Las 11 mejores herramientas de comunicación para empresas (por categoría)

Las herramientas de comunicación son importantes para el trabajo, pero son cruciales para los equipos distribuidos y las personas que trabajan de forma remota.

Habiendo trabajado desde casa a tiempo completo durante los últimos cuatro años y sin planes de volver a la vida de oficina, no solo he captado bastante bien lo que un trabajador remoto necesita en una herramienta de comunicación. Pero más allá de eso, también he llegado a conocer algunos otros tipos de herramientas que mis compañeros de trabajo en diferentes departamentos tienden a usar (que en realidad no necesito).

Por ejemplo, trabajo con personal de atención al cliente remoto y gerentes de ventas en diferentes proyectos, y aunque nuestras principales herramientas de comunicación suelen ser las mismas, también hay otras interesantes.

En esta guía, lo guiaré a través de algunas de estas herramientas de comunicación por categoría: la advertencia es que se trata de herramientas que he utilizado personalmente o he escuchado cosas buenas y que probaría yo mismo. (Alerta de Spoiler: Conozco a algunas personas, especialmente en freelance, que pueden considerar una función de seguimiento del tiempo como una parte importante de sus herramientas, pero en realidad no la usamos, por lo que no habrá ninguna aquí.)

Aquí hay una descripción general de alto nivel: sáltese si lo desea:

• ¿Qué son las “herramientas de comunicación”?”(La categoría puede no ser tan estrecha como crees)
• ¿Estás pensando en una herramienta de comunicación? 2 casos de uso principales a tener en cuenta
• Canales de comunicación (sin incluir las redes sociales) a tener en cuenta al comprar una herramienta
• Cómo elegir las mejores herramientas de comunicación en línea para su equipo: 6 cosas que busco
• 11 herramientas de comunicación empresarial bastante impresionantes, por categoría

Pero primero…

¿Qué son las herramientas de comunicación? (La categoría puede no ser tan estrecha como crees)

En el lugar de trabajo, normalmente nos referimos a las herramientas de comunicación como software y aplicaciones que de alguna manera facilitan la transmisión interna y externa de información. En términos simples: estas son herramientas que le permiten hablar con otras personas en el trabajo a través de diferentes canales como mensajería, correo electrónico, videoconferencias, SMS, llamadas telefónicas y más.

En general, cuanto más optimizadas sean sus herramientas de comunicación empresarial, mejor. Si tiene, como lo llamamos en el mundo de la tecnología, una “pila enorme”, entonces probablemente esté pasando la mayor parte del día cambiando de un lado a otro entre diferentes ventanas y pestañas, copiando y pegando información entre herramientas y, en general, gastando mucho más tiempo del que debería managing en administrar todas estas herramientas diferentes.

Significado: Si tiene una herramienta de chat, otra aplicación para teléfono empresarial, otro software de videoconferencia, etc., es posible que desee reducir su tamaño y usar algo más versátil. Te explicaré por qué en un momento.

¿Por qué es tan importante elegir las herramientas de comunicación adecuadas para el trabajo?

Las herramientas de colaboración empresarial han recorrido un largo camino. Si trabajas en una empresa que tiene una política de trabajo flexible o te da la opción de trabajar desde casa (o en cualquier lugar), entonces tus herramientas de comunicación son esencialmente todo tu espacio de trabajo en línea.

Si eres un trabajador remoto, una buena (o mala) herramienta de comunicación interna tiene un impacto directo en tu trabajo diario. Y si eres un gerente o un líder empresarial que ha invertido en el compromiso de los empleados y la experiencia del cliente en general, equipar a tu equipo con herramientas de alta calidad es esencial.

Conclusión: Ya sea que dirija una pequeña empresa o una corporación bien establecida, tener el mejor software de comunicaciones comerciales (o al menos, el mejor software de comunicaciones comerciales para su equipo) puede tener una gran influencia en su productividad y, honestamente, simplemente hacer que el trabajo sea una experiencia más agradable.

Pensando en una herramienta de comunicación? 2 casos de uso principales a tener en cuenta

Casos de uso de comunicación interna

Cuando se trata de comunicación, la mayoría de nosotros probablemente estamos hablando más con nuestros compañeros de equipo a diario, lo que significa que necesitaríamos buenas herramientas de colaboración interna.

Por ejemplo, en marketing, normalmente queremos, ¡no, necesitamos!- una aplicación o software que nos permite hacer videollamadas y compartir pantallas. Específicamente para mi equipo, utilizamos principalmente mensajería instantánea, videoconferencias y llamadas telefónicas para trabajar juntos todos los días. (Y compartimos archivos. Muchos de ellos.)

Especialmente con personas que están en diferentes zonas horarias, cualquier comunicación en tiempo real que podamos obtener es súper valiosa. Usamos teclado telefónico para todo eso. En lugar de tener una aplicación de videoconferencia y otra herramienta de chat, la aplicación de teclado telefónico nos permite hacer todo esto en un solo lugar:

👉Consejo de teclado telefónico: Después de haber trabajado en empresas que van desde unos pocos empleados hasta unos pocos miles de empleados, la pila de comunicaciones empresariales más grande que he visto probablemente tenía alrededor de cinco o seis herramientas de colaboración internas diferentes. Sabíamos que no era ideal desde la perspectiva de la comunicación de los empleados, pero era esencial para la colaboración entre equipos porque el equipo de marketing prefiere ciertas herramientas, el equipo de ventas prefiere ciertas herramientas you ya sabes cómo funciona. Simplificar el número de herramientas de comunicación que uso ha hecho maravillas para mi cordura.

Por cierto, si tu equipo tiene muchas reuniones como el mío, también ayuda tener una herramienta de comunicación que pueda grabar y / o transcribir tus reuniones. Por ejemplo, el panel telefónico tiene una increíble función de transcripción en tiempo real (gracias a su tecnología de inteligencia de voz) que registra cada reunión por nosotros:

Esto no solo permite que todos se centren en la tarea en cuestión durante las videoconferencias sin tener que tomar notas rápidamente, sino que también es muy útil para las personas que no pudieron asistir a la reunión, ya que pueden revisar la transcripción o la grabación.

Casos de uso de comunicación externa

Si está en un rol de cliente o de cara al cliente, ¡su software de comunicación es igualmente importante!

Para los vendedores, es literalmente la forma en que te acercas a los clientes potenciales y los lanzas, y por lo que he oído, algunos de los canales más populares son los mensajes de texto/SMS, las llamadas telefónicas y los chats de video.

¿Trabaja en servicio al cliente o soporte? Probablemente necesite herramientas de comunicación con capacidades de transferencia y enrutamiento de llamadas para que las personas que llaman puedan dirigirse al miembro del equipo adecuado. (Una plataforma de centro de contacto, tal vez…)

Por ejemplo, con el Centro de contacto de teclado telefónico, puede establecer horarios comerciales para departamentos específicos y elegir enrutar llamadas a agentes en función de criterios como enrutamiento basado en habilidades o a quien haya estado inactivo más tiempo:

(Y los agentes también pueden usar sus dispositivos móviles, si lo desean, ya que el panel telefónico tiene una aplicación móvil.)

Dato curioso: A pesar de que estoy en Marketing, todavía me siento en un buen número de llamadas dirigidas al cliente (principalmente entrevistas para historias de clientes). Y de nuevo, las transcripciones en tiempo real con tecnología Vi son útiles para ayudarme a revisar detalles importantes que surgen en estas llamadas.

Antes, tenía que escribir furiosamente para asegurarme de capturar cada cosa increíble que decía un cliente. Ahora, puedo prestar toda mi atención a la conversación y hacer preguntas mucho mejores porque no me preocupa escribir las notas. Todo está en el resumen de llamadas, que se envía por correo electrónico a mi bandeja de entrada después de cada llamada:

Canales de comunicación (sin incluir las redes sociales) a tener en cuenta cuando compres una herramienta

Voz / teléfono

Las llamadas de voz son el método más tradicional de comunicación empresarial, y, sin importar cuánto nos quejemos, aún la usamos. Y no es sorprendente, porque muchos clientes todavía tienden a preferir interacciones inmediatas de persona a persona, como llamadas telefónicas, en lugar de, no lo sé, chatbots y redes sociales.

La alta calidad de llamadas de Dialpad es su tarjeta de llamadas (juego de palabras completamente intencionado), gracias a su red de centros de datos en todo el mundo y su arquitectura de nube dividida única, que garantiza un alto nivel de calidad de llamadas constante, sin importar dónde se encuentren sus oficinas. (En serio, es muy genial. Pregúntanos al respecto.)

👉Consejo de teclado telefónico: ¿Está pensando en hacer el cambio desde su antiguo proveedor de teléfono? Portar números es fácil con el panel telefónico: simplemente envíe una solicitud de puerto desde su portal de administración en línea, y el equipo del panel telefónico se encargará de ello.

Correo electrónico

El correo electrónico sigue siendo uno de los canales de comunicación empresarial más populares. No hay duda.

No importa lo desordenadas que estén nuestras bandejas de entrada, sigue siendo un canal esencial: todavía lo uso todos los días, y dudo mucho que nos deshagamos de él por completo.

He utilizado Gmail y Outlook para trabajar, y honestamente, es más o menos la llamada de tu equipo de TI. Ambos son funcionales y hacen lo que se supone que deben hacer, en su mayoría.

Una cosa que diré es que cualquier otra herramienta de comunicación que esté utilizando debe integrarse con su proveedor de correo electrónico, porque eso hará que su trabajo diario sea un poco más fácil.

(Por ejemplo, el panel telefónico se integra con Outlook y Gmail para insertar automáticamente enlaces de reuniones en línea en las invitaciones del calendario.)

Más información sobre cómo he gestionado la sobrecarga de correo electrónico en el pasado aquí.

Video

Quiero decir, ¿qué puedo decir sobre las videoconferencias que aún no se hayan dicho? Es importante para muchas empresas, y a pesar de que la fatiga del video es algo real (a veces tengo mi cámara apagada porque estar de espaldas durante seis horas seguidas es agotador), probablemente será un deber en las empresas durante mucho tiempo.

Ya sea que solo estés colaborando con compañeros de equipo o presentando a un prospecto, la videoconferencia es la opción predeterminada (al menos para mi equipo) cuando no todos están en la misma ciudad. Una vez más, lo mejor es tener sus reuniones de video como parte de una plataforma unificada, probablemente también estoy sesgado porque odio tener mil millones de ventanas abiertas (realmente ralentiza mi computadora), pero bueno…

👉Consejo del panel telefónico: Las videoconferencias son excelentes hasta que la imagen comienza a retrasarse y el audio comienza a entrar y salir. Tener una buena conexión a Internet es clave si planeas tener muchas videoconferencias (solo requiere un poco más de recursos que las llamadas telefónicas habituales), y si estás buscando actualizar, Dialpad en realidad tiene una gran asociación con T-Mobile para personas que trabajan desde cualquier lugar, échale un vistazo.

Mensajería instantánea / SMS

La mensajería instantánea es probablemente mi canal de comunicación más utilizado cuando hablo con mi equipo. (Usamos los chats grupales y los hilos 1 a 1 de manera bastante uniforme.) Obtienes respuestas más rápido que por correo electrónico, y requiere menos compromiso en el tiempo presencial, si sabes a lo que me refiero.

Además, mantiene mi bandeja de entrada menos desordenada, lo cual es agradable. Como mencioné anteriormente, podemos usar el panel telefónico para comunicarnos entre nosotros, y también podemos enviar mensajes SMS. Puedes seleccionar un contacto o un número de teléfono cuando envíes un mensaje, y automáticamente sabrá enviar tu mensaje como SMS si ese número de teléfono no está asociado con un contacto en el panel telefónico:

Cómo elegir las mejores herramientas de comunicación en línea para su equipo: 6 cosas que busco

Todo en uno (o muy bien integrado)

No quiero vencer a un caballo muerto, bastante autoexplicativo.

Funciona tanto para comunicaciones internas como externas

Esto sigue la misma línea que todo eso de “simplificar tus herramientas de comunicación”: ¿por qué tener herramientas separadas para comunicaciones internas y externas cuando no to tienes que hacerlo?

Escalable

No quiero tener que revisarlo o apoyarlo cada vez que quiero hacer algo pequeño, como cambiar la configuración de mi correo de voz o cambiar la información de perfil para nuevas contrataciones. No puedo imaginar cuánto trabajo más sería para, digamos, un supervisor de centro de contacto que tiene que administrar decenas o cientos de agentes.

Con el panel telefónico, puede ampliar y reducir los usuarios y administrar los números de teléfono de todos usted mismo. Es tan fácil, que hasta yo puedo hacerlo…

Buena atención al cliente

No creo que necesite explicar esto demasiado. Cualquier software que utilicemos debe tener un buen soporte al cliente. Históricamente, cuando nos decepciona el soporte, no nos quedamos con esa herramienta por mucho tiempo.

(El panel telefónico ofrece soporte 24/7, en todo el mundo, no solo en EE.UU., para clientes Profesionales y empresariales, y soporte 24/5 en el plan Estándar, por lo que un experto está casi siempre disponible para resolver preguntas. Y también tenemos un centro de ayuda bastante impresionante que cubre la mayoría de las preguntas que tienen los clientes.)

Rentable

¿Desea evitar múltiples suscripciones costosas a diferentes servicios y aplicaciones? Deberías ir con una plataforma unificada. Lo que es bastante especial de Dialpad es que incluso su plan menos costoso tiene llamadas telefónicas entrantes y salientes ilimitadas, SMS/MMS ilimitados (dentro de los EE.UU. y Canadá), reuniones de video, un asistente automático, saludos de correo de voz personalizados, almacenamiento en la nube para sus grabaciones de reuniones y mucho más.

Accesibilidad en diferentes dispositivos

Algunas personas de mi equipo están en iOS, otras en Android y la mayoría de nosotros usamos la aplicación de escritorio y la aplicación móvil.

Definitivamente nos fastidia cómo funcionan las aplicaciones del panel telefónico en todos esos dispositivos.

(Además, también funciona en navegadores web—con funcionalidad completa.)

11 mejores herramientas de comunicación empresarial, por categoría

Bien. Ahora veamos un resumen de algunas de las mejores herramientas de comunicación que yo (y mis compañeros de equipo) he utilizado, incluidos los precios y las funciones.

Una verdadera herramienta de comunicación versátil

1. Teclado telefónico

Plataformas: Prácticamente todas: navegadores web, iOS, Android, PC y Mac

Características: El teclado telefónico es una plataforma de comunicaciones empresariales líder basada en la nube con un sistema telefónico integrado. ¿Necesitas hacer llamadas telefónicas? Hazlo en la aplicación. ¿Qué pasa con las videoconferencias y los pequeños seminarios web? También puede iniciar una reunión virtual allí. ¿Quieres echar un vistazo más de cerca a una maqueta de diseño? Zoom en una pantalla compartida:

Y hay SMS, enrutamiento de llamadas y más, en una plataforma fácil de usar.

Consolida casi todos sus flujos de trabajo de comunicaciones en un solo lugar, y el Vi es probablemente lo más especial de él. Realmente no necesitas nada más para la comunicación interna y externa.

Integraciones: Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace, Zendesk, HubSpot y más.

Precios: Los planes comienzan a partir de solo 1 15 por usuario al mes en el plan Estándar, que incluye llamadas ilimitadas dentro de su país local, EE.UU. y Canadá, y mucho más. Puedes comparar los planos aquí.

Prueba gratuita: ¡Sí! Puedes probarlo con una prueba gratuita de 14 días: regístrate con tu cuenta de Google o Microsoft 365, si lo deseas. Solo toma unos minutos comenzar con un número de teléfono comercial.

Oh, y

Si su equipo está orientado al cliente y necesita una herramienta de centro de contacto que pueda manejar comunicaciones externas, la plataforma de centro de contacto de Dialpad está diseñada para eso.

Nuestros propios supervisores del Centro de Contacto escribieron sobre cómo lo usan para administrar agentes (y muchos de nuestros agentes trabajan desde casa). Puedes aprender más sobre eso aquí y aquí como punto de partida.

👉Consejo de teclado telefónico: Vea cómo las empresas de diferentes industrias usan el teclado telefónico para comunicarse con compañeros de equipo, clientes, prospectos y más.

Gestión de proyectos / colaboración en equipo

2. Asana

Plataformas: Compatible con dispositivos de escritorio y móviles

Características: Una de mis favoritas, Asana ofrece listas, tableros de estilo Kanban e incluso plantillas de proyectos para ayudarte a rastrear prácticamente cualquier tipo de proyecto. Por supuesto, lo uso principalmente para hacer un seguimiento de los proyectos de marketing de contenidos, pero a menos que tengas un tipo muy específico de proyecto súper complicado que necesites rastrear, Asana es una gran herramienta general de gestión de proyectos o tareas.

Integraciones: Adobe, Outlook, Salesforce y más

Precios: Gratis para el modelo básico, actualizaciones disponibles

Prueba gratuita: Sí

3. Trello

Plataformas: Disponible en equipos de escritorio y móviles para Mac y Windows, iOS y Android

Características: Trello es muy similar a Asana—es una herramienta de gestión de proyectos con funciones de colaboración como tableros Kanban y la capacidad de crear listas y tarjetas. Encuentro que la mayoría de los equipos usan Asana o Trello have he usado Trello antes, hace años, pero estéticamente, prefiero Asana.

Integraciones: Adobe XD, Slack, Jira y más

Precios: Gratis para personas

Prueba gratuita: N / A

4. ProofHub

Plataformas: Web, iOS, Android

Características: Otra herramienta diseñada para la gestión de proyectos, ProofHub tiene uso compartido de archivos, tableros Kanban, gráficos de Gantt, almacenamiento de documentos, registro de actividades y otras características. No he usado personalmente este, pero ha surgido en conversaciones con otros equipos remotos más recientemente, y parece que les gusta bien.

Integraciones: Precio de Dropbox, Microsoft Outlook, Google Drive, Google Calendar, Box y Freshbooks

: Comienza en 5 50 o 4 45 al mes para el plan Essential

Prueba gratuita: Sí

5. Airtable

Plataformas: Admite dispositivos de escritorio y móviles

Características: Utilicé Airtable por primera vez el año pasado, y es una herramienta de aspecto muy agradable. Por supuesto, es un híbrido de hoja de cálculo y base de datos, lo que significa que lo estoy comparando estéticamente con Excel y Hojas de cálculo de Google, pero bueno, es estéticamente agradable. Airtable tiene herramientas para el seguimiento y la gestión de proyectos, y funciona muy bien como una campaña de marketing o un rastreador de flujo de trabajo. Técnicamente, es menos una herramienta de comunicación y más un recurso para la creación y asignación de tareas, pero gran parte de la gestión de proyectos depende de una comunicación efectiva que esta vez saltaré las reglas.

Integraciones: Dropbox, LinkedIn, Mailchimp y más

Precios: Tiene un plan básico gratuito

Prueba gratuita: N / A

6. Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite)

Plataformas: Disponible para web y compatible con la mayoría de los equipos de escritorio y dispositivos móviles

Características: No podemos olvidarnos de esta si hablamos de herramientas de colaboración. Es posible que ya conozcas este grupo de herramientas de productividad basadas en la nube como G Suite, pero Google lo ha renombrado como Google Workspace. Incorpora todas las aplicaciones de Google como Gmail, Hangouts / Meet, Google Calendar, Google Docs y más.

Google Workspace no ofrece ningún sistema basado en teléfonos (Google Voice se acerca, pero carece de muchas funciones básicas del teléfono…), pero se integra con el panel telefónico y puede sincronizar contactos desde el panel telefónico automáticamente. Todos los contactos realizados o editados en un sistema se sincronizarán con el otro.

Integraciones: N / A: Quién no se integra con Google es probablemente la mejor pregunta

Precios: Los planes básicos comienzan en 5 5 por usuario al mes

Prueba gratuita: Yep

CRM / Atención al cliente

7. Salesforce

Plataformas: Disponible en iOS y Android

Características: ¿Quién no conoce Salesforce? La mayoría de los equipos de ventas con los que he trabajado utilizan Salesforce, y convenientemente, tengo que conectarlo, el panel telefónico se integra con Salesforce para registrar automáticamente actividades como mensajes y llamadas (y también hay un marcador de poder):

Integraciones: Más de 230 integraciones, incluidas Gmail y Outlook, y Panel telefónico

Precio: El plan Lite comienza en 5 56 al mes

Prueba gratuita: Sí, hay una prueba gratuita de 14 días

8. Plataformas HubSpot

: Compatible con funciones de escritorio y móviles

: Otra herramienta de CRM conocida de HubSpot (que también tiene otras herramientas de marketing y atención al cliente en su conjunto de productos): además de Salesforce, este es probablemente el CRM que más he mencionado entre mis compañeros de trabajo anteriores.Integraciones

: Se integra con toneladas de aplicaciones populares para generación de clientes potenciales, marketing y más. Dato curioso: El teclado telefónico también se integra con HubSpot.

Precio: Comienza en $12.50 por usuario al mes

Prueba gratuita: Yep

9. Plataformas de Zendesk

: Compatibles con funciones de escritorio y móviles

: Para los equipos de atención al cliente, Zendesk es el nombre que escucho con más frecuencia.Integraciones

: Tienen un enorme directorio de aplicaciones. Realmente. Es grande. Lo más probable es que lo que esté usando se integre con Zendesk. Y también lo hace el teclado telefónico: incorpora un sistema telefónico en la pantalla de su cuenta de Zendesk, lo que lo convierte en una herramienta de comunicación bastante conveniente.

Precio: Comienza en $12.50 por usuario al mes

Prueba gratuita: Yep

Uso compartido de archivos

10. Plataformas de Dropbox

: Basado en la web, con una aplicación de escritorio y móvil para usuarios de Android e iOS

Características: ¿”compartir archivos” cuenta como “comunicación”?”Es una parte bastante clave (en mi opinión) de la comunicación si estás trabajando en una oficina hoy en día, así que voy a decir que sí aquí. Casi todas las empresas en las que he trabajado han utilizado Dropbox, lo cual es bastante increíble. Me quito el sombrero ante su equipo. Si de alguna manera no has oído hablar de Dropbox, ofrece almacenamiento y uso compartido de archivos para equipos. ¿Hay algo perceptible o espectacularmente mejor en Dropbox que otro software de almacenamiento de archivos? No es que me haya dado cuenta, pero tampoco he tomado las decisiones para incorporar Dropbox a una empresa.

Integraciones: Toneladas, probablemente

Precios: Gratis para el plan básico, actualizaciones disponibles

Prueba gratuita: Sí

11. Plataformas OneDrive / Google Drive

: Basadas en la web y compatibles con iOS y Android

Características: Es decir, dependiendo de si su empresa utiliza Microsoft Outlook o Gmail, es probable que su solución para compartir archivos sea una de OneDrive o Google Drive. Una vez más, personalmente no tengo una preferencia y por lo general no depende de mí de todos modos.

Integraciones: Smartsheet, Wrike, Vimeo y más.

Precios: Honestamente, varía—pero el precio no parece ser un factor decisivo en la decisión de optar por cualquiera de estas soluciones para compartir archivos.

Prueba gratuita: Yep

¿Cuántas herramientas de comunicación de equipo está utilizando?

Al decidir las herramientas de comunicación adecuadas para su negocio, primero debe considerar qué canales necesitará. ¿Solo necesitarás comunicarte con tus compañeros de equipo o también hablarás con clientes potenciales y potenciales?

Como mínimo, una plataforma de comunicaciones unificadas que contenga un sistema telefónico empresarial, funciones de videoconferencia y mensajería será un buen punto de partida. Esto cubrirá sus bases y, al menos, facilitará el trabajo en equipo, y a medida que su negocio crezca, puede seguir agregándolo con cosas como el software del centro de contacto.

(Y, por supuesto, si puedes reducir el número de planes de suscripción mensuales que pagas, hazlo.)