Implementar un Seguimiento eficiente de las Órdenes de compra

A medida que viaja a través de su departamento de compras, hasta el proveedor y, finalmente, de vuelta a su departamento de contabilidad para su revisión y pago, una orden de compra (PO) típica genera mucha información muy útil. Pero si no está utilizando un sistema de seguimiento de órdenes de compra para conectar y verificar todos esos datos, no solo se está perdiendo información procesable, sino que pierde tiempo, dinero y recursos valiosos para desperdiciar y correr riesgos innecesarios.

En el pasado, la dependencia del trabajo manual y los montones de papel significaba que el seguimiento de las órdenes de compra requería mucho tiempo, era difícil y casi imposible de monitorear en tiempo real. Pero gracias a la nueva tecnología y a un puñado de procesos de órdenes de compra comprobados, puede crear órdenes de compra de manera fácil y asequible y luego rastrearlas a lo largo de todo su ciclo de vida.

¿Qué es el Seguimiento de Órdenes de Compra?

Cuando supervisa el gasto realizado con órdenes de compra, desde la creación de la solicitud de compra hasta la conciliación y el pago finales, está utilizando el sistema de seguimiento de órdenes de compra (o gestión de órdenes de compra). Pueden ser tan simples como una hoja de cálculo y un paquete de oficina o tan complejos como un software de compras empresarial, pero todos los sistemas de seguimiento de PO comparten objetivos comunes:

• Estandarización para reducir los tiempos de procesamiento, los retrasos en el flujo de trabajo y los errores. Idealmente, el monitoreo en tiempo real ayuda a prevenir problemas antes de que comiencen.
• Reducir los costos de nómina y minimizar los recursos consumidos.
• Mejora de la gestión de documentos, el control de inventario, la gestión de proveedores y la optimización de procesos. Cada número de orden de compra conecta su orden de compra correspondiente con cualquier otro documento relacionado en la cadena de transacciones.
• Promueva el cumplimiento completo de las políticas internas, los términos contractuales negociados y todas las regulaciones legales en toda su cadena de suministro.
• Promover la mejora general de los procesos organizacionales a través de la creación de valor y un menor costo total de propiedad (TCO) para todas las compras.

Para las empresas modernas, el uso de software de órdenes de compra automatizadas para acelerar y mejorar sus procesos de adquisición tiene mucho más sentido. La inteligencia artificial (IA) y la automatización le liberan de los errores, retrasos, desperdicios e inconsistencias que hicieron que el seguimiento de PO en papel fuera un dolor de cabeza enorme.

El Seguimiento de órdenes de compra de la Vieja Escuela Ya no corta el hilo

El método tradicional de seguimiento de órdenes de compra generalmente implicaba (y, para muchas empresas, sigue implicando) el seguimiento en papel, las soluciones de software fragmentadas o alguna combinación de los dos. La eficiencia y la productividad se mejoran en gran medida en comparación con “volar a ciegas”, pero persisten obstáculos significativos para obtener ahorros y mejoras en los procesos, que incluyen::

• Montañas de papel y desperdicios de papel. Los formularios en papel son caros, difíciles de crear, corregir y almacenar, y están sujetos a errores humanos, a menudo por triplicado. Corregir un solo error en una orden de compra es un inconveniente menor; excavar cajón tras cajón para averiguar qué salió mal una o más veces al día es un asesino de la productividad y la eficiencia. Además, el seguimiento de órdenes de compra en papel contribuye a los dos kilos de papel que usa diariamente—y las 10,000 hojas de papel que usa cada año, el empleado de oficina promedio. Teniendo en cuenta que hasta el 70% de los residuos de oficina son papel, todas esas copias duplicadas se suman rápidamente a una huella ambiental del tamaño de Godzilla.
• Atención “práctica” requerida. El procesamiento manual de las órdenes de compra significa que cada paso, desde las solicitudes de compra hasta el pago final, debe hacerse a mano. La intervención humana (y su potencial asociado de errores y omisiones) significa horas dedicadas a la entrada de datos, la corrección de errores y la confirmación de detalles importantes de transacciones en lugar de tareas de mayor nivel que generan valor. Sin automatización, es posible que el personal no siga una metodología coherente, por lo que no hay dos empleados que puedan preparar, enrutar o presentar órdenes de compra de la misma manera. Esto también dificulta la identificación con funciones y tareas específicas y con los posibles cuellos de botella que pueden perturbarlas. Los documentos físicos pueden perderse en la mezcla, y los flujos de trabajo de aprobación pueden verse interrumpidos por un único punto de falla y puede faltar la supervisión.
• Flujos de trabajo lentos, costosos y opacos. Los costos de nómina y materiales pueden crecer a niveles inmanejables a medida que aumenta el número de órdenes de compra que se procesarán. Los gastos adicionales se agregan por almacenamiento de documentos, correcciones de excepciones y fraude interno y/o de facturas. Los documentos pueden perderse, archivarse incorrectamente, enviarse a la parte equivocada para su aprobación o permanecer sin ser reconocidos durante días, creando costosos bloqueos de carreteras. El gasto invisible puede crear sobrecostos sorprendentes, pedidos duplicados y oportunidades perdidas de descuentos.

Para las empresas modernas, el uso de software automatizado de órdenes de compra para acelerar y mejorar sus procesos de adquisición tiene mucho más sentido.

La inteligencia artificial (IA) y la automatización le liberan de los errores, retrasos, desperdicio e inconsistencias que hicieron que el seguimiento de PO en papel fuera un dolor de cabeza enorme.

La automatización Ofrece una Mejor Manera de Realizar un Seguimiento de las compras

Con copia de seguridad en la nube y accesible desde tabletas, teléfonos y PC, el software de órdenes de compra le permite usar inteligencia artificial junto con herramientas potentes y personalizables, como plantillas de órdenes de compra y flujos de trabajo automatizados para eliminar el desperdicio de toda su función de adquisición.

Su inversión inicial no tiene que ser masiva; puede comenzar con poco a poco, con una aplicación de orden de compra simple que puede ser el núcleo de su cambio a digital o una adición bienvenida al software de planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de recursos de clientes (CRM) y contabilidad existente. La virtualización y el acceso” siempre activo ” brindan a las pequeñas empresas el mismo conjunto de herramientas poderoso que solía reservarse para empresas mucho más grandes.

La actualización a la administración automatizada de órdenes de compra basada en la nube le permite:

• Cree un portal de adquisiciones fácil de usar y que potencie al personal, que elimine las conjeturas (y los problemas) de la compra y, al mismo tiempo, garantice el cumplimiento y la rentabilidad. Las aplicaciones basadas en la nube pueden servir actualizaciones de capacitación y documentación bajo demanda, y permitir la comunicación en tiempo real para permitir cambios, adiciones y correcciones instantáneas.
• Crear órdenes de compra a partir de plantillas. Cada línea de cada nueva orden de compra se rellena automáticamente con información relevante del proveedor, términos de pago, detalles del contrato y datos de administración de inventario extraídos de la nube. Todos los documentos (comenzando con la solicitud de compra) son digitales y se pueden enrutar, manipular y almacenar electrónicamente. ¡No más bosque de papel desperdiciado!
• Integre roles jerárquicos, acceso y responsabilidades en todo su proceso de adquisición.
• Administrar proveedores de manera más efectiva. Los proveedores preferidos se pueden preseleccionar y rellenar automáticamente en los formularios de orden de compra de productos de uso diario (como suministros de oficina). Sin embargo, la información del contrato también se puede extraer del servidor para proporcionar automáticamente una lista de proveedores que pueden satisfacer mejor las necesidades de precios, entrega y cantidad/calidad para compras de bienes y servicios más grandes o únicas.
• Acelere y agilice los flujos de trabajo de aprobación con recordatorios automáticos. El seguimiento en tiempo real de los números de orden de compra desde cualquier dispositivo hace que los puntos de venta perdidos y los cuellos de botella aleatorios sean cosa del pasado.
• Reduzca significativamente la entrada de datos, el seguimiento de exenciones y otros trabajos de bajo nivel para liberar al personal para tareas más estratégicas.
• Centralice, conecte y verifique todos los datos transaccionales. La gestión de la cadena de suministro, el control de inventario y los procesos de contabilidad ya no están aislados en aplicaciones independientes. Los datos se pueden utilizar no solo para el seguimiento de órdenes de compra, sino también para la negociación, la planificación y el abastecimiento estratégico y el análisis financiero, incluidos informes, proyecciones y registros de auditoría detallados e integrales.
• Automatice la mayor parte del ciclo de vida de la orden de compra para reducir los errores humanos. La exposición al riesgo también se minimiza mediante la eliminación de pedidos duplicados, gastos fraudulentos y fraude interno o de facturas.

Perfeccione su Departamento de Compras con el Seguimiento de Órdenes de compra

Mantenerse a la vanguardia en el mercado competitivo de hoy en día significa estar listo para aceptar lo que funciona y desechar lo que no. Para aprovechar al máximo sus compras y hacer que sus órdenes de compra sean una fuente de valor y de gasto, dé el salto digital. La automatización hace que sea fácil decir adiós a los costosos errores, la pérdida de tiempo, dinero y recursos, y a los muchos peligros de pérdida de productividad del papel. Cambiar la forma en que realiza el seguimiento de su punto de venta puede ser la chispa que encienda una adquisición verdaderamente potente, productiva y sin papel para su empresa.