implementace efektivního sledování objednávek

jak prochází vaším nákupním oddělením, dodavateli a nakonec zpět do vašeho účetního oddělení ke kontrole a platbě, typická objednávka (PO) generuje mnoho velmi užitečných informací. Pokud však nepoužíváte systém sledování objednávek k připojení a ověření všech těchto údajů, nechybí vám jen praktické informace, ale ztrácíte drahocenný čas, peníze a zdroje na plýtvání a zbytečné riziko.

v minulých dnech spoléhání se na manuální práci a hromady papíru znamenalo, že sledování objednávek bylo časově náročné, obtížné a téměř nemožné sledovat v reálném čase. Ale díky nové technologii a několika osvědčeným procesům objednávek můžete snadno a za rozumnou cenu vytvářet objednávky a sledovat je po celou dobu jejich životního cyklu.

co je sledování objednávky?

když monitorujete výdaje provedené s objednávkami, od vytvoření požadavku na nákup až po konečné odsouhlasení a platbu, používáte systém sledování objednávek(nebo správu objednávek). Mohou být stejně jednoduché jako tabulkový a kancelářský balík nebo stejně složité jako software pro zadávání veřejných zakázek, ale každý sledovací systém PO sdílí společné cíle:

• standardizace pro zkrácení doby zpracování, zpoždění pracovního postupu a chyb. V ideálním případě monitorování v reálném čase pomáhá předcházet problémům dříve, než začnou.
• snížení mzdových nákladů a minimalizace spotřebovaných zdrojů.
• Vylepšená správa dokumentů, řízení zásob, řízení dodavatelů a optimalizace procesů. Každé číslo PO spojuje svou odpovídající objednávku s každým dalším souvisejícím dokumentem v transakčním řetězci.
• Podporujte úplný soulad s vnitřními zásadami, smluvními podmínkami a všemi právními předpisy v celém dodavatelském řetězci.
• podporovat celkové zlepšení organizačních procesů prostřednictvím tvorby hodnoty a nižší celkové náklady na vlastnictví (TCO) pro všechny nákupy.

pro moderní společnosti má použití automatizovaného softwaru pro objednávky k urychlení a zlepšení jejich procesů zadávání zakázek mnohem větší smysl. Umělá inteligence (AI) a automatizace vás osvobodí od chyb, zpoždění, plýtvání a nesrovnalostí, které způsobily, že papírové sledování PO tak masivní bolesti hlavy.

Old-School Purchase Order Tracking již řeže hořčice

tradiční způsob sledování objednávek obvykle zapojeny (a pro mnoho podniků, i nadále zahrnovat) papírové sledování, kusové softwarové řešení, nebo nějakou směs dvou. Efektivita a produktivita se výrazně zlepšují ve srovnání s “flying blind”, ale zůstávají významné překážky vážných úspor a zlepšení procesů, včetně:

• hory papíru—a papírového odpadu. Papírové formuláře jsou drahé, obtížně se vytvářejí, opravují a ukládají a podléhají lidské chybě-často ve trojím vyhotovení. Oprava jediné chyby v objednávce je menší nepříjemnost; kopání zásuvky za zásuvkou, abyste zjistili, co se pokazilo jednou nebo vícekrát denně, je zabijákem produktivity a efektivity. Kromě toho sledování objednávek na papíře přispívá ke dvěma librám papíru používaným denně – a 10 000 listům papíru používaným každý rok—průměrným pracovníkem v kanceláři. Vzhledem k tomu, že až 70% kancelářského odpadu je papír, všechny tyto duplicitní kopie rychle přispívají k ekologické stopě velikosti Godzilla.
• vyžaduje se” Praktická ” péče. Ruční zpracování objednávek znamená, že každý krok, od požadavků na nákup až po konečnou platbu, musí být proveden ručně. Lidský zásah (a s ním spojený potenciál pro chyby a opomenutí) znamená hodiny strávené na zadávání dat, opravu chyb a potvrzení důležitých detailů transakce namísto úkolů na vyšší úrovni, budování hodnoty. Bez automatizace nemusí existovat konzistentní metodika, kterou by zaměstnanci měli dodržovat, takže žádní dva zaměstnanci nemohou připravovat, směrovat nebo podávat objednávky stejným způsobem. To také ztěžuje vytváření vlastnictví jak pro konkrétní role, tak pro úkoly a potenciální úzká místa, která je mohou narušit. Fyzické dokumenty se mohou ztratit v náhodném pořadí a schvalovací pracovní postupy mohou být narušeny jediným bodem selhání a dohled může chybět.
• časově náročné, drahé a neprůhledné pracovní postupy. Mzdové a materiálové náklady mohou růst na nezvládnutelnou úroveň, protože počet objednávek, které mají být zpracovány, roste. Dodatečné náklady jsou přidány ukládáním dokumentů, opravami výjimek a interními podvody a/nebo podvody s fakturami. Dokumenty mohou být ztraceny, misfiled, směrovány na nesprávnou stranu ke schválení, nebo sedět nepotvrzené dny, vytváření nákladných zátarasů. Neviditelné výdaje mohou vytvářet překvapivé překročení rozpočtu, duplicitní objednávky a zmeškané příležitosti pro slevy.

pro moderní společnosti má použití automatizovaného softwaru pro objednávky k urychlení a zlepšení jejich procesů zadávání zakázek mnohem větší smysl.

Umělá inteligence (AI) a automatizace vás osvobodí od chyb, zpoždění, plýtvání a nesrovnalostí, které způsobily, že papírové sledování PO tak masivní bolesti hlavy.

automatizace nabízí lepší způsob, jak sledovat nákupy

zálohovaný do cloudu a přístupný z tabletu, telefonu a Počítače, software pro objednávky Vám umožňuje používat umělou inteligenci spolu s výkonnými, přizpůsobitelnými nástroji, jako jsou šablony objednávek a automatizované pracovní postupy pro oříznutí odpadu z celé funkce nákupu.

vaše počáteční investice nemusí být masivní; můžete začít v malém, s jednoduchou aplikací objednávky, která může být jádrem vašeho přechodu na digitální nebo vítaným doplňkem ke stávajícímu plánování podnikových zdrojů (ERP), řízení zdrojů zákazníků (CRM) a Účetnímu softwaru. Virtualizace a” vždy zapnutý ” přístup poskytují malým podnikům stejnou výkonnou sadu nástrojů, která byla dříve vyhrazena pro mnohem větší podniky.

upgrade na automatizovanou správu objednávek založenou na cloudu vám umožní:

• vybudujte uživatelsky přívětivý portál pro zadávání zakázek, který zmocňuje zaměstnance, který odstraní dohady (a gruntwork) z nákupu a zároveň zajistí dodržování předpisů a ziskovost. Cloudové aplikace mohou sloužit až školení a dokumentace obnovovače na vyžádání, a umožnit komunikaci v reálném čase, aby okamžité změny, dodatky, a opravy.
• Vytvořte objednávky ze šablon. Každá řádková položka v každé nové objednávce je automaticky naplněna relevantními informacemi o dodavateli, platebními podmínkami, specifikami smlouvy a daty správy zásob vytaženými z cloudu. Všechny dokumenty (počínaje žádostí o nákup) jsou digitální a lze je elektronicky směrovat, manipulovat a ukládat. Už žádný les zbytečného papíru!
• Integrujte hierarchické role, přístup a odpovědnosti v celém procesu zadávání zakázek.
• Spravujte dodavatele efektivněji. Preferovaní dodavatelé mohou být předem vybráni a automaticky vyplněni v objednávkových formulářích pro každodenní produkty(například kancelářské potřeby). Informace o smlouvě však mohou být také staženy ze serveru, aby se automaticky poskytl seznam dodavatelů, kteří mohou nejlépe vyplnit cenové, dodací a kvantitativní/kvalitativní potřeby pro větší nebo jednorázový nákup zboží a služeb.
• zrychlete a Zefektivněte schvalovací pracovní postupy pomocí automatických připomenutí. Sledování čísel objednávek v reálném čase z jakéhokoli zařízení činí ztracené POs a náhodná úzká místa minulostí.
• výrazně snížit zadávání dat, sledování výjimek a další práci na nízké úrovni, aby uvolnili zaměstnance pro strategičtější úkoly.
• Centralizujte, připojte a ověřte všechna transakční data. Řízení dodavatelského řetězce, řízení zásob a účetní procesy již nejsou izolovány do samostatných aplikací. Data mohou být použita nejen pro sledování objednávek, ale i pro vyjednávání, strategické získávání a plánování a finanční analýzu—včetně výkaznictví, projekcí a podrobných komplexních auditních tras.
• Automatizujte většinu životního cyklu objednávky, abyste snížili lidskou chybu. Expozice rizik je také minimalizována odstraněním duplicitních objednávek, nepoctivých výdajů a interních podvodů nebo faktur.

zdokonalte své nákupní oddělení sledováním objednávek

zůstat před křivkou na dnešním konkurenčním trhu znamená být připraven přijmout to, co funguje—a odhodit to, co není. Chcete-li získat co nejvíce ze svého nákupu a učinit z vašich objednávek zdroj hodnoty a utratit, vezměte digitální skok. Automatizace usnadňuje rozloučení s nákladnými chybami, promarněný čas, peníze, a zdroje, a mnoho produktivity-sapping nebezpečí papíru. Změna způsobu, jakým sledujete své POs, může být jiskrou, která pro vaši společnost zapálí skutečně silné, produktivní a bezpapírové zadávání zakázek.