Qué es un libro de minutos corporativo y por qué su negocio incorporado necesita uno

Si está en el proceso de incorporar su negocio, probablemente haya escuchado el término “libro de minutos”. Pero, ¿qué es exactamente un libro de actas corporativo y qué tipo de documentación incluye, exactamente?

En el blog de hoy, lo desglosaremos.

¿Qué es un libro de actas corporativo?

Un libro de actas corporativo es una colección de documentos y registros que forman una historia cronológica de la corporación y sus actividades. Un libro de minutos puede ser una carpeta física que contiene todos los documentos necesarios o una copia digital donde los archivos se pueden compartir y acceder fácilmente entre los accionistas. Si se conserva electrónicamente, debe estar disponible para imprimirse a pedido.

¿Qué incluye un libro de actas corporativo?

Un libro de minutos es generalmente uno de los primeros artículos revisados cuando una corporación está tratando de participar en ciertas transacciones comerciales, como vender la empresa, transferir la propiedad del negocio o obtener un préstamo.

Los siguientes documentos se encuentran normalmente en un libro de minutos:

• Artículos de constitución
• Registros de directores y funcionarios
• Registro de accionistas
• Certificados de acciones
• Actas de las reuniones (incluidas las resoluciones) realizadas por los directores y accionistas
• Todos los documentos de transacciones, como transferencias de acciones o cambios de director
• Copias de todos los formularios requeridos para ser archivados en el registro corporativo

Es importante que las corporaciones mantengan un libro de actas y se aseguren de que esté actualizado en caso de una auditoría.

¿Por qué su negocio incorporado necesita uno?

La legislación exige a todas las empresas que preparen y mantengan un libro de actas actualizado, que incluya un registro de todas las actividades mencionadas anteriormente. Su corporación se considera una entidad legal separada y debe cumplir con ciertas obligaciones bajo la Ley de Corporaciones Comerciales.

Si ha incorporado su pequeña empresa, la Provincia de Columbia Británica tiene información útil disponible sobre cómo mantener su corporación. Recomendamos encarecidamente buscar el asesoramiento de un abogado de pequeñas empresas, ya que cada negocio es único y un abogado puede ayudar a garantizar que nada se pase por alto.

Hay consecuencias para una corporación que no tiene o no mantiene un libro de minutos, incluidas sanciones monetarias.

Benchmark Law puede ayudar a crear y mantener un libro de minutos para su corporación. Póngase en contacto con nosotros hoy para obtener más información!

Si su pequeña empresa no está incorporada, entonces no tiene que preocuparse por mantener un libro de minutos corporativo. Sin embargo, si no estás seguro de lo que significa incorporar tu negocio, o tal vez lo sabes pero no estás seguro de los beneficios, echa un vistazo a esta publicación de blog anterior donde hemos desmitificado este tema.