Seguridad tecnológica

Es un momento difícil cuando un programa de violencia doméstica o agresión sexual recibe una citación solicitando información sobre un sobreviviente actual o anterior. La Ley de Violencia contra la Mujer (VAWA, por sus siglas en inglés), la Ley de Prevención y Servicios de Violencia Familiar (FVPSA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Víctimas de Delitos (VOCA, por sus siglas en inglés) contienen disposiciones estrictas de confidencialidad que limitan el intercambio de información de identificación personal de las víctimas. Los programas no pueden divulgar ninguna información sobre los sobrevivientes sin una divulgación por escrito, con pleno conocimiento de causa y por tiempo limitado, de la información firmada por el individuo. Pero VAWA, FVPSA y VOCA también permiten compartir de forma limitada cuando así lo requiere una orden judicial válida. Entonces, ¿una citación es una “orden judicial”? En muchas circunstancias, la respuesta es no.

¿Qué es una citación?

Una citación es un documento escrito que exige que un individuo testifique en un caso específico, entregue información o haga ambas cosas. La mayoría de las citaciones son emitidas por un abogado o fiscal en varios tipos de casos judiciales, incluidos los penales, los tribunales de menores y los grandes jurados. En la mayoría de los estados, no se considera una orden judicial a menos que esté firmada por un juez. Independientemente de quién envió la citación, los programas nunca deben ignorarla, y nunca deben simplemente entregar la información solicitada sin hacer objeciones y tomar medidas de protección. La respuesta adecuada variará y dependerá de varios factores.

¿Una citación es una “orden judicial”? En la mayoría de las circunstancias, la respuesta es no. Los programas NUNCA deben simplemente entregar información en respuesta a una citación.

Actuar antes de que sea necesario actuar

Los programas deben hacer varias cosas antes de recibir una citación:

1. Establecer buenas políticas y procedimientos para el mantenimiento de registros, la retención y la depuración de archivos. Recuerde que menos es a menudo lo mejor. Cuantos más datos de clientes recopile, mayores son los riesgos de confidencialidad para las víctimas. La mejor práctica a seguir para la recopilación de datos es recopilar y retener la cantidad mínima de información que necesita su agencia para proporcionar servicios centrados en la víctima. La información general sobre la retención de datos se puede encontrar en: www.techsafety.org/retention

2. Desarrollar una política escrita que aborde cómo responder a las citaciones y capacitar a todo el personal en esos procedimientos. La política debe incluir::

• Pautas generales sobre cómo responderá el programa,

• Instrucciones para notificar inmediatamente al director ejecutivo o a la administración que se ha recibido una citación,

• Designación de un miembro del personal (a menudo el director ejecutivo) que se considera el encargado de los registros.”Esta es la persona responsable del mantenimiento de todos los registros del programa y del cliente y de responder formalmente a una citación para obtener registros.

• El proceso para comunicarse con la persona cuya información se solicita y determinar qué le gustaría que el programa hiciera con su información. Esto debería incluir::

  • Identificar si la persona es actualmente o ha sido cliente del programa.

  • Determinar si existe un método seguro conocido para hacer contacto.

  • Identificar a quién del programa contactará.

  • Informar a la persona de la solicitud, qué información se ha solicitado, todas las opciones posibles para responder y las posibles consecuencias.

• El proceso para garantizar un consentimiento informado verdadero para una sobreviviente que desea que el programa comparta la información. Se debe informar plenamente a los clientes de las posibles consecuencias de la divulgación, y se debe decidir el método para obtener una divulgación por escrito de la información.

• El proceso para conectar a la persona con asesoramiento legal, si es necesario.

3. Establezca una relación con un abogado local que entienda las restricciones de confidencialidad impuestas por las leyes y privilegios federales, estatales y estatutarios, y que esté dispuesto a ayudar al programa de forma gratuita o a un costo reducido. Los programas también pueden contactar ambar.org/subpoena defensa de materiales y capacitación para apoyar a abogados en su área.

4. Establecer relaciones de colaboración con otras organizaciones y agencias comunitarias, como las fuerzas del orden, las agencias de bienestar infantil, las autoridades de vivienda, etc. Es importante entender que las relaciones de colaboración no significan el intercambio automático de información de sobrevivientes. De hecho, es todo lo contrario. Todos los socios de la comunidad deben ser educados sobre los requisitos de confidencialidad y que los programas no divulgarán información a menos que la sobreviviente lo desee y complete una divulgación por escrito.

Responder a una citación

Los programas que han recibido una citación NUNCA deben simplemente entregar información y siempre deben comunicarse con su abogado para obtener asesoramiento legal. La respuesta no será la misma cada vez, sino que dependerá de varios factores, incluyendo:

1. ¿La citación está firmada por un juez u otro funcionario judicial?

a. De lo contrario, es probable que no sea una orden judicial bajo la ley local y, por lo tanto, no sería una excepción a las obligaciones de confidencialidad establecidas por VAWA, FVPSA y VOCA, y no se debe divulgar información sobre la base de esa citación.

i. ¡La citación no debe ignorarse!

ii. El programa puede responder llamando / escribiendo al abogado que lo emitió y solicitando que se retire la citación, explicando los requisitos de confidencialidad. No se debe dar información al abogado, incluyendo si el sobreviviente fue alguna vez o es cliente del programa. Si no se retira la citación, el programa debe estar preparado para impugnar su validez en el tribunal.

b. En raras circunstancias, un juez o funcionario judicial puede firmar una citación. En estos casos, el programa aún puede llamar al abogado emisor para obtener más información sobre las circunstancias que rodean la citación, pero también debe estar preparado para comunicarse con el tribunal a través de una moción u otras presentaciones judiciales.

2. ¿El programa está trabajando actualmente con el sobreviviente cuya información se está buscando o tiene una forma de comunicarse con el sobreviviente?

a. El programa siempre debe intentar ponerse en contacto con el sobreviviente para notificarle sobre la recepción de la citación, si puede hacerlo de forma segura. Recuerde, la información pertenece al sobreviviente, quien tiene el derecho de decidir quién la recibe y cómo debe responder el programa.

i. Aunque es raro, es posible que una citación sea una orden judicial que incluya un mandato que prohíba al programa notificar a la persona cuya información se solicita. Si el programa recibe una citación como esa, el programa debe consultar con su abogado antes de comunicarse con el sobreviviente.

b. Si no se puede contactar al sobreviviente, el programa aún tiene la obligación de impugnar la citación. Si las conversaciones informales con el abogado emisor no tienen éxito, el programa debe estar preparado para presentar una moción para Anular.

c. Si puede hablar con la sobreviviente, explique cuidadosamente el derecho de la sobreviviente a que el programa desafíe la citación y describa cualquier limitación a la confidencialidad que el programa pueda tener.

i. Si el sobreviviente no desea que se divulgue la información, es obligación del programa impugnar la citación presentando una Moción para Anular. El programa debe explicar el proceso a la sobreviviente y asegurarse de que entienda que si la Moción no tiene éxito, el programa puede continuar desafiándola tanto como sea posible, pero es posible que un tribunal le ordene divulgar alguna información. Si la Moción no tiene éxito y el tribunal ordena al programa que divulgue la información, el programa debe considerar presentar una apelación ante un tribunal superior.

ii. Si el sobreviviente quiere que se divulgue la información, el programa debe explorar con el sobreviviente cómo se puede divulgar la información:

• Si el propio abogado del sobreviviente está buscando la información, generalmente es mejor retirar la citación (porque eso le dice a la parte contraria que la información está disponible) y discutir con el sobreviviente la mejor manera de obtener información al abogado del sobreviviente.

• Si es un adversario que busca la información, y el sobreviviente quiere que el programa la proporcione, el sobreviviente debe completar una divulgación de información por escrito, informada y por tiempo limitado, y el programa debe divulgar solo la información específica detallada en esa divulgación y prepararse para impugnar la demanda de la citación de cualquier otra información (si es necesario).

3. ¿Qué pasa si el programa ya no tiene la información solicitada?

a. El programa no puede confirmar ni negar si tienen la información solicitada porque eso confirma haber trabajado con el cliente.

b. Un programa puede llamar o escribir al abogado emisor para decirle: “Usted ha solicitado información desde hace 2 años. La confidencialidad me prohíbe confirmar si sabemos quién es esta persona, pero puedo decirle que es nuestra política destruir todos los archivos después de un año. Por lo tanto, es poco probable que tengamos algo relacionado con alguien de hace 2 años. ¿Quiere retirar su citación?”

4. ¿Qué pasa si el programa nunca proporcionó servicios a la sobreviviente?

a. El programa no puede confirmar ni negar si ha trabajado con un cliente. Si el programa niega haber trabajado con una persona en algunos casos, la negativa a confirmar o negar en otros casos se convierte en una confirmación en sí misma.

b. A menudo, la citación y el caso judicial darán información sobre cómo comunicarse con la persona. El programa puede llamar al abogado de la persona, decirle que ha recibido una citación relacionada con la persona y pedirle que hable directamente con la persona sobre la citación.

i. La persona puede dar su consentimiento para revelar que el programa nunca proporcionó servicios.

c. El programa aún debe impugnar citaciones para obtener información, incluso cuando el programa nunca proporcionó servicios. Este desafío educa al sistema legal sobre la confidencialidad del programa. La reputación de proteger enérgicamente la información hará que los abogados se lo piensen dos veces antes de volver a citar el programa.

Resumen

Para que los programas brinden los mejores servicios a las sobrevivientes de violencia doméstica, agresión sexual, violencia en citas y acecho, es fundamental mantener su información en estricta confidencialidad. Recuerde que la información pertenece al sobreviviente, no al programa. La sobreviviente se reserva el derecho de elegir cuándo, cómo y qué información personal se compartirá o no, y con quién. Las agencias y defensores son responsables de respetar y honrar los deseos de la víctima y salvaguardar cualquier información de la sobreviviente que recopilen o posean.