de 11 beste kommunikasjonsverktøyene for bedrifter (etter kategori)

Kommunikasjonsverktøy er viktige for arbeid, men de er avgjørende for distribuerte lag og folk som jobber eksternt.

etter å ha jobbet hjemmefra på heltid de siste fire årene og uten planer om å gå tilbake til kontorlivet, har jeg ikke bare fått en ganske god forståelse av hva en ekstern arbeidstaker trenger i et kommunikasjonsverktøy. Men utover det har jeg også blitt kjent med noen andre typer verktøy som mine kolleger i ulike avdelinger pleier å bruke(som jeg egentlig ikke trenger).

for eksempel jobber jeg med eksterne kundesupportpersoner og salgsledere på ulike prosjekter, og selv om våre viktigste kommunikasjonsverktøy vanligvis er de samme, er det noen andre interessante også.

I denne veiledningen tar jeg deg gjennom noen av disse kommunikasjonsverktøyene etter kategori-advarselen er at disse er verktøy jeg enten personlig har brukt eller har hørt gode ting om og ville prøve meg selv. (Spoiler alert: Jeg vet om noen folk-spesielt i freelance-som kan vurdere en tidssporingsfunksjon som en viktig del av verktøyene sine, men vi bruker det egentlig ikke, så det blir ingen her.)

her er et høyt nivå oversikt-hopp videre hvis du vil:

• Hva er ” kommunikasjonsverktøy?”(Kategorien er kanskje ikke så smal som du tror)
• Tenker du på et kommunikasjonsverktøy? 2 hovedbrukstilfeller for å vurdere
• Kommunikasjonskanaler (ikke inkludert sosiale nettverk) for å vurdere når du handler for et verktøy
• hvordan velge de beste online kommunikasjonsverktøyene for teamet ditt: 6 ting jeg ser etter
• 11 ganske fantastiske verktøy for forretningskommunikasjon, etter kategori

Men først…

hva er kommunikasjonsverktøy? (Kategorien er kanskje ikke så smal som du tror)

på arbeidsplassen refererer vi vanligvis til kommunikasjonsverktøy som programvare og apper som på en eller annen måte letter intern og ekstern overføring av informasjon. Enkelt sagt: dette er verktøy som lar deg snakke med andre mennesker på jobb gjennom ulike kanaler som meldinger, e-post, videokonferanser, SMS, telefonsamtaler og mer.

Generelt, jo mer strømlinjeformet din virksomhet kommunikasjonsverktøy er, jo bedre. Hvis du har, som vi i tech verden kaller det, en “stor stabel”, så bruker du sannsynligvis mesteparten av dagen på å bytte frem og tilbake mellom forskjellige vinduer og faner, kopiere og lime inn informasjon mellom verktøy, og generelt bruke mye mer tid enn du burde… på å administrere alle disse forskjellige verktøyene.

Betydning: Hvis du har ett chatverktøy, en annen bedriftstelefonapp, en annen videokonferanseprogramvare og så videre, vil du kanskje redusere og bruke noe mer allsidig. Jeg skal forklare hvorfor i et øyeblikk.

Hvorfor er det så viktig å velge riktig kommunikasjonsverktøy for arbeid?

samarbeidsverktøy For Bedrifter har kommet langt. Hvis du jobber i et selskap som har en fleksibel arbeidspolitikk eller gir deg muligheten til å jobbe hjemmefra (eller hvor som helst), er kommunikasjonsverktøyene dine i hovedsak hele ditt arbeidsområde på nettet.

hvis du er en ekstern arbeidstaker, har et godt (eller dårlig) internt kommunikasjonsverktøy en direkte innvirkning på ditt daglige arbeid. Og hvis du er en leder eller en bedriftsleder som har investert i medarbeiderengasjement og kundeopplevelsen generelt, er det viktig å utstyre teamet ditt med verktøy av høy kvalitet.

Bunnlinjen: enten du driver en liten bedrift eller et veletablert selskap, har den beste forretningskommunikasjonsprogramvaren (eller i det minste den beste forretningskommunikasjonsprogramvaren for teamet ditt) stor innflytelse på produktiviteten din-og ærlig talt, bare gjør arbeidet til en mer behagelig opplevelse.

Tenker du på et kommunikasjonsverktøy? 2 hovedbrukstilfeller for å vurdere

Interne kommunikasjonsbrukssaker

når det gjelder kommunikasjon, snakker de fleste av oss sannsynligvis mest til lagkameratene våre daglig, noe som betyr at vi trenger gode interne samarbeidsverktøy.

for eksempel i markedsføring, vi vanligvis ønsker-nei, trenger!- en app eller programvare som lar oss ha videosamtaler og gjøre skjermdeling. For teamet mitt spesielt bruker vi hovedsakelig direktemeldinger, videokonferanser og telefonsamtaler for å jobbe sammen hver dag. (Og vi deler filer. Mange av dem.)

Spesielt med folk som er i forskjellige tidssoner, er enhver sanntidskommunikasjon vi kan få super verdifull. Vi bruker Dialpad for alt dette. I stedet for å ha en videokonferanser app og en annen chat verktøy-Tastaturet app lar oss gjøre alt dette på ett sted:

👉Dialpad tips: etter å ha jobbet i selskaper som spenner fra noen få ansatte til noen få tusen ansatte, hadde den største forretningskommunikasjonsbunken jeg noensinne har sett sannsynligvis omtrent fem eller seks forskjellige interne samarbeidsverktøy. Vi visste at det ikke var ideelt fra et medarbeiderkommunikasjonsperspektiv, men det var viktig for samarbeid på tvers av team fordi markedsføringsteamet foretrekker visse verktøy, salgsteamet foretrekker visse verktøy… du vet hvordan det går. Effektivisering av antall kommunikasjonsverktøy jeg bruker har gjort underverk for min sunnhet.

forresten, hvis teamet ditt har mange møter som meg, hjelper Det også å ha et kommunikasjonsverktøy som kan registrere og/eller transkribere møtene dine. For Eksempel Har Talltastatur en fantastisk sanntids transkripsjon funksjon (takket Være Sin Stemme Intelligens teknologi) som logger hvert møte for oss:

ikke bare tillater dette at alle kan fokusere på oppgaven ved hånden under videomøter uten å måtte ta notater raskt, det er også veldig nyttig for folk som ikke kunne gjøre det til møtet siden de enten kan gjennomgå transkripsjonen eller opptaket.

bruk av ekstern kommunikasjon

hvis du er i en klient – eller kunderettet rolle, er kommunikasjonsprogramvaren like viktig!

for selgere er det bokstavelig talt hvordan du når ut til prospekter og pitcher dem—og fra det jeg hører, er noen av de mest populære kanalene teksting/ SMS,telefonsamtaler og videochatter.

Arbeider i kundeservice eller støtte? Du trenger sannsynligvis kommunikasjonsverktøy med samtaleoverførings-og anropsruting, slik at innringere kan rute seg til riktig teammedlem. (En kontaktsenterplattform, kanskje…)

med Kontaktsenter Med Talltastatur kan du for eksempel angi åpningstider for bestemte avdelinger og velge å rute anrop til agenter basert på kriterier som ferdighetsbasert ruting eller til den som har vært inaktiv lengst:

(og agenter kan også bruke sine mobile enheter, hvis de vil, siden Dialpad har en mobilapp.)

Morsomt faktum: Selv om Jeg er I Markedsføring, sitter jeg fortsatt med på ganske mange kunderettede samtaler (hovedsakelig intervjuer for kundehistorier). Og igjen, Vi-drevne sanntids transkripsjoner er clutch for å hjelpe meg gjennom viktige detaljer som kommer opp på disse samtalene.

før måtte jeg skrive bort rasende for å sikre at jeg fanget alle fantastiske ting en kunde sa. Nå kan jeg gi min fulle oppmerksomhet til samtalen og stille mye bedre spørsmål fordi jeg ikke er bekymret for å skrive opp notatene. Det er alt i samtalen sammendrag – som beleilig blir sendt til innboksen min etter hver samtale:

Kommunikasjonskanaler (ikke inkludert sosiale nettverk) for å vurdere når du handler for et verktøy

Tale / telefon

Taleanrop er den mest tradisjonelle metoden for forretningskommunikasjon—og Likevel, uansett hvor mye vi klager over det, bruker vi det fortsatt. Og det er ikke overraskende, fordi mange kunder fortsatt har en tendens til å foretrekke umiddelbare person-til-person-interaksjoner som telefonsamtaler i motsetning til, oh jeg vet ikke, chatbots og sosiale medier.

Talltastaturets høye samtalekvalitet er telefonkortet (ordspill fullt beregnet), takket være sitt nettverk av datasentre over hele verden og unik delt skyarkitektur, som sikrer et konsekvent høyt nivå av samtalekvalitet, uansett hvor kontorene dine er basert. (Seriøst, det er veldig kult . Spør oss om det.)

👉Talltastatur tips: Tenker på å bytte fra din gamle telefonleverandør? Porting numbers er enkelt med Dialpad – bare send inn en portforespørsel fra din online admin portal, og Dialpad team vil ta det derfra.

E-Post

E-Post er fortsatt en av de mest populære forretningskommunikasjonskanaler. Ingen tvil om det.

Uansett hvor rotete innboksene våre blir, er det fortsatt en viktig kanal – jeg bruker den fortsatt hver dag, og jeg tviler sterkt på at vi noen gang vil bli helt kvitt den.

jeg har brukt Både Gmail og Outlook for arbeid, og ærlig, det er ganske mye IT-lagets anrop. De er begge funksjonelle og gjør det de skal gjøre, for det meste.

en ting jeg vil si er at uansett hvilke andre kommunikasjonsverktøy du bruker, bør integreres med e-postleverandøren din, fordi det vil gjøre det daglige arbeidet litt enklere.

(For Eksempel Integreres Talltastaturet med Både Outlook og Gmail for å automatisk sette inn nettmøtekoblinger i kalenderinvitasjoner.)

Mer informasjon om hvordan jeg har klart e overbelastning i det siste her.

Video

jeg mener, hva kan jeg si om videokonferanser som ikke allerede er sagt? Det er viktig for mange bedrifter, og selv om video tretthet er en ekte ting (jeg har kameraet mitt av noen ganger fordi det er utmattende å være i back-to-backs i seks rette timer), vil det nok være et must-ha i selskaper i lang tid.

enten du bare samarbeider med teammedlemmer eller pitching et prospekt, er videokonferanser standard (for teamet mitt minst) når du ikke er alle i samme by. Jeg er også sannsynligvis partisk fordi jeg hater å ha en milliard vinduer åpne (det senker virkelig datamaskinen min), men hei…

👉Tips Med Talltastatur: videomøter er flotte helt til bildet begynner å henge og lyden begynner å skjære inn og ut. Å ha en God internettforbindelse er nøkkelen hvis du planlegger å ha mange videokonferanser (det er bare litt mer ressurskrevende enn vanlige telefonsamtaler), og hvis Du ønsker å oppgradere, Har Dialpad faktisk et godt partnerskap med T-Mobile for arbeid-fra-hvor som helst folk-sjekk det ut.

Direktemeldinger / SMS

Direktemeldinger er trolig min mest brukte kommunikasjonskanal når jeg snakker med teamet mitt. (Vi bruker både gruppechatter og 1-til-1-tråder ganske jevnt.) Du får svar raskere enn via e-post, og det krever mindre ansiktsforpliktelse, hvis du vet hva jeg mener.

Pluss det holder innboksen min mindre rotete, noe som er fint. Som jeg nevnte tidligere, vi kan bare bruke Tastaturet for meldinger hverandre-oh, og vi kan sende SMS-meldinger også. Du kan velge enten en kontakt eller et telefonnummer når du sender en melding, og den vet automatisk å sende meldingen SOM EN SMS hvis telefonnummeret ikke er knyttet til en kontakt på Tastaturet:

hvordan velge de beste online kommunikasjonsverktøyene for teamet ditt: 6 ting jeg ser etter

Alt-i-ett (eller veldig godt integrert)

vil ikke slå en død hest—ganske selvforklarende.

Fungerer for både intern og ekstern kommunikasjon

dette følger langs de samme linjene som at hele” effektivisere kommunikasjonsverktøy ” ting-hvorfor har separate verktøy for intern og ekstern kommunikasjon når du ikke… må?

Skalerbar

jeg vil ikke måtte gå GJENNOM DET eller støtte hver gang jeg vil gjøre en liten ting som å endre talepostinnstillingene eller endre profilinformasjon for nyansatte. Jeg kan ikke forestille meg hvor mye mer arbeid dette ville være for, oh la oss si en kontaktsenterleder som må håndtere titalls eller hundrevis av agenter.

Med Tastaturet kan du skalere opp—og ned—brukere og administrere alles telefonnumre selv. Det er så enkelt, selv jeg kan gjøre det…

God kundestøtte

tror ikke jeg trenger å forklare dette for mye. All programvare vi bruker bør ha god kundestøtte. Historisk, når vi blir skuffet av støtte, holder vi oss ikke med det verktøyet veldig lenge.

(Dialpad tilbyr 24/7-støtte—over hele verden, ikke bare I USA-For pro-og Bedriftskunder, og 24/5-støtte På Standardplanen, så en ekspert er ganske mye alltid til stede for å håndtere spørsmål. Og vi har også et ganske fantastisk Hjelpesenter som dekker de fleste spørsmål som kundene har.)

Kostnadseffektiv

Vil du unngå flere dyre abonnementer på ulike tjenester og apper? Du bør gå med en—du gjettet det-enhetlig plattform. Det som er ganske spesielt Med Dialpad er at selv den minst kostbare planen har ubegrenset innkommende og utgående telefonsamtaler, ubegrenset SMS/MMS (i USA og Canada), videomøter, en automatisk ledsager, tilpassede taleposthilsener, skylagring for møteopptakene dine og mye mer.

Tilgjengelighet på tvers av ulike enheter

Noen personer på teamet mitt bruker iOS, andre bruker Android, og de fleste av oss bruker både pc-en og mobilappen.

Vi er definitivt bortskjemt av Hvordan Dialpads apper fungerer på alle disse enhetene.

(Pluss det fungerer på nettlesere også-med full funksjonalitet.)

11 beste business kommunikasjonsverktøy,etter kategori

Ok. La oss nå se på en roundup av noen av de beste kommunikasjonsverktøyene jeg (og mine lagkamerater) har brukt, inkludert priser og funksjoner.

et ekte allsidig kommunikasjonsverktøy

1. Dialpad

Plattformer: Stort sett alle ‘ em-nettlesere, iOS, Android, PC Og Mac

Funksjoner: Dialpad er en ledende skybasert forretningskommunikasjonsplattform med et innebygd telefonsystem. Trenger du å ringe? Gjør det i appen. Hva med videokonferanser og små webinarer? Du kan også starte et virtuelt møte der. Vil du ta en nærmere titt på en design mockup? Zoom inn på en skjerm:

OG DET ER SMS, samtaleruting og mer-i en brukervennlig plattform.

det konsoliderer nesten alle dine kommunikasjonsarbeidsflyter på ett sted, Og Vi er trolig den mest spesielle tingen om det. Du trenger egentlig ikke noe annet for intern og ekstern kommunikasjon.

Integrasjoner: Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace, Zendesk, HubSpot og mer.

Priser: Planer begynner på bare $15 per bruker per måned På Standardplanen, som inkluderer ubegrenset anrop i ditt lokale land, USA og Canada, og mye mer. Du kan sammenligne planene her.

gratis prøveperiode: Jepp! Du kan prøve det med en 14-dagers gratis prøveversjon-registrer Deg Med Google eller Microsoft 365-kontoen din, hvis du vil. Det tar bare noen få minutter å komme i gang med et telefonnummer.

Oh, og…

hvis teamet ditt er kunderettet og du trenger et kontaktsenterverktøy som kan håndtere ekstern kommunikasjon, Er Dialpads Kontaktsenterplattform designet for det!

Våre Egne Kontaktsenterveiledere skrev om hvordan de bruker det til å administrere agenter (og mange av våre agenter jobber hjemmefra). Du kan lese mer om dette her og her som utgangspunkt.

👉Tips Med Talltastatur: Se hvordan bedrifter i ulike bransjer bruker Talltastaturet til å kommunisere med teammedlemmer, kunder, prospekter og mer.

Prosjektledelse / teamsamarbeid

2. Asana

Plattformer: Kompatibel med skrivebord og mobil

Funksjoner: En personlig favoritt av meg, Asana tilbyr lister, kanban-stilbrett og til og med prosjektmaler for å hjelpe deg med å spore stort sett alle typer prosjekt. Gitt, jeg bruker det hovedsakelig for å holde oversikt over innholdsmarkedsføringsprosjekter, men Med mindre Du har en veldig spesifikk type superkomplisert prosjekt som Du trenger å spore, Er Asana et flott overordnet prosjekt-eller oppgavehåndteringsverktøy.

Integrasjoner: Adobe, Outlook, Salesforce og mer

Priser: Gratis for grunnmodellen, oppgraderinger tilgjengelig

gratis prøveperiode: Yep

3. Trello

Plattformer: Tilgjengelig på skrivebordet og mobil For Mac Og Windows, iOS Og Android

Funksjoner: Trello er svært lik Asana-det er et prosjektstyringsverktøy med samarbeidsfunksjoner Som Kanban boards og muligheten til å lage lister og kort. Jeg har brukt Trello før, år siden, men estetisk, jeg foretrekker Asana.

Integrasjoner: Adobe XD, Slack, Jira og mer

Priser: Gratis for enkeltpersoner

gratis prøveperiode: N / A

4 . ProofHub

Plattformer: Web, iOS, Android

Funksjoner: Enda et verktøy utviklet for prosjektledelse, ProofHub har fildeling, Kanban-kort, Gantt-diagrammer, dokumentlagring og aktivitetslogging og andre funksjoner. Jeg har ikke personlig brukt denne, men det har kommet opp i samtaler med andre eksterne lag nylig, og de ser ut til å like det bra.

Integrasjoner: Dropbox, Microsoft Outlook, Google Disk, Google Kalender, Box Og Freshbooks

Priser: Begynner på $50, eller $45 i måneden for Essential plan

gratis prøveversjon: Yep

5. Airtable

Plattformer: Støtter stasjonære og mobile enheter

Funksjoner: jeg brukte Airtable for første gang i fjor, og det er en veldig pen verktøy. Gitt, det er et regneark og database hybrid-noe som betyr at jeg sammenligner det estetisk Til Excel og Google-Ark, men hei, det er estetisk tiltalende. Airtable har verktøy for prosjekt sporing og ledelse, og fungerer veldig bra som en markedsføringskampanje eller arbeidsflyt tracker. Det er teknisk mindre av et kommunikasjonsverktøy og mer av en ressurs for oppgaveopprettelse og tildeling, men så mye av prosjektledelse hengsler på effektiv kommunikasjon at jeg vil bøye reglene denne gangen.

Integrasjoner: Dropbox, LinkedIn, Mailchimp og mer

Priser: Har en gratis grunnplan

gratis prøveperiode: N / a

6. Google Workspace (Tidligere Kjent Som G Suite)

Plattformer: Tilgjengelig for web og kompatibel med de fleste stasjonære og mobile enheter

Funksjoner: Kan ikke glemme dette hvis vi snakker om samarbeidsverktøy. Du kjenner kanskje allerede denne gruppen av skybaserte produktivitetsverktøy samlet Som G Suite, Men Google har rebranded Den Som Google Workspace. Den inneholder Alle Googles apper som Gmail,Hangouts / Meet, Google Kalender, Google Docs og mer.

Google Workspace tilbyr ikke noe telefonbasert system selv (Google Voice kommer nær, men mangler mange grunnleggende telefonfunksjoner…), men ikke integrere Med Talltastatur og kan synkronisere kontakter fra Talltastatur automatisk. Eventuelle kontakter laget eller redigert i ett system vil bli synkronisert med den andre.

Integrasjoner: N / A-Som ikke integreres Med Google er trolig det bedre spørsmålet

Priser: Grunnleggende planer begynner på $5 per bruker per måned

gratis prøveversjon: Yep

CRM / Kundestøtte

7. Salesforce

Plattformer: Tilgjengelig på iOS Og Android

Funksjoner: Hvem vet Ikke Salesforce? De fleste salgsteam jeg har jobbet Med, bruker Salesforce—og det er praktisk å plugge dette, Dialpad integrerer med Salesforce for automatisk å logge aktiviteter som meldinger og samtaler (og det er også en power dialer):

Integrasjoner: Over 230 integrasjoner inkludert Gmail Og Outlook—Og Dialpad

Priser: Lite plan begynner på $56 per måned

gratis prøveversjon: Jepp, det er en 14-dagers gratis prøveversjon

8. HubSpot

Plattformer: Kompatibel med stasjonære og mobile

Funksjoner: HubSpot er et annet kjent CRM-verktøy (som også har andre markedsførings—og kundesupportverktøy i sin pakke med produkter) – annet Enn Salesforce, er dette sannsynligvis CRM som jeg ser nevnt mest blant tidligere kolleger.

Integrasjoner: Integreres med tonnevis av populære apper for blygenerering, markedsføring og mer. Fun fact: Dialpad integreres også Med HubSpot.

Priser: Starter på $12.50 per bruker per måned

gratis prøveperiode: Yep

9. Zendesk

Plattformer: Kompatibel med stasjonære og mobile

Funksjoner: For kundesupportteam Er Zendesk det navnet jeg hører oftest.

Integrasjoner: De har en stor app katalog. Virkelig. Den er stor. Sjansene er, uansett hva Du bruker vil integrere Med Zendesk. Og Det gjør Også Dialpad—det bygger inn et telefonsystem i zendesk-skjermen, noe som gir et ganske praktisk kommunikasjonsverktøy.

Priser: Starter på $12.50 per bruker per måned

gratis prøveversjon: Yep

fildeling

10. Dropbox

Plattformer: Web-basert, med en stasjonær og mobil app for Android og iOS brukere

Funksjoner: Betyr” fildeling “teller som” kommunikasjon?”Det er en ganske viktig del (etter min mening) av kommunikasjon hvis du jobber på et kontor i dag, så jeg skal si ja her. Nesten hvert eneste selskap jeg noen gang har jobbet på, har brukt Dropbox, noe som er ganske utrolig. Hatten av for laget. Hvis Du på en eller annen måte ikke har hørt Om Dropbox, tilbyr Den fildeling og lagring for teams. Er Det noe merkbart eller spektakulært bedre Om Dropbox enn annen fillagringsprogramvare? Ikke at jeg har lagt merke til, men jeg har heller aldri vært beslutningstaker i å bringe Dropbox om bord i et selskap.

Integrasjoner: Tonn, sannsynligvis

Priser: Gratis for grunnplanen, oppgraderinger tilgjengelig

gratis prøveperiode: Yep

11. OneDrive/Google Disk

Plattformer: Nettbasert og kompatibel med iOS Og Android

Funksjoner: jeg mener, avhengig av om firmaet bruker Microsoft Outlook eller Gmail, vil fildelingsløsningen din trolig være En Av Enten OneDrive eller Google Disk. Igjen, jeg personlig har egentlig ikke en preferanse, og vanligvis er det ikke opp til meg uansett.

Integrasjoner: Smartsheet, Wrike, Vimeo og mer.

Priser: Ærlig, det varierer – men prisen ser ikke ut til å være en make-or-break faktor i beslutningen om å gå med noen av disse fildelingsløsninger.

gratis prøveperiode: Yep

hvor mange teamkommunikasjonsverktøy bruker du?

når du bestemmer deg for de riktige kommunikasjonsverktøyene for bedriften din, må du først vurdere hvilke kanaler du trenger. Vil du bare trenger å kommunisere med lagkamerater, eller vil du snakke med potensielle kunder og kunder også?

i det minste vil en enhetlig kommunikasjonsplattform som inneholder et forretningstelefonsystem, videokonferansefunksjon og meldinger være et godt utgangspunkt. Dette vil dekke basene dine og i det minste gjøre samarbeid enklere—og etter hvert som virksomheten din vokser, kan du fortsette å legge til det med ting som kontaktsenterprogramvare.

(og selvfølgelig, hvis du kan redusere antall månedlige abonnementsplaner du betaler for, gjør du det.)