Os 11 melhores ferramentas de comunicação para as empresas (por categoria)

ferramentas de Comunicação são importantes para o trabalho, mas ela é essencial para equipes distribuídas e pessoas trabalhando remotamente.

tendo trabalhado em casa em tempo integral nos últimos quatro anos e sem planos de voltar à vida no escritório, não só entendi muito bem o que um trabalhador remoto precisa em uma ferramenta de comunicação. Mas além disso, também conheci alguns outros tipos de ferramentas que meus colegas de trabalho em diferentes departamentos tendem a usar (que eu realmente não preciso).

por exemplo, trabalho com pessoas remotas de suporte ao cliente e gerentes de vendas em diferentes projetos e, embora nossas principais ferramentas de comunicação sejam geralmente as mesmas, também existem outras interessantes.

neste guia, vou levá-lo através de algumas dessas ferramentas de comunicação por categoria—a ressalva é que estas são as ferramentas que eu, pessoalmente usado ou ter ouvido coisas boas sobre e iria tentar me. (Alerta de Spoiler: Eu sei de algumas pessoas-especialmente em freelance-que podem considerar um recurso de rastreamento de tempo como uma parte importante de suas ferramentas, mas nós realmente não o usamos, então não haverá nenhum aqui.)

aqui está uma visão geral de alto nível-pule em frente, se quiser:

• o que são “ferramentas de comunicação?”(A categoria pode não ser tão estreita quanto você pensa)
• pensando em uma ferramenta de comunicação? 2 principais casos de uso para considerar
• canais de Comunicação (não incluindo redes sociais) para considerar quando você está comprando uma ferramenta
• Como escolher as melhores ferramentas de comunicação online para a sua equipa: 6 coisas que eu procure por
• 11 muito legal de negócio de ferramentas de comunicação, por categoria

Mas em primeiro lugar…

o que são ferramentas de comunicação? (A categoria pode não ser tão estreita quanto você pensa)

no local de trabalho, normalmente nos referimos a ferramentas de comunicação como software e aplicativos que de alguma forma facilitam a transmissão interna e externa de informações. Em termos simples: são ferramentas que permitem que você converse com outras pessoas no trabalho por meio de diferentes canais, como mensagens, e-mail, videoconferência, SMS, chamadas telefônicas e muito mais.

Geralmente, quanto mais simplificadas forem as ferramentas de comunicação da sua empresa, melhor. Se você tem, como nós no mundo da tecnologia o chamamos, uma “pilha enorme”, então você provavelmente está gastando a maior parte do seu dia alternando entre diferentes janelas e guias, copiando e colando informações entre ferramentas e geralmente gastando muito mais tempo do que deveria… no gerenciamento de todas essas ferramentas diferentes.

Significado: Se você tem uma ferramenta de bate-papo, outra empresa aplicativo de telefone, outro software de videoconferência, e assim por diante, você pode querer reduzir o tamanho e usar algo mais versátil. Vou explicar por que em um momento.

por que é tão importante escolher as ferramentas de comunicação certas para o trabalho?

as ferramentas de colaboração empresarial percorreram um longo caminho. Se você trabalha em uma empresa que tem uma política de trabalho flexível ou oferece a opção de trabalhar em casa (ou em qualquer lugar), suas ferramentas de comunicação são essencialmente todo o seu espaço de trabalho online.

se você é um trabalhador remoto, uma ferramenta de comunicação interna boa (ou ruim) tem um impacto direto no seu trabalho diário. E se você é um gerente ou um líder de negócios que investiu no engajamento dos funcionários e na experiência do cliente em geral, equipar sua equipe com ferramentas de alta qualidade é essencial.

Bottom line: se você administra uma pequena empresa ou uma empresa bem estabelecida, ter o melhor software de comunicações comerciais (ou pelo menos, o melhor software de comunicações comerciais para sua equipe) pode ter uma enorme influência em sua produtividade—e, honestamente, apenas tornar o trabalho uma experiência mais agradável.

pensando em uma ferramenta de comunicação? 2 casos de uso principais a considerar

casos de uso de comunicação interna

quando se trata de comunicação, a maioria de nós provavelmente está falando mais com nossos colegas de equipe diariamente, o que significa que precisaríamos de boas ferramentas de colaboração interna.

por exemplo, em marketing, normalmente queremos-não, precisa!- um aplicativo ou software que nos permite fazer chamadas de vídeo e compartilhar tela. Para minha equipe especificamente, usamos principalmente mensagens instantâneas, videoconferência e telefonemas para trabalhar juntos todos os dias. (E nós compartilhamos arquivos. Muito.)

especialmente com pessoas em fusos horários diferentes, qualquer comunicação em tempo real que possamos obter é super valiosa. Usamos o Dialpad para tudo isso. Em vez de ter uma vídeo-conferência aplicativo e outra ferramenta de bate-papo—o Teclado numérico do aplicativo nos permite fazer tudo isso em um só lugar:

👉Teclado dica: Ter trabalhado em empresas, variando de poucos funcionários para alguns milhares de empregados, o maior negócio de comunicações pilha que eu já vi, provavelmente, tinha cerca de cinco ou seis internos diferentes ferramentas de colaboração. Sabíamos que não era ideal do ponto de vista da comunicação dos funcionários, mas era essencial para a colaboração entre equipes, porque a equipe de marketing prefere certas ferramentas, a equipe de vendas prefere certas ferramentas… você sabe como vai. Simplificar o número de ferramentas de comunicação que uso fez maravilhas para minha sanidade.

a propósito, se sua equipe tiver muitas reuniões como a minha, também ajuda a ter uma ferramenta de comunicação que possa gravar e/ou transcrever suas reuniões. Por exemplo, o Teclado tem um incrível tempo real transcrição recurso (graças a sua Voz com a tecnologia de Inteligência) que registra cada reunião para nós:

isto Não só permite a todos para se concentrar na tarefa em mão durante as reuniões vídeo sem ter de tomar notas rapidamente, o que também é muito útil para pessoas que não poderia fazê-lo para a reunião, pois eles podem revisar a transcrição ou a gravação.

casos de uso de comunicação externa

se você estiver em uma função voltada para o cliente ou cliente, seu software de comunicação é igualmente importante!

para os vendedores, é literalmente como você alcança os clientes potenciais e os lança—e pelo que ouço, alguns dos canais mais populares são mensagens de texto/SMS, telefonemas e chats de vídeo.

trabalhando em atendimento ao cliente ou suporte? Você provavelmente precisa de ferramentas de comunicação com recursos de transferência de chamadas e roteamento de chamadas para que os chamadores possam se encaminhar para o membro certo da equipe. (Uma plataforma de contact center, talvez…)

Por exemplo, com o Teclado de Contact Center, você pode definir o horário comercial para departamentos específicos e escolher para rotear chamadas para os agentes, com base em critérios como o roteamento baseado em habilidades ou para quem estiver ocioso a maior:

(E os agentes podem usar seus dispositivos móveis, também, se eles querem, desde o Teclado tem um app móvel.)

fato divertido: embora eu esteja no Marketing, ainda sento em algumas chamadas voltadas para o cliente (principalmente entrevistas para histórias de clientes). E, novamente, as transcrições em tempo real vi-powered são embreagem para me ajudar a rever detalhes importantes que surgem nessas chamadas.

antes, eu teria que digitar furiosamente para ter certeza de que capturei todas as coisas incríveis que um cliente disse. Agora, posso dar toda a minha atenção à conversa e fazer perguntas muito melhores porque não estou preocupado em digitar as notas. Está tudo no resumo da chamada-que convenientemente é enviado por e-mail para minha caixa de entrada após cada chamada:

canais de Comunicação (não incluindo redes sociais) para considerar quando você está comprando uma ferramenta

Voz / telefone

chamadas de Voz são o mais tradicional método de comunicação empresarial—e, no entanto, não importa o quanto reclamamos sobre isso, continuamos a usá-lo. E não é surpreendente, porque muitos clientes ainda tendem a preferir interações imediatas de pessoa para pessoa, como telefonemas, em oposição a, oh, não sei, chatbots e mídias sociais.

a alta qualidade de chamada do Dialpad é seu cartão de visita (trocadilho totalmente pretendido), graças à sua rede de data centers em todo o mundo e à arquitetura exclusiva de nuvem dividida, que garante um nível consistentemente alto de qualidade de chamada, não importa onde seus escritórios estejam baseados. (Sério, é muito legal. Pergunte-nos sobre isso.)

👉dica do Dialpad: pensando em fazer a troca da sua antiga operadora de telefonia? Portar números é fácil com o Dialpad – basta enviar uma solicitação de porta do seu portal de administração on-line e a equipe do Dialpad A Levará de lá.

Email

o Email ainda é um dos canais de comunicação empresarial mais populares. Sem dúvida.Não importa o quão desordenadas sejam nossas caixas de entrada, ainda é um canal essencial—eu ainda o uso todos os dias e duvido muito que estejamos totalmente livres disso.

usei o Gmail e o Outlook para o trabalho e, honestamente, é praticamente a chamada da sua equipe de TI. Ambos são funcionais e fazem o que deveriam fazer, principalmente.

uma coisa que direi é que quaisquer outras ferramentas de comunicação que você esteja usando devem se integrar ao seu provedor de E-mail, porque isso tornará seu trabalho diário um pouco mais fácil.

(por exemplo, o Dialpad se integra ao Outlook e ao Gmail para inserir automaticamente links de reuniões on-line em seus convites de calendário.)

mais informações sobre como gerenciei a sobrecarga de E-mail no passado aqui.

vídeo

quero dizer, o que posso dizer sobre videoconferência que ainda não foi dito? É importante para muitas empresas, e mesmo que a fadiga do vídeo seja uma coisa real (às vezes tenho minha câmera desligada porque ficar de costas para trás por seis horas seguidas é exaustivo), provavelmente será um must-have nas empresas por um longo tempo.

se você está apenas colaborando com colegas de equipe ou lançando um prospecto, a videoconferência é o padrão (pelo menos para minha equipe) quando você não está na mesma cidade. Mais uma vez, é melhor ter suas videoconferências como parte de uma plataforma unificada—provavelmente também sou tendencioso porque odeio ter um bilhão de janelas abertas (isso realmente desacelera meu computador), mas ei…

👉dica do Dialpad: as videoconferências são ótimas até que a imagem comece a ficar atrasada e o áudio comece a entrar e sair. Ter uma boa conexão com a Internet é fundamental se você planeja ter muitas videoconferências (é apenas um pouco mais intensivo em recursos do que as chamadas regulares), e se você deseja atualizar, o Dialpad realmente tem uma ótima parceria com a T-Mobile para pessoas de qualquer lugar-confira.

mensagens instantâneas / SMS

mensagens instantâneas é provavelmente o meu canal de comunicação mais usado quando estou falando com minha equipe. (Usamos bate-papos em grupo e threads 1-on-1 de maneira bastante uniforme.) Você recebe respostas mais rápido do que via e-mail, e requer menos compromisso face-time, se você sabe o que quero dizer.

além disso, mantém minha caixa de entrada menos desordenada, o que é bom. Como mencionei anteriormente, podemos apenas usar o Dialpad para enviar mensagens uns aos outros-oh, e também podemos enviar mensagens SMS. Você pode selecionar um contato ou um número de telefone ao enviar uma mensagem, e ele saberá automaticamente enviar sua mensagem como um SMS se esse número de telefone não estiver associado a um contato no Dialpad:

Como escolher as melhores ferramentas de comunicação online para a sua equipa: 6 coisas que eu procure por

Tudo-em-um (ou muito bem integrado)

não quero bater num cavalo morto—bastante auto-explicativo.

funciona para comunicações internas e externas

isso segue as mesmas linhas que toda a coisa de “simplificar suas ferramentas de comunicação”—por que ter ferramentas separadas para comunicações internas e externas quando você não… precisa?

escalável

eu não quero ter que passar por isso ou apoiar cada vez que eu quero fazer uma pequena coisa como alterar minhas configurações de correio de voz ou alterar informações de perfil para novas contratações. Não consigo imaginar quanto mais trabalho isso seria para, Oh, digamos, um supervisor de contact center que tenha que gerenciar dezenas ou centenas de agentes.

com o Dialpad, você pode aumentar e diminuir os usuários e gerenciar os números de telefone de todos. É tão fácil, até eu posso fazer isso…

bom suporte ao cliente

não acho que preciso explicar muito este. Qualquer software que usamos deve ter um bom suporte ao cliente. Historicamente, quando nos decepcionamos com o suporte, não ficamos com essa ferramenta por muito tempo.

(Teclado oferece o suporte de 24/7—em todo o mundo, não apenas NOS eua—para Pro e Enterprise clientes, e 24/5 apoio no plano Padrão, então, um especialista é praticamente sempre disponíveis para responder a perguntas. E também temos uma central de Ajuda incrível que cobre a maioria das perguntas que os clientes têm.)

Custo-benefício

deseja evitar várias assinaturas caras para diferentes serviços e aplicativos? Você deve ir com uma—você adivinhou-plataforma unificada. O que é muito especial no Dialpad é que mesmo seu plano mais barato tem chamadas telefônicas ilimitadas de entrada e saída, SMS/MMS ilimitados (nos EUA e no Canadá), videoconferências, um atendente automático, saudações personalizadas de correio de voz, armazenamento em nuvem para suas gravações de reunião e muito mais.

acessibilidade em diferentes dispositivos

algumas pessoas da minha equipe estão no iOS, outras no Android e a maioria de nós usa o aplicativo para desktop e celular.

estamos definitivamente estragados com a forma como os aplicativos do Dialpad funcionam em todos esses dispositivos.

( além disso, também funciona em navegadores da web – com funcionalidade completa.)

11 melhores ferramentas de comunicação empresarial, por categoria

Ok. Agora vamos ver um resumo de algumas das melhores ferramentas de comunicação que eu (e meus colegas de equipe) usei, incluindo preços e recursos.

uma verdadeira ferramenta de comunicação geral

1. Dialpad

plataformas: praticamente todos os navegadores da Web, iOS, Android, PC e Mac

recursos: o Dialpad é uma plataforma líder de comunicações comerciais baseada em nuvem com um sistema de telefone integrado. Precisa fazer chamadas telefônicas? Faça isso no aplicativo. E quanto à videoconferência e pequenos webinars? Você também pode iniciar uma reunião virtual lá. Quer dar uma olhada em uma maquete de design? Aumentar o Zoom em um compartilhamento de tela:

e há SMS, roteamento de chamadas e muito mais—em uma plataforma amigável.

consolida quase todos os seus fluxos de trabalho de comunicação em um só lugar, e o Vi é provavelmente a coisa mais especial sobre isso. Você realmente não precisa de mais nada para comunicação interna e externa.Integrações: Salesforce, Microsoft Teams, Google Workspace, Zendesk, HubSpot e muito mais.

preços: Os planos começam em apenas US $15 por usuário por mês no plano padrão, que inclui chamadas ilimitadas dentro do seu país local, EUA e Canadá, e muito mais. Você pode comparar os planos aqui.

avaliação gratuita: Sim! Você pode experimentá-lo com uma avaliação gratuita de 14 dias—Inscreva-se com sua conta do Google ou Microsoft 365, se desejar. Leva apenas alguns minutos para começar com um número de telefone comercial.

Oh, e…

se sua equipe está voltada para o cliente e você precisa de uma ferramenta de contact center que possa lidar com comunicações externas, a plataforma de Contact Center do Dialpad foi projetada para isso!

nossos próprios supervisores de Contact Center escreveram sobre como eles o usam para gerenciar agentes (e muitos de nossos agentes trabalham em casa). Você pode aprender mais sobre isso aqui e aqui como ponto de partida.

👉dica do Dialpad: veja como empresas de diferentes setores usam o Dialpad para se comunicar com colegas de equipe, Clientes, Clientes em potencial e muito mais.

gerenciamento de Projetos / Colaboração em equipe

2. Asana

plataformas: compatível com desktop e celular

recursos: um favorito pessoal Meu, a Asana oferece listas, quadros no estilo Kanban e até modelos de projeto para ajudá-lo a rastrear praticamente qualquer tipo de projeto. Concedido, Eu o uso principalmente para acompanhar os projetos de marketing de conteúdo, mas a menos que você tenha um tipo muito específico de projeto super complicado que você precisa rastrear, a Asana é uma ótima ferramenta Geral de gerenciamento de projetos ou tarefas.

integrações: Adobe, Outlook, Salesforce e muito mais

preços: Grátis para o modelo básico, atualizações disponíveis

avaliação gratuita: Sim

3. Trello

Plataformas: Disponível em móveis e desktop para Mac e Windows, iOS e Android

Características: Trello é muito semelhante ao Asana—é uma ferramenta de gerenciamento de projetos com recursos de colaboração como Kanban placas e a capacidade de fazer listas e cartões. Acho que a maioria das equipes usa Asana ou Trello… eu usei Trello antes, anos atrás, mas esteticamente, eu prefiro Asana.

integrações: Adobe XD, Slack, Jira e muito mais

preços: Grátis para indivíduos

avaliação gratuita: n /A

4. ProofHub

Plataformas: Web, iOS, Android

recursos: mais uma ferramenta projetada para gerenciamento de projetos, o ProofHub possui compartilhamento de arquivos, placas Kanban, gráficos Gantt, armazenamento de documentos e registro de atividades e outros recursos. Eu pessoalmente não usei este, mas surgiu em conversas com outras equipes remotas mais recentemente, e eles parecem gostar muito bem.

integrações: Dropbox, Microsoft Outlook, Google Drive, Google Calendar, Box e Freshbooks

preço: começa em US $50, ou US $45 por mês para o Plano Essencial

avaliação gratuita: Sim

5. Airtable

Plataformas: Suporta desktop e dispositivos móveis

Características: usei Airtable pela primeira vez no ano passado, e é uma forma muito agradável-olhando a ferramenta. Concedido, é um híbrido de planilha e banco de dados—o que significa que estou comparando esteticamente com o Excel e o Google Sheets, mas ei, é esteticamente agradável. O Airtable possui ferramentas para rastreamento e gerenciamento de projetos e funciona muito bem como uma campanha de marketing ou rastreador de fluxo de trabalho. É tecnicamente menos uma ferramenta de comunicação e mais um recurso para criação e atribuição de tarefas, mas muito do gerenciamento de projetos depende de uma comunicação eficaz que vou dobrar as regras desta vez.

integrações: Dropbox, LinkedIn,Mailchimp e muito mais

Preços: tem um plano básico gratuito

avaliação gratuita: n / A

6. Google Workspace (anteriormente conhecido como G Suite)

plataformas: Disponível para web e compatível com a maioria dos desktops e dispositivos móveis

Características: Não pode esquecer este se estamos falando de ferramentas de colaboração. Você já deve conhecer esse grupo de ferramentas de produtividade baseadas na nuvem coletivamente como G Suite, mas o Google o renomeou como Google Workspace. Ele incorpora todos os aplicativos do Google, como Gmail, Hangouts/Meet, Google Calendar, Google Docs e muito mais. O Google Workspace não oferece nenhum sistema baseado em telefone (o Google Voice chega perto, mas carece de muitos recursos básicos do telefone…), mas integra-se ao Dialpad e pode sincronizar contatos do Dialpad automaticamente. Quaisquer contatos feitos ou editados em um sistema serão sincronizados com o outro.

Integrações: N/A—Que não se integra com o Google é, provavelmente, a melhor pergunta

Preços de: planos Básicos começam em us $5 por usuário por mês

teste Grátis: Sim

CRM / suporte ao Cliente

7. Salesforce

plataformas: disponível no iOS e Android

recursos: quem não conhece o Salesforce? A maioria das equipes de vendas, eu já trabalhei com o uso do Salesforce—e, convenientemente, tem que ligar isso, Teclado integra-se com o Salesforce para registrar automaticamente as atividades como mensagens e chamadas (e há um discador de energia muito):

Integrações: Mais de 230 integrações, incluindo o Gmail e o Outlook—e Teclado

Preços de: Lite plano começa em us $56 por mês

teste Grátis: Sim, há 14 dias de avaliação gratuita

8. HubSpot

plataformas: compatível com desktop e móvel

recursos: Outra ferramenta de CRM conhecida da HubSpot (que também possui Outras ferramentas de marketing e suporte ao cliente em seu conjunto de produtos)—além do Salesforce, esse é provavelmente o CRM que mais mencionei entre colegas de trabalho anteriores.Integrações: integra-se com toneladas de aplicativos populares para geração de leads, marketing e muito mais. Fato divertido: o Dialpad também se integra ao HubSpot.

preços: começa em $12,50 por usuário por mês

avaliação gratuita: Sim

9. Zendesk

plataformas: compatível com desktop e móvel

recursos: Para as equipes de suporte ao cliente, o Zendesk é o nome que ouço com mais frequência.

integrações: eles têm um enorme diretório de aplicativos. Realmente. É grande. Provavelmente, tudo o que você estiver usando será integrado ao Zendesk. E o Dialpad também-ele incorpora um sistema de telefone na tela do Zendesk, o que torna uma ferramenta de comunicação bastante conveniente.

Preço: a partir de us $12,50 por usuário, por mês,

teste Grátis: Sim

compartilhamento de arquivos

10. Dropbox

Plataformas: Baseado na Web, com um aplicativo para desktop e celular para usuários de Android e iOS

recursos: o” compartilhamento de arquivos “conta como” comunicação?”É uma parte muito importante (na minha opinião) da comunicação se você está trabalhando em um escritório hoje em dia, então eu vou dizer que sim aqui. Quase todas as empresas em que já trabalhei usaram o Dropbox, o que é incrível. Chapéus para sua equipe. Se de alguma forma você não ouviu falar do Dropbox, ele oferece compartilhamento e armazenamento de arquivos para equipes. Existe algo discernível ou espetacularmente melhor sobre o Dropbox do que outro software de armazenamento de arquivos? Não que eu tenha notado, mas eu também nunca fui o tomador de decisão em trazer Dropbox a bordo de uma empresa.

Integrações: Toneladas, provavelmente

Preços: Gratuito para o plano básico, upgrades disponíveis

teste Grátis: Sim

11. OneDrive / Google Drive

Plataformas: Web-based e compatível com iOS e Android

Características: quero dizer, dependendo de se sua empresa usa o Microsoft Outlook ou Gmail, sua solução de partilha de ficheiros, provavelmente, será um OneDrive ou Google Drive. Novamente, eu pessoalmente Não tenho preferência e geralmente não cabe a mim de qualquer maneira.

integrações: Smartsheet, Wrike, Vimeo e muito mais.

preços: Honestamente, isso varia – mas o preço não parece ser um fator decisivo na decisão de optar por qualquer uma dessas soluções de compartilhamento de arquivos.

avaliação gratuita: Sim

quantas ferramentas de comunicação da equipe você está usando?

ao decidir sobre as ferramentas de comunicação certas para o seu negócio, você precisa primeiro considerar quais canais você precisará. Você só precisa se comunicar com colegas de equipe ou também estará conversando com clientes em potencial e clientes?

no mínimo, uma plataforma de comunicações unificadas que contém um sistema de telefone comercial, recurso de videoconferência e mensagens será um bom ponto de partida. Isso cobrirá suas bases e, no mínimo, tornará o trabalho em equipe mais fácil—e à medida que sua empresa cresce, você pode continuar adicionando a ele com coisas como o software de contact center.

(e, claro, se você pode reduzir o número de planos de assinatura mensal que você está pagando, fazê-lo.)