implementering af effektiv Indkøbsordresporing

da det rejser gennem din indkøbsafdeling, til sælgeren og derefter endelig tilbage til din regnskabsafdeling til gennemgang og betaling, genererer en typisk indkøbsordre (PO) en masse meget nyttige oplysninger. Men hvis du ikke bruger et indkøbsordresporingssystem til at forbinde og verificere alle disse data, går du ikke bare glip af handlingsbar indsigt, men mister værdifuld tid, penge og ressourcer til spild og unødvendig risiko.

i gamle dage betød en afhængighed af manuelt arbejde og bunker papir, at sporing af indkøbsordrer var tidskrævende, vanskelig og næsten umulig at overvåge i realtid. Men takket være ny teknologi og en håndfuld gennemprøvede indkøbsordreprocesser kan du nemt og billigt oprette indkøbsordrer og derefter spore dem på tværs af hele deres livscyklus.

Hvad er Indkøbsordresporing?

når du overvåger udgifter foretaget med indkøbsordrer, fra oprettelsen af indkøbsrekvisitionen til den endelige afstemning og betaling, bruger du systemet til sporing af indkøbsordrer (eller administration af indkøbsordrer). De kan være så enkle som et regneark og en kontorpakke eller så komplekse som virksomhedsindkøbsprogrammer, men hvert PO-sporingssystem deler fælles mål:

• standardisering for at reducere behandlingstider, forsinkelser i arbejdsgangen og fejl. Ideelt set hjælper realtidsovervågning med at forhindre problemer, før de begynder.
• reduktion af lønomkostninger og minimering af forbrugte ressourcer.
• forbedret dokumenthåndtering, lagerstyring, leverandørstyring og procesoptimering. Hvert PO-nummer forbinder sin tilsvarende indkøbsordre med alle andre relaterede dokumenter i transaktionskæden.
• fremme fuldstændig overholdelse af interne politikker, forhandlede kontraktvilkår og alle lovbestemmelser på tværs af din forsyningskæde.
• fremme den overordnede organisatoriske procesforbedring gennem værdiskabelse og lavere samlede ejeromkostninger (TCO) for alle køb.

for moderne virksomheder giver det meget mere mening at bruge automatiserede indkøbsordreprogrammer til at fremskynde og forbedre deres indkøbsprocesser. Kunstig intelligens (AI) og automatisering frigør dig fra de fejl, forsinkelser, affald og uoverensstemmelser, der gjorde papirbaseret PO-sporing sådan en massiv hovedpine.

Old-School Indkøbsordresporing skærer ikke længere sennep

den traditionelle metode til sporing af indkøbsordrer, der normalt er involveret (og for mange virksomheder fortsætter med at involvere) papirbaseret sporing, stykkevis programmelløsninger eller en blanding af de to. Effektivitet og produktivitet forbedres meget sammenlignet med “flying blind”, men der er stadig betydelige vejspærringer for alvorlige besparelser og procesforbedringer, herunder:

• bjerge af papir-og papiraffald. Papirformularer er dyre, vanskelige at oprette, rette og gemme og underlagt menneskelige fejl—ofte i tre eksemplarer. At rette en enkelt fejl på en indkøbsordre er en mindre ulempe; at grave gennem skuffe efter skuffe for at finde ud af, hvad der gik galt en eller flere gange om dagen, er en produktivitets-og effektivitetsmorder. Derudover bidrager papirbaseret indkøbsordresporing til de to pund papir, der bruges dagligt—og de 10.000 ark papir, der bruges hvert år—af den gennemsnitlige kontorarbejder. I betragtning af at op til 70% af kontoraffald er papir, tilføjer alle disse duplikatkopier hurtigt et miljøaftryk i Godsilla-størrelse.
• “Hands-on” pleje kræves. Manuel behandling af indkøbsordrer betyder, at hvert trin, fra indkøbsrekvisitioner til endelig betaling, skal udføres manuelt. Menneskelig indgriben (og dets tilknyttede potentiale for fejl og udeladelser) betyder timer brugt på dataindtastning, fejlkorrektion og bekræftelse af vigtige transaktionsoplysninger i stedet for værdiopbygningsopgaver på højere niveau. Uden automatisering er der muligvis ikke en ensartet metode, som personalet kan følge, så ingen to medarbejdere kan forberede, rute eller arkivere indkøbsordrer på samme måde. Dette gør det også vanskeligt at skabe ejerskab til både specifikke roller og opgaver og de potentielle flaskehalse, der kan forstyrre dem. Fysiske dokumenter kan gå tabt i blandingen, og godkendelsesarbejdsgange kan forstyrres af et enkelt fejlpunkt, og der mangler muligvis tilsyn.
• tidskrævende, dyre og uigennemsigtige arbejdsgange. Løn-og materialeomkostninger kan vokse til uhåndterlige niveauer, da antallet af indkøbsordrer, der skal behandles, vokser. Yderligere udgifter tilføjes ved dokumentopbevaring, undtagelsesrettelser og intern og/eller fakturabedrageri. Dokumenter kan gå tabt, forkert arkiveret, dirigeres til den forkerte part til godkendelse, eller sidde ukendt i flere dage, skabe dyre vejspærringer. Usynlige udgifter kan skabe overraskende budgetoverskridelser, duplikatordrer og ubesvarede muligheder for rabatter.

for moderne virksomheder giver det meget mere mening at bruge automatiserede indkøbsordreprogrammer til at fremskynde og forbedre deres indkøbsprocesser.

kunstig intelligens (AI) og automatisering frigør dig fra de fejl, forsinkelser, affald og uoverensstemmelser, der gjorde papirbaseret PO-sporing til en så massiv hovedpine.

automatisering giver en bedre måde at spore køb

sikkerhedskopieret til skyen og tilgængelig fra tablet, telefon og PC.

din oprindelige investering behøver ikke at være massiv; du kan starte i det små med en simpel indkøbsordreapp, der kan være kernen i dit skift til digital eller en velkommen tilføjelse til eksisterende enterprise resource planning (ERP), customer resource management (CRM) og regnskabsprogrammer. Virtualisering og” altid-on ” adgang giver små virksomheder det samme kraftfulde værktøjssæt, der plejede at være forbeholdt meget større virksomheder.

opgradering til automatiseret, cloud-baseret indkøbsordrestyring lader dig:

• Byg en brugervenlig, personalestyrkende indkøbsportal, der tager gætteriet (og gruntarbejdet) ud af at købe, mens du stadig sikrer overholdelse og rentabilitet. Cloud-baserede apps kan tjene op uddannelse og dokumentation refreshers On demand, og muliggøre real-time kommunikation til at give mulighed for øjeblikkelige ændringer, tilføjelser og rettelser.
• Opret indkøbsordrer fra skabeloner. Hver linjepost i hver ny indkøbsordre udfyldes automatisk med relevante leverandøroplysninger, betalingsbetingelser, kontraktspecifikationer og lagerstyringsdata trukket fra skyen. Alle dokumenter (begyndende med købsanmodningen) er digitale og kan dirigeres, manipuleres og gemmes elektronisk. Ikke mere skov af spildt papir!
• Integrer hierarkiske roller, adgang og ansvar på tværs af din indkøbsproces.
• Administrer leverandører mere effektivt. Foretrukne leverandører kan vælges på forhånd og udfyldes automatisk på indkøbsordreformularer til hverdagsprodukter (såsom kontorartikler). Kontraktoplysninger kan dog også trækkes fra serveren for automatisk at give en liste over leverandører, der bedst kan udfylde priser, levering og mængde/kvalitetsbehov for større eller engangs køb af varer og tjenester.
• hastighed og Strømlin arbejdsgange for godkendelse med automatiske påmindelser. Real-time sporing af indkøbsordrenumre fra enhver enhed gør tabt POs og tilfældige flaskehalse en saga blot.
• reducer dataindtastning, fritagelsessporing og andet arbejde på lavt niveau betydeligt for at frigøre personale til mere strategiske opgaver.
• Centraliser, forbind og bekræft alle transaktionsdata. Supply chain management, lagerstyring og regnskabsprocesser er ikke længere isoleret i enkeltstående applikationer. Data kan bruges ikke kun til indkøbsordresporing, men forhandling, strategisk sourcing og planlægning og finansiel analyse—herunder rapportering, fremskrivninger og detaljerede, omfattende revisionsspor.
• Automatiser hovedparten af indkøbsordrens livscyklus for at reducere menneskelige fejl. Risikoeksponering minimeres også gennem eliminering af duplikatordrer, useriøse udgifter og intern eller fakturasvindel.

Perfekt din indkøbsafdeling med Indkøbsordresporing

at være foran kurven på dagens konkurrenceprægede marked betyder at være klar til at omfavne det, der fungerer—og jettison det, der ikke er. for at få mest muligt ud af din indkøb og gøre dine indkøbsordrer til en kilde til værdi såvel som at bruge, tag det digitale Spring. Automatisering gør det nemt at sige farvel til kostbare fejl, spildtid, penge og ressourcer og de mange produktivitetssænkende farer ved papir. At ændre, hvordan du sporer din POs, kan være den gnist, der antænder virkelig kraftfuld, produktiv og papirfri indkøb for din virksomhed.