blog pro vášnivé plánovače

zprávy o stavu jsou kritickou součástí řízení projektů. Všichni je píšeme, ale málokdo je čte. Nevím, kolikrát jsem měl tvrzení zúčastněných stran, že nevím něco, co bylo ve zprávě o stavu … na frontě page…in tučně … se šipkami ukazujícími na něj a slovy: “To je velmi důležité.”

dobře, ten poslední kousek byl přehnaný, ale zbytek nebyl.

jednou jsem měl klienta, který odmítl zaplatit účet, protože ” nevěděl, co děláme.”Po přezkoumání měsíců zpráv o stavu souhlasil, že zaplatí účet.

napsal jsem tyto zprávy, aby nepokrývaly-my-tuchus, ale aby klient věděl, co děláme, a byl s ním v souladu. Jak děláme reporting projektů způsobem, který zvyšuje úspěch projektu? A jak vhodně komunikujeme s různými typy zúčastněných stran?

buďte empatičtí

existují některé zúčastněné strany, které se chtějí zapojit do každého rozhodnutí, vědět, co každý dělá a proč. Jsou jiní, kteří chtějí jen vědět co, ale nestarají se o to proč. Někteří jsou posedlí daty; ostatní s dolary. Někteří mají rádi písemné zprávy; jiní dávají přednost telefonátům. Nemůžete dělat smysluplné podávání zpráv o projektu, aniž byste pochopili, co motivuje vaše zúčastněné strany.

při schůzkách se zúčastněnými stranami poslouchejte, na čem jim záleží, a ujistěte se, že vaše zprávy tyto problémy pokrývají. Ptát se je užitečné, ale naslouchání jejich otázkám často dává lepší náznak jejich obav než jejich odpovědi. A buďte připraveni na změnu jejich zaměření.

jednou jsem měl zákazníka, který se začal starat jen o plán a v polovině se zaměřil na náklady, možná proto, že se o to začal starat někdo nad nimi v potravinovém řetězci.

pokud vaše zúčastněné strany dávají přednost verbálním aktualizacím, je to v pořádku, ale stále musíte něco napsat v případě, že dojde k neshodě později. Může to být úplná písemná zpráva, kterou zkontrolujete telefonicky (přednostně), nebo to může být zápis ze schůzky, který ihned poté odešlete zúčastněným stranám.

nástroje jako LiquidPlanner mohou pomoci tím, že poskytují snadný přístup k úkolům, které byly dokončeny, jaké úkoly byly přidány, kolik rozpočtu jste spotřebovali a jak nedávné objevy změnily plán.

být žalovatelné

jedním z důvodů, proč zprávy o stavu nejsou často oceňovány, je to, že někdy nejsou žalovatelné. Jako PM, který podává zprávy o stavu vašeho projektu, přemýšlejte o opatřeních, o kterých si myslíte, že by měla být přijata, a jaké informace budou vaše zúčastněné strany potřebovat k ospravedlnění této akce.

pokud jste například objevili nové riziko a uvažujete o svých možnostech zmírnění,může být nutné, aby vaše zúčastněná strana schválila tato zmírnění. Budete chtít, aby dobře pochopili, co se děje, než to schválíte. Pokud potřebujete podporu od jiného týmu, který bude vyžadovat opětovné přiřazení zdrojů, zúčastněné strany by měly být předem upozorněny na to, kdy a proč.

oddělte kritický od hlubokého ponoru

Toto je pravděpodobně nejdůležitější část reportingu projektu. Existuje spousta informací, které byste mohli chtít zahrnout, ale musíte oddělit to, co musí váš zúčastněný subjekt vědět, od toho, co chcete, aby věděli nebo co chtějí vědět.

na přední straně by měla být sekce, která je nad záhybem, že pokud si to jen přečtou, budou vědět všechno, co je kritické. Zbytek zprávy může obsahovat více podrobností nebo méně důležité otázky. Pokud posíláte zprávy o stavu e-mailem jako samostatný dokument, vložte tyto důležité informace do e-mailu. Tímto způsobem mohou vidět nejdůležitější informace, i když dokument neotevřou (jak tomu bohužel často bude).

konzistence

doručování zpráv ve stejný den v týdnu, které pokaždé vypadají stejně, pomáhá vašim zúčastněným stranám efektivně absorbovat informace. Nechcete, aby si každý týden poškrábali hlavy, aby zjistili,” co to znamená “Nebo” kde je stav rozpočtu, na kterém mi záleží.”Dobrá zpráva o stavu nevyřeší problém zainteresovaných zúčastněných stran, ale pokud děláte svou práci dobře, mohou se začít těšit na vaše týdenní aktualizace!