wdrażanie skutecznego śledzenia zamówień

podczas gdy przesyłane są one przez Dział Zakupów, do sprzedawcy, a następnie z powrotem do działu księgowości w celu dokonania przeglądu i płatności, typowe zamówienie zakupu (PO) generuje wiele bardzo przydatnych informacji. Jeśli jednak nie korzystasz z systemu śledzenia zamówień zakupu, aby połączyć i zweryfikować wszystkie te dane, nie tylko tracisz przydatne informacje, ale także tracisz cenny czas, pieniądze i zasoby na marnotrawstwo i niepotrzebne ryzyko.

w minionych dniach poleganie na pracy fizycznej i stosach papieru oznaczało śledzenie zamówień zakupu było czasochłonne, trudne i prawie niemożliwe do monitorowania w czasie rzeczywistym. Ale dzięki nowej technologii i kilku sprawdzonych procesów zamówień zakupu, można łatwo i tanio tworzyć zamówienia zakupu, a następnie śledzić je w całym cyklu życia.

co to jest śledzenie zamówień?

podczas monitorowania wydatków dokonanych za pomocą zamówień zakupu, od utworzenia zgłoszenia zapotrzebowania do ostatecznego uzgodnienia i płatności, korzystasz z systemu śledzenia zamówień zakupu (lub zarządzania zamówieniami zakupu). Mogą być tak proste jak arkusz kalkulacyjny i pakiet biurowy lub tak złożone jak oprogramowanie do zamówień dla przedsiębiorstw, ale każdy system śledzenia zamówień ma wspólne cele:

• standaryzacja w celu skrócenia czasu przetwarzania, opóźnień przepływu pracy i błędów. Idealnie, monitorowanie w czasie rzeczywistym pomaga zapobiegać problemom przed ich rozpoczęciem.
• Redukcja kosztów wynagrodzeń i minimalizacja zużytych zasobów.
• Ulepszone zarządzanie dokumentami, kontrola zapasów, zarządzanie dostawcami i optymalizacja procesów. Każdy numer PO łączy odpowiednie zlecenie zakupu z każdym innym powiązanym dokumentem w łańcuchu transakcji.
• Promuj pełną zgodność z wewnętrznymi zasadami, negocjowanymi warunkami umowy i wszystkimi regulacjami prawnymi w całym łańcuchu dostaw.
• Promuj ogólną poprawę procesów organizacyjnych poprzez tworzenie wartości i niższy całkowity koszt posiadania (TCO) dla wszystkich zakupów.

dla nowoczesnych firm korzystanie z oprogramowania do automatycznego zamawiania zamówień w celu przyspieszenia i usprawnienia procesów zakupowych ma o wiele większy sens. Sztuczna inteligencja (AI) i automatyzacja uwolnią cię od błędów, opóźnień, marnotrawstwa i niespójności, które sprawiły, że śledzenie zamówień w formie papierowej było tak potężnym bólem głowy.

Staromodne śledzenie zamówień zakupu nie jest już musztardą

tradycyjna metoda śledzenia zamówień zakupu zwykle obejmuje (i, w przypadku wielu firm, nadal obejmuje) śledzenie w formie papierowej, fragmentaryczne rozwiązania programowe lub niektóre z nich. Wydajność i produktywność znacznie się poprawiły w porównaniu z “latającymi ślepymi”, ale nadal istnieją znaczne przeszkody dla poważnych oszczędności i ulepszeń procesów, w tym:

• góry papieru-i odpadów papierowych. Formy papierowe są drogie, trudne do tworzenia, korygowania i przechowywania oraz podlegają błędom ludzkim—często w trzech egzemplarzach. Poprawianie pojedynczego błędu w zamówieniu zakupu jest niewielką niedogodnością; przekopywanie się przez szufladę po szufladzie, aby dowiedzieć się, co poszło nie tak jeden lub więcej razy dziennie, jest zabójcą wydajności i wydajności. Ponadto śledzenie zamówień na papierze przyczynia się do dwóch funtów papieru używanego codziennie—i 10 000 arkuszy papieru używanych każdego roku—przez przeciętnego pracownika biurowego. Biorąc pod uwagę, że do 70% odpadów biurowych to papier, wszystkie te zduplikowane kopie szybko sumują się w ślad środowiskowy wielkości Godzilli.
• wymagana opieka “praktyczna”. Ręczne przetwarzanie zamówień zakupu oznacza, że każdy krok, od zapotrzebowania na zakup do końcowej płatności, musi być wykonany ręcznie. Ludzka interwencja (i związany z nią potencjał błędów i pominięć) oznacza godziny spędzone na wprowadzaniu danych, korekcji błędów i potwierdzaniu ważnych szczegółów transakcji zamiast zadań budowania wartości na wyższym poziomie. Bez automatyzacji może nie być spójnej metodologii dla pracowników, więc żaden pracownik nie może przygotowywać, wyznaczać tras lub składać zamówień zakupu w zupełnie taki sam sposób. Utrudnia to również tworzenie odpowiedzialności za konkretne role i zadania oraz potencjalne wąskie gardła, które mogą je zakłócić. Fizyczne dokumenty mogą zostać utracone podczas przetasowywania, a przepływy zatwierdzania mogą zostać zakłócone przez pojedynczy punkt awarii i brak nadzoru.
• czasochłonne, kosztowne i nieprzezroczyste procesy pracy. Koszty płac i materiałów mogą wzrosnąć do poziomu niemożliwego do zarządzania wraz ze wzrostem liczby zamówień do przetworzenia. Dodatkowe koszty są dodawane przez przechowywanie dokumentów, korekty WYJĄTKÓW oraz oszustwa wewnętrzne i/lub faktury. Dokumenty mogą zostać utracone, błędnie wypełnione, przesłane do niewłaściwej strony w celu zatwierdzenia lub siedzieć bez potwierdzenia przez kilka dni, tworząc kosztowne blokady dróg. Niewidoczne wydatki mogą powodować zaskakujące przekroczenia budżetu, zduplikowane zamówienia i utracone możliwości zniżek.

w nowoczesnych firmach korzystanie z oprogramowania do automatycznego zamawiania zamówień w celu przyspieszenia i usprawnienia procesów zakupowych ma o wiele większy sens.

sztuczna inteligencja (AI) i automatyzacja uwolnią cię od błędów, opóźnień, marnotrawstwa i niespójności, które sprawiły, że śledzenie zamówień w formie papierowej było tak potężnym bólem głowy.

Automatyzacja oferuje lepszy sposób śledzenia zakupów

oprogramowanie do zamówień zakupu utworzone w chmurze i dostępne z tabletu, telefonu i komputera umożliwia korzystanie ze sztucznej inteligencji wraz z potężnymi, konfigurowalnymi narzędziami, takimi jak szablony zamówień zakupu i zautomatyzowane przepływy pracy, aby przycinać odpady z całej funkcji zamówień.

Twoja początkowa inwestycja nie musi być masowa; możesz zacząć od małego, z prostą aplikacją zamówień zakupu, która może być rdzeniem Twojej zmiany na cyfrowe lub mile widzianym dodatkiem do istniejącego oprogramowania do planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), zarządzania zasobami klienta (CRM) i księgowości. Wirtualizacja i dostęp” zawsze włączony ” dają małym firmom ten sam potężny zestaw narzędzi, który był zarezerwowany dla znacznie większych przedsiębiorstw.

przejście na zautomatyzowane, oparte na chmurze zarządzanie zamówieniami pozwala:

• Zbuduj przyjazny dla użytkownika portal zakupów, który eliminuje zgadywanie (i gruntowanie) przy jednoczesnym zapewnieniu zgodności i rentowności. Aplikacje oparte na chmurze mogą na żądanie obsługiwać szkolenia i odświeżać dokumentację, a także umożliwiać komunikację w czasie rzeczywistym, aby umożliwić natychmiastowe zmiany, uzupełnienia i poprawki.
• twórz zlecenia zakupu z szablonów. Każda pozycja w każdym nowym zamówieniu jest automatycznie wypełniana odpowiednimi informacjami o dostawcy, warunkach płatności, specyfikacjach umów i danych zarządzania zapasami pobieranych z chmury. Wszystkie dokumenty (począwszy od wniosku o zakup) są cyfrowe i mogą być elektronicznie kierowane, manipulowane i przechowywane. Koniec z lasem zmarnowanego papieru!
• Zintegruj hierarchiczne role, dostęp i obowiązki w całym procesie zaopatrzenia.
• efektywniej Zarządzaj dostawcami. Preferowani Dostawcy mogą być wstępnie wybrani i automatycznie wypełniani na formularzach zamówień zakupu produktów codziennego użytku (takich jak artykuły biurowe). Jednak informacje o umowach mogą być również pobierane z serwera, aby automatycznie dostarczać listę dostawców, którzy mogą najlepiej zaspokoić potrzeby dotyczące cen, dostawy i ilości/jakości w przypadku większego lub jednorazowego zakupu towarów i usług.
• przyspiesz i usprawnij procesy zatwierdzania dzięki automatycznym przypomnieniom. Śledzenie w czasie rzeczywistym numerów zamówień zakupu z dowolnego urządzenia sprawia, że utracone POs i losowe wąskie gardła należą do przeszłości.
• znacznie zmniejsz wprowadzanie danych, śledzenie zwolnień i inne prace niskiego szczebla, aby uwolnić pracowników do bardziej strategicznych zadań.
• Scentralizuj, połącz i zweryfikuj wszystkie dane transakcyjne. Zarządzanie łańcuchem dostaw, kontrola zapasów i procesy księgowe nie są już izolowane w samodzielnych aplikacjach. Dane mogą być wykorzystywane nie tylko do śledzenia zamówień zakupu, ale także do negocjacji, strategicznego zaopatrzenia i planowania oraz analizy finansowej—w tym do raportowania, prognoz i szczegółowych, kompleksowych ścieżek audytu.
• zautomatyzuj większość cyklu życia zamówienia zakupu, aby zmniejszyć liczbę błędów ludzkich. Narażenie na ryzyko jest również zminimalizowane poprzez eliminację duplikatów zamówień, nieuczciwych wydatków i oszustw wewnętrznych lub faktur.

udoskonal swój dział zakupów dzięki śledzeniu zamówień zakupu

wyprzedzanie krzywej na dzisiejszym konkurencyjnym rynku oznacza gotowość do zaakceptowania tego, co działa—i odrzucenia tego, co nie jest. aby w pełni wykorzystać swoje zamówienia i sprawić, że zamówienia zakupu będą źródłem wartości, a także wydatków, skorzystaj z cyfrowego skoku. Automatyzacja ułatwia pożegnanie się z kosztownymi błędami, zmarnowanym czasem, pieniędzmi i zasobami oraz wieloma zagrożeniami związanymi z papierem, które ograniczają produktywność. Zmiana sposobu śledzenia POs może być iskrą, która rozpali naprawdę potężne, produktywne i wolne od papieru Zakupy dla Twojej firmy.