Suposiciones y Restricciones en la Gestión de Proyectos

Hoy, analizaremos las suposiciones y restricciones del proyecto mirando un ejemplo del mundo real.

Imagina que quieres ir de compras a un centro comercial al que se tarda una hora en llegar en coche.

Usted asumió que saldría de su casa alrededor de las 6:00 pm y llegaría al centro comercial a las 7:00 pm.

Este es un ejemplo de una suposición, algo que usted cree que es verdad.

¿Qué pasa con las restricciones?

En el ejemplo de compra, puedes pensar en dos. La primera restricción es el dinero. Si tiene 500 USD en la mano, eso es todo lo que puede gastar en este viaje de compras. La segunda restricción es la hora de cierre del centro comercial; digamos que es a las 10: 30 pm. Esto significa que no puede continuar con sus compras después de eso.

Del mismo modo, los proyectos también tienen supuestos y limitaciones. Debe comprender y gestionar estos factores si desea completar su proyecto con éxito.

Vamos a sumergirnos.

Supuestos y restricciones del proyecto

Los supuestos y restricciones del proyecto se identifican al comienzo del proyecto. A lo largo del ciclo de vida del proyecto, se refinarán y volverán a analizarse. Las suposiciones y restricciones del proyecto son clave para muchos procesos de la Guía PMBOK.

Un aspecto esencial de su proyecto, las suposiciones y las restricciones no se gestionan como requisitos o riesgos. Sin embargo, documentarlos ayuda a protegerte de futuros agravios. Debe describir las suposiciones y restricciones de su proyecto en la declaración de alcance del proyecto.

Suposiciones del proyecto

Una suposición es lo que usted cree que es cierto. Estos son eventos o circunstancias anticipados que se esperan durante el ciclo de vida de su proyecto. Usted hace suposiciones basadas en su experiencia o en la información disponible.

Las suposiciones pueden no terminar siendo ciertas. De hecho, a veces pueden ser falsas y pueden afectar negativamente a su proyecto, lo que agrega riesgo al proyecto.

Por ejemplo, reconsideremos el ejemplo anterior. Asumiste que tardarías una hora en llegar al destino. ¿Qué pasará si está atascado en el tráfico y no puede llegar al centro comercial a tiempo?

Su suposición resultó ser falsa. Ahora sus compras están en riesgo porque no tiene tanto tiempo como lo planeó.

Esto también puede sucederle a tu proyecto.

Por ejemplo, asumiste que podrías obtener el equipo necesario cuando lo necesitaras. Sin embargo, no pudo obtenerlo cuando llegó el momento debido a la escasez o a problemas en la cadena de suministro.

Ahora se encuentra en una situación difícil.

Los supuestos desempeñan un papel esencial en la elaboración de un plan de gestión de riesgos. Por lo tanto, como gerente de proyecto, debe analizar cada suposición y predecir su impacto.

Ejemplos de supuestos del proyecto

• Obtendrá todos los recursos que necesita.
• Durante la temporada de lluvias, mano de obra barata estará disponible.
• Todos los interesados pertinentes asistirán a la próxima reunión.
• Los miembros de tu equipo tienen todas las habilidades necesarias.
• Todo el equipo está en buenas condiciones.
• El proveedor entregará consumibles a tiempo.

Puede ver cómo, si alguna de las suposiciones anteriores resulta diferente, su proyecto se verá radicalmente afectado.

Restricciones del proyecto

Las restricciones del proyecto son limitaciones impuestas al proyecto, como el presupuesto, el calendario o los recursos.

La Guía PMBOK reconoce seis limitaciones del proyecto: alcance, calidad, calendario, presupuesto, recursos y riesgo. De estas seis, el alcance, el calendario y el presupuesto se conocen como las restricciones triples.

Estas restricciones se definen al comienzo de su proyecto y debe trabajar dentro de sus límites.

Una restricción puede ser de dos tipos:

1. Restricciones de negocio
2. Restricciones técnicas

Restricciones de negocio

Las restricciones de negocio dependen del estado de su organización. Son restricciones de alto nivel y a menudo se definen cuando comienza el proyecto, como el tiempo, el presupuesto y los recursos.

Los cambios en estas restricciones son raros, y el equipo de gestión de proyectos tiene que trabajar dentro de ellos.

Restricciones técnicas

Las restricciones técnicas limitan sus opciones de diseño. Son fijos, y cualquier cambio en las especificaciones técnicas puede afectar la planificación de su proyecto.

Por ejemplo, supongamos que está construyendo una canalización. De acuerdo con el diseño, la tubería debe soportar una cierta cantidad de presión; esta es su restricción técnica, una realidad fija.

Cada proyecto tiene restricciones. Por lo tanto, debe identificarlos todos y desarrollar su plan en consecuencia. Las restricciones están fuera de su control, impuestas por clientes, organizaciones o regulaciones gubernamentales.

Ejemplo de restricciones del proyecto

Algunos ejemplos de restricciones son:

• Debe alcanzar el primer hito en el plazo de un mes.
• Tienes que trabajar con los recursos disponibles.
• Solo tendrá dos ingenieros de sitio.

Supuestos Frente a restricciones

Las siguientes son algunas diferencias entre supuestos y restricciones:

• Se cree que las suposiciones son ciertas, mientras que las restricciones son ciertas en la naturaleza.
• Las suposiciones son buenas para el proyecto, mientras que la mayoría de las veces, las restricciones no son favorables para el objetivo del proyecto.
• Si las suposiciones se vuelven falsas, son malas noticias para el proyecto. Sin embargo, si las restricciones son falsas, es positivo.

Las suposiciones y restricciones juegan un papel vital en el proceso de planificación como la base de su plan de gestión de proyectos.

Cualquier suposición es un riesgo potencial para su proyecto, porque, si cualquier suposición es incorrecta, está en problemas. Su plan de gestión de riesgos depende en gran medida de suposiciones y limitaciones. No identificar ninguno de ellos puede afectar a su proyecto.

Resumen

Las suposiciones y restricciones son una parte importante de su proyecto. Necesitan ser identificados, controlados y monitoreados continuamente.

Una suposición es una condición que cree que es verdadera, y una restricción es una limitación fija en su proyecto. Los supuestos deben analizarse de manera realista, mientras que las restricciones deben identificarse claramente a lo largo del ciclo de vida del proyecto. La gestión de suposiciones y restricciones es necesaria para completar su proyecto con una obstrucción mínima.

Los supuestos del proyecto y las restricciones del proyecto son temas esenciales desde el punto de vista de un examen de certificación PMP. Es posible que vea preguntas sobre esto.