)

Sul posto di lavoro, in genere ci riferiamo agli strumenti di comunicazione come software e app che in qualche modo facilitano la trasmissione interna ed esterna delle informazioni. In termini semplici: si tratta di strumenti che consentono di parlare con altre persone al lavoro attraverso diversi canali come messaggistica, e-mail, videoconferenza, SMS, telefonate, e altro ancora.

In generale, più snelli sono gli strumenti di comunicazione aziendale, meglio è. Se hai, come noi nel mondo della tecnologia lo chiamiamo, un “enorme stack”, probabilmente stai spendendo la maggior parte della tua giornata passando avanti e indietro tra finestre e schede diverse, copiando e incollando informazioni tra strumenti, e generalmente spendendo molto più tempo di quanto dovresti managing sulla gestione di tutti questi diversi strumenti.

Significato: se hai uno strumento di chat, un’altra app per telefono aziendale, un altro software di videoconferenza e così via, potresti voler ridimensionare e utilizzare qualcosa di più versatile. Ti spieghero ‘il perche’ tra un attimo.

Perché è così importante scegliere gli strumenti di comunicazione giusti per il lavoro?

Gli strumenti di collaborazione aziendale hanno fatto molta strada. Se lavori in un’azienda che ha una politica di lavoro flessibile o ti dà la possibilità di lavorare da casa (o ovunque), i tuoi strumenti di comunicazione sono essenzialmente l’intero spazio di lavoro online.

Se sei un lavoratore remoto, uno strumento di comunicazione interno buono (o cattivo) ha un impatto diretto sul tuo lavoro quotidiano. E se sei un manager o un leader aziendale che ha investito nel coinvolgimento dei dipendenti e nell’esperienza del cliente in generale, allora dotare il tuo team di strumenti di alta qualità è essenziale.

Bottom line: Se si esegue una piccola impresa o una società ben consolidata, avere il miglior software di comunicazione aziendale (o almeno, il miglior software di comunicazione aziendale per il tuo team) può avere un’enorme influenza sulla vostra produttività—e, onestamente, basta rendere il lavoro un’esperienza più piacevole.

Stai pensando a uno strumento di comunicazione? 2 casi d’uso principali da considerare

Casi d’uso della comunicazione interna

Quando si tratta di comunicazione, la maggior parte di noi sta probabilmente parlando più ai nostri compagni di squadra su base giornaliera, il che significa che avremmo bisogno di buoni strumenti di collaborazione interna.

Ad esempio, nel marketing, in genere vogliamo—no, bisogno!- un app o un software che ci permette di avere videochiamate e fare la condivisione dello schermo. Per il mio team in particolare, usiamo principalmente messaggistica istantanea, videoconferenza e telefonate per lavorare insieme ogni giorno. (E condividiamo i file. Molti di loro.)

Soprattutto con la gente che si trova in fusi orari diversi, qualsiasi comunicazione in tempo reale che possiamo ottenere è super preziosa. Usiamo Dialpad per tutto questo. Invece di avere una videoconferenza app e un altro strumento di chat—Tastierino numerico app ci permette di fare tutto questo in un unico posto:

👉Dialpad suggerimento: dopo Aver lavorato in aziende che vanno da pochi dipendenti a poche migliaia di dipendenti, il più grande business di comunicazione stack che io abbia mai visto, probabilmente avuto circa cinque o sei interni diversi strumenti di collaborazione. Sapevamo che non era l’ideale dal punto di vista della comunicazione dei dipendenti, ma era essenziale per la collaborazione tra team perché il team di marketing preferisce determinati strumenti, il team di vendita preferisce determinati strumenti know sai come va. Razionalizzare il numero di strumenti di comunicazione che uso ha fatto miracoli per la mia sanità mentale.

A proposito, se il tuo team ha molti incontri come il mio, aiuta anche ad avere uno strumento di comunicazione in grado di registrare e/o trascrivere i tuoi incontri. Per esempio, Dialpad ha un incredibile tempo reale trascrizione caratteristica, grazie alla sua Voce Intelligence technology) che registra ogni incontro per noi:

Non solo questo permette a tutti di concentrarsi sul compito a portata di mano durante gli incontri video senza dover prendere appunti velocemente, è anche molto utile per la gente che non riusciva a farla per la riunione in quanto può rivedere la trascrizione o registrazione.

Casi d’uso della comunicazione esterna

Se sei in un ruolo cliente o rivolto al cliente, il tuo software di comunicazione è altrettanto importante!

Per i venditori, è letteralmente il modo in cui raggiungi i potenziali clienti e li lanci—e da quello che sento, alcuni dei canali più popolari sono SMS/SMS, telefonate e chat video.

Lavorare nel servizio clienti o supporto? Probabilmente hai bisogno di strumenti di comunicazione con funzionalità di trasferimento chiamate e routing delle chiamate in modo che i chiamanti possano instradarsi verso il membro del team giusto. (Una piattaforma di contact center, forse…)

Per esempio, con Tastierino numerico e Contact Center, è possibile impostare le ore di lavoro per i reparti specifici e di scegliere di effettuare chiamate verso gli agenti, in base a criteri come skill-based routing o di chi è stato fermo più a lungo:

(E gli agenti possono utilizzare i loro dispositivi mobili anche, se si vuole, dal Tastierino numerico è un app mobile.)

Fatto divertente: anche se sono nel marketing, mi occupo ancora di alcune chiamate rivolte ai clienti (principalmente interviste per le storie dei clienti). E ancora, le trascrizioni in tempo reale Vi-powered sono frizione per aiutarmi a rivedere i dettagli importanti che vengono su queste chiamate.

Prima, avrei dovuto digitare furiosamente per assicurarmi di aver catturato ogni cosa incredibile che un cliente ha detto. Ora, posso dare tutta la mia attenzione alla conversazione e fare domande molto migliori perché non sono preoccupato di digitare le note. È tutto nel riepilogo delle chiamate, che viene comodamente inviato via email alla mia casella di posta dopo ogni chiamata:

Canali di comunicazione (non compresi i social network) da considerare quando si sta acquistando per uno strumento

Voce / telefono

Le chiamate vocali sono il metodo più tradizionale di comunicazione aziendale—e tuttavia, non importa quanto ci lamentiamo, lo usiamo ancora. E non è sorprendente, perché molti clienti tendono ancora a preferire interazioni immediate da persona a persona come le telefonate al contrario di, oh non lo so, chatbots e social media.

L’alta qualità delle chiamate di Dialpad è il suo biglietto da visita (gioco di parole completamente inteso), grazie alla sua rete di data center in tutto il mondo e all’esclusiva architettura cloud split, che garantisce un livello costantemente elevato di qualità delle chiamate, indipendentemente da dove si trovano i tuoi uffici. (Seriamente, è molto bello. Chiedetecelo.)

👉Dialpad suggerimento: Pensando di fare il passaggio dal vostro vecchio provider di telefonia? Il porting dei numeri è semplice con Dialpad: basta inviare una richiesta di porta dal portale di amministrazione online e il team di Dialpad lo prenderà da lì.

Email

Email è ancora uno dei canali di comunicazione aziendale più popolari. Non ci sono dubbi.

Non importa quanto siano ingombre le nostre caselle di posta, è ancora un canale essenziale—lo uso ancora ogni giorno, e dubito fortemente che ne saremo mai completamente liberati.

Ho usato sia Gmail che Outlook per lavoro, e onestamente, è praticamente la chiamata del tuo team IT. Sono entrambi funzionali e fanno quello che dovrebbero fare, per lo più.

Una cosa che dirò è che qualsiasi altro strumento di comunicazione che stai usando dovrebbe integrarsi con il tuo provider di posta elettronica, perché renderà il tuo lavoro quotidiano un po ‘ più facile.

(Ad esempio, Dialpad si integra con Outlook e Gmail per inserire automaticamente i link alle riunioni online negli inviti del calendario.)

Maggiori informazioni su come ho gestito il sovraccarico di posta elettronica in passato qui.

Video

Voglio dire, cosa posso dire delle videoconferenze che non sono già state dette? È importante per molte aziende, e anche se la fatica video è una cosa reale (a volte ho la fotocamera spenta perché essere in back-to-back per sei ore consecutive è estenuante), probabilmente sarà un must nelle aziende per molto tempo.

Che tu stia solo collaborando con i compagni di squadra o lanciando una prospettiva, la videoconferenza è l’impostazione predefinita (almeno per la mia squadra) quando non sei tutti nella stessa città. Ancora una volta, meglio avere i tuoi incontri video come parte di una piattaforma unificata—Sono anche probabilmente di parte perché odio avere un miliardo di finestre aperte (rallenta davvero il mio computer), ma hey…

👉Suggerimento Dialpad: Le riunioni video sono grandi fino a quando l’immagine inizia in ritardo e l’audio inizia a tagliare dentro e fuori. Avere una buona connessione a Internet è la chiave se si prevede di avere un sacco di videoconferenze (è solo un po’ più ad alta intensità di risorse rispetto alle normali telefonate ol’), e se stai cercando di aggiornare, Dialpad in realtà ha una grande partnership con T-Mobile per il lavoro-da-ovunque gente-check it out.

Messaggistica istantanea / SMS

La messaggistica istantanea è probabilmente il mio canale di comunicazione più utilizzato quando parlo con il mio team. (Usiamo sia le chat di gruppo che i thread 1-on-1 in modo abbastanza uniforme.) Ottieni risposte più velocemente che via e-mail, e richiede meno impegno faccia a faccia, se sai cosa intendo.

Inoltre mantiene la mia casella di posta meno ingombra, il che è bello. Come ho già detto in precedenza, possiamo semplicemente usare Dialpad per la messaggistica a vicenda-oh, e siamo in grado di inviare messaggi SMS troppo. È possibile selezionare un contatto o un numero di telefono quando si sta inviando un messaggio, e verrà automaticamente sapere di inviare il messaggio come SMS se quel numero di telefono non è associato a un contatto in Dialpad:

Come scegliere i migliori strumenti di comunicazione online per la tua squadra: 6 cose che cerco

All-in-one (o molto ben integrato)

Non voglio battere un cavallo morto—piuttosto auto-esplicativo.

Funziona sia per le comunicazioni interne che per quelle esterne

Questo segue le stesse linee di quella cosa ” snellire i tuoi strumenti di comunicazione— – perché avere strumenti separati per le comunicazioni interne ed esterne quando non to devi?

Scalabile

Non voglio dover passare attraverso di essa o supporto ogni volta che voglio fare una piccola cosa come cambiare le impostazioni della segreteria telefonica o modificare le informazioni del profilo per i nuovi assunti. Non riesco a immaginare quanto più lavoro questo sarebbe per, oh diciamo un supervisore del contact center che deve gestire decine o centinaia di agenti.

Con Dialpad, è possibile scalare up—e down—utenti e gestire i numeri di telefono di tutti da soli. E ‘ così facile, anche io posso farlo…

Buona assistenza clienti

Non credo di aver bisogno di spiegare troppo questo. Qualsiasi software che usiamo dovrebbe avere un buon supporto clienti. Storicamente, quando veniamo delusi dal supporto, non ci atteniamo a quello strumento per molto tempo.

(Dialpad offre supporto 24/7—in tutto il mondo, non solo negli Stati Uniti—per i clienti Pro ed Enterprise, e supporto 24/5 sul piano standard, quindi un esperto è praticamente sempre a disposizione per affrontare le domande. E abbiamo anche un centro di assistenza piuttosto impressionante che copre la maggior parte delle domande che i clienti hanno.)

Conveniente

Vuoi evitare più abbonamenti costosi a diversi servizi e app? Si dovrebbe andare con una—avete indovinato-piattaforma unificata. Ciò che è piuttosto speciale di Dialpad è che anche il suo piano meno costoso ha chiamate telefoniche in entrata e in uscita illimitate, SMS/MMS illimitati (negli Stati Uniti e in Canada), riunioni video, un assistente automatico, saluti vocali personalizzati, archiviazione cloud per le registrazioni delle riunioni e molto altro.

Accessibilità su diversi dispositivi

Alcune persone del mio team sono su iOS, altre sono su Android e la maggior parte di noi utilizza sia l’app desktop che mobile.

Siamo sicuramente viziati dal modo in cui le app di Dialpad funzionano su tutti quei dispositivi.

(In più funziona anche sui browser web-con funzionalità complete.)

11 migliori strumenti di comunicazione aziendale, per categoria

Va bene. Ora diamo un’occhiata a una carrellata di alcuni dei migliori strumenti di comunicazione che io (e i miei compagni di squadra) ho usato, inclusi prezzi e funzionalità.

Un vero strumento di comunicazione a tutto tondo

1. Dialpad

Piattaforme: Praticamente tutti i browser web, iOS, Android, PC e Mac

Caratteristiche: Dialpad è una piattaforma di comunicazione aziendale basata su cloud leader con un sistema telefonico integrato. Hai bisogno di fare telefonate? Farlo in app. Che dire di videoconferenze e piccoli webinar? È possibile avviare un incontro virtuale anche lì. Vuoi dare un’occhiata più da vicino a un mockup di design? Zoom in su una condivisione dello schermo:

E c’è SMS, chiamata di routing, e altro ancora—in una piattaforma user-friendly.

Consolida quasi tutti i flussi di lavoro di comunicazione in un unico luogo, e il Vi è probabilmente la cosa più speciale a riguardo. Non hai davvero bisogno di nient’altro per la comunicazione interna ed esterna.

Integrazioni: Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace, Zendesk, HubSpot e altro ancora.

Prezzi: I piani iniziano a soli $15 per utente al mese sul piano standard, che include chiamate illimitate nel tuo paese locale, negli Stati Uniti e in Canada e molto altro ancora. Puoi confrontare i piani qui.

Prova gratuita: Sì! Puoi provarlo con una prova gratuita di 14 giorni: registrati con il tuo account Google o Microsoft 365, se lo desideri. Ci vogliono solo pochi minuti per iniziare con un numero di telefono aziendale.

Oh, e

Se il tuo team è rivolto al cliente e hai bisogno di uno strumento contact center in grado di gestire le comunicazioni esterne, la piattaforma Contact Center di Dialpad è progettata per questo!

I nostri supervisori del Contact Center hanno scritto su come lo usano per gestire gli agenti (e molti dei nostri agenti lavorano da casa). Puoi saperne di più qui e qui come punto di partenza.

👉Suggerimento Dialpad: scopri come le aziende di diversi settori utilizzano Dialpad per comunicare con compagni di squadra, clienti, potenziali clienti e altro ancora.

Gestione del progetto / collaborazione in team

2. Asana

Piattaforme: Compatibile con desktop e mobile

Caratteristiche: Uno dei miei preferiti, Asana offre elenchi, schede in stile Kanban e persino modelli di progetto per aiutarti a tenere traccia praticamente di qualsiasi tipo di progetto. Certo, lo uso principalmente per tenere traccia dei progetti di content marketing, ma a meno che tu non abbia un tipo molto specifico di progetto super-complicato che devi tenere traccia, Asana è un ottimo strumento di gestione generale del progetto o delle attività.

Integrazioni: Adobe, Outlook, Salesforce e altro ancora

Prezzi: gratuito per il modello base, aggiornamenti disponibili

Prova gratuita: Sì

3. Trello

Piattaforme: Disponibile su desktop e mobile per Mac e Windows, iOS e Android

Caratteristiche: Trello è molto simile a Asana-è uno strumento di gestione dei progetti con funzionalità di collaborazione come le schede Kanban e la possibilità di creare elenchi e schede. Trovo che la maggior parte delle squadre usi Asana o Trello… ho usato Trello prima, anni fa, ma esteticamente preferisco Asana.

Integrazioni: Adobe XD, Slack, Jira e altro ancora

Prezzi: gratuito per gli individui

Prova gratuita: N / A

4. ProofHub

Piattaforme: Web, iOS,Android

Caratteristiche: Ancora un altro strumento progettato per la gestione dei progetti, ProofHub ha la condivisione di file, schede Kanban, grafici di Gantt, archiviazione di documenti, e la registrazione delle attività, e altre caratteristiche. Non ho usato personalmente questo, ma è venuto in conversazioni con altri team remoti più recentemente, e sembrano piacergli bene.

Integrazioni: Dropbox, Microsoft Outlook, Google Drive, Google Calendar, Box, e Freshbooks

Prezzi: Inizia a $50, o $45 al mese per il piano essenziale

Prova gratuita: Sì

5. Airtable

Piattaforme: Supporta dispositivi desktop e mobili

Caratteristiche: Ho usato Airtable per la prima volta l’anno scorso, ed è uno strumento molto bello. Certo, è un ibrido di fogli di calcolo e database, il che significa che lo sto confrontando esteticamente con i fogli Excel e Google, ma hey, è esteticamente gradevole. Airtable ha strumenti per il monitoraggio e la gestione dei progetti e funziona molto bene come una campagna di marketing o un tracker del flusso di lavoro. Tecnicamente è meno uno strumento di comunicazione e più una risorsa per la creazione e l’assegnazione di attività, ma tanta parte della gestione del progetto dipende da una comunicazione efficace che questa volta piegherò le regole.

Integrazioni: Dropbox, LinkedIn, Mailchimp e altro ancora

Prezzi: ha un piano di base gratuito

Prova gratuita: N/A

6. Google Workspace (precedentemente noto come G Suite)

Piattaforme: Disponibile per il web e compatibile con la maggior parte dei desktop e dispositivi mobili

Caratteristiche: Non posso dimenticare questo se stiamo parlando di strumenti di collaborazione. Potresti già conoscere questo gruppo di strumenti di produttività basati su cloud collettivamente come G Suite, ma Google lo ha rinominato come Google Workspace. Incorpora tutte le app di Google come Gmail, Hangouts / Meet, Google Calendar, Google Docs e altro ancora.

Google Workspace non offre alcun sistema basato sul telefono stesso (Google Voice si avvicina, ma manca di molte funzionalità di base del telefono…), ma si integra con Dialpad e può sincronizzare automaticamente i contatti da Dialpad. Qualsiasi contatto effettuato o modificato in un sistema verrà sincronizzato con l’altro.

Integrazioni: N / A-Chi non si integra con Google è probabilmente la domanda migliore

Prezzi: i piani di base iniziano a $5 per utente al mese

Prova gratuita: Sì

CRM / Customer support

7. Salesforce

Piattaforme: Disponibile su iOS e Android

Caratteristiche: Chi non conosce Salesforce? La maggior parte di team di vendita ho lavorato con l’utilizzo di Salesforce e comodamente, devo collegare questo, Dialpad si integra con Salesforce per accedere automaticamente le attività di messaggi e chiamate (e c’è un potere troppo dialer):

Integrazioni: Oltre 230 integrazioni, tra cui Gmail e Outlook—e Tastierino numerico

Prezzi: Lite piano comincia a $56 al mese

prova Gratuita: Sì, c’è una prova gratuita di 14 giorni

8. HubSpot

Piattaforme: compatibile con desktop e mobile

Caratteristiche: Un altro noto strumento CRM di HubSpot (che ha anche altri strumenti di marketing e assistenza clienti nella sua suite di prodotti)—diverso da Salesforce, questo è probabilmente il CRM che vedo menzionato di più tra i colleghi passati.

Integrazioni: si integra con tonnellate di applicazioni popolari per la generazione di piombo, marketing, e altro ancora. Fatto divertente: Dialpad si integra anche con HubSpot.

Prezzi: Inizia a $12.50 per utente al mese

Prova gratuita: Sì

9. Zendesk

Piattaforme: compatibile con desktop e mobile

Caratteristiche: Per i team di assistenza clienti, Zendesk è il nome che sento più spesso.

Integrazioni: hanno un’enorme directory di app. Davvero. E ‘ grande. È probabile che qualsiasi cosa tu stia usando si integri con Zendesk. E così fa Dialpad-incorpora un sistema telefonico nella schermata Zendesk, che rende per uno strumento di comunicazione piuttosto conveniente.

Prezzi: Inizia a $12.50 per utente al mese

Prova gratuita: Sì

Condivisione di file

10. Dropbox

Piattaforme: Basato sul Web, con un’app desktop e mobile per utenti Android e iOS

Caratteristiche:” condivisione file “conta come” comunicazione?”È una parte piuttosto fondamentale (secondo me) della comunicazione se lavori in un ufficio al giorno d’oggi, quindi dirò di sì qui. Quasi ogni singola azienda in cui abbia mai lavorato ha utilizzato Dropbox, il che è piuttosto incredibile. Tanto di cappello alla loro squadra. Se in qualche modo non hai sentito parlare di Dropbox, offre la condivisione di file e l’archiviazione per i team. C’è qualcosa di meglio visibile o spettacolare di Dropbox rispetto ad altri software di archiviazione di file? Non che io abbia notato, ma non sono mai stato il decisore nel portare Dropbox a bordo di un’azienda.

Integrazioni: Tonnellate, probabilmente

Prezzi: gratuito per il piano di base, aggiornamenti disponibili

Prova gratuita: Sì

11. Microsoft OneDrive / Google Drive

Piattaforme: Web-based e compatibile con iOS e Android

Caratteristiche: Voglio dire, a seconda che la vostra azienda utilizza Microsoft Outlook o Gmail, la soluzione di condivisione file sarà probabilmente uno dei Microsoft OneDrive o Google Drive. Ancora una volta, personalmente non ho davvero una preferenza e di solito non dipende da me comunque.

Integrazioni: Smartsheet, Wrike, Vimeo e altro ancora.

Prezzi: Onestamente, varia—ma il prezzo non sembra essere un fattore di make-or-break nella decisione di andare con una di queste soluzioni di condivisione di file.

Prova gratuita: Sì

Quanti strumenti di comunicazione di squadra stai usando?

Quando decidi gli strumenti di comunicazione giusti per la tua azienda, devi prima considerare quali canali avrai bisogno. Avrai solo bisogno di comunicare con i compagni di squadra, o parlerai anche con potenziali clienti e clienti?

Per lo meno, una piattaforma di comunicazione unificata che contiene un sistema telefonico aziendale, funzionalità di videoconferenza e messaggistica sarà un buon punto di partenza. Questo coprirà le vostre basi e per lo meno rendere il lavoro di squadra più facile—e come il vostro business cresce, si può continuare ad aggiungere ad esso con cose come contact center software.

(E, naturalmente, se è possibile ridurre il numero di piani di abbonamento mensile che si sta pagando, farlo.)