Implementere Effektiv Innkjøpsordresporing

når den går gjennom innkjøpsavdelingen, til leverandøren, og så til slutt tilbake til regnskapsavdelingen for gjennomgang og betaling, genererer en typisk innkjøpsordre (PO) mye veldig nyttig informasjon. Men hvis du ikke bruker et innkjøpsordresporingssystem for å koble til og verifisere alle dataene, går du ikke bare glipp av handlingsbar innsikt, men mister verdifull tid, penger og ressurser til å kaste bort og unødvendig risiko.

i gamle dager, en avhengighet av manuell arbeidskraft og hauger av papir ment kjøpsordre sporing var tidkrevende, vanskelig, og nesten umulig å overvåke i sanntid. Men takket være ny teknologi og en håndfull dokumenterte innkjøpsordreprosesser, kan du enkelt og rimelig opprette innkjøpsordrer og deretter spore dem over hele livssyklusen.

Hva Er Kjøpsordre Sporing?

når du overvåker utgifter som er gjort med bestillinger, fra opprettelsen av innkjøpsrekvisisjonen til den endelige avstemmingen og betalingen, bruker du systemet for sporing av innkjøpsordrer (eller administrasjon av innkjøpsordrer). De kan være så enkelt som et regneark og kontorpakke eller så komplisert som enterprise innkjøp programvare, men hver PO sporingssystem deler felles mål:

• Standardisering for å kutte behandlingstider, arbeidsflytforsinkelser og feil. Ideelt sett hjelper sanntidsovervåking med å forhindre problemer før de begynner.
• Redusere lønnskostnader og minimere ressurser som forbrukes.
• Forbedret dokumenthåndtering, lagerstyring, leverandørstyring og prosessoptimalisering. Hvert PO-nummer kobler sin tilsvarende innkjøpsordre til alle andre relaterte dokumenter i transaksjonskjeden.
• Fremme fullstendig overholdelse av interne retningslinjer, forhandlede kontraktsvilkår og alle juridiske forskrifter i hele forsyningskjeden.
• Fremme overordnet organisatorisk prosessforbedring gjennom verdiskaping og lavere totale eierkostnader (TCO) for alle kjøp.

for moderne bedrifter er det mye mer fornuftig å bruke automatisert innkjøpsordreprogramvare for å øke hastigheten og forbedre innkjøpsprosessene. Kunstig intelligens (AI) og automatisering frigjør deg fra feilene, forsinkelsene, avfallet og inkonsekvensene som gjorde papirbasert po-sporing så stor hodepine.

Old-School Innkjøpsordresporing Kutter Ikke Lenger Sennep

den tradisjonelle metoden for sporing av innkjøpsordrer som vanligvis er involvert (og for mange bedrifter fortsetter å involvere) papirbasert sporing, stykkevis programvareløsninger eller en blanding av de to. Effektivitet og produktivitet forbedres sterkt sammenlignet med “flying blind”, men betydelige veisperringer til alvorlige besparelser og prosessforbedringer forblir, inkludert:

• Fjell av papir-og papiravfall. Papirformer er dyre, vanskelige å lage, korrigere og lagre—og utsatt for menneskelige feil-ofte i tre eksemplarer. Korrigere en enkelt feil på en bestilling er en mindre ulempe; grave gjennom skuff etter skuff for å finne ut hva som gikk galt en eller flere ganger om dagen er en produktivitet og effektivitet killer. I tillegg bidrar papirbasert innkjøpsordresporing til de to pundene papir som brukes daglig-og de 10.000 arkene som brukes hvert år-av den gjennomsnittlige kontorarbeideren. Med tanke på at opptil 70% av kontoravfallet er papir, legger alle disse duplikatene raskt opp til et Godzilla-stort miljøavtrykk.
• “Hands-on” omsorg kreves. Manuell behandling av innkjøpsordrer betyr at hvert trinn, fra innkjøpsrekvisisjoner til endelig betaling, må gjøres for hånd. Menneskelig inngripen (og dens tilhørende potensial for feil og utelatelser) betyr timer brukt på dataregistrering, feilretting, og bekrefter viktige transaksjonsdetaljer i stedet for høyere nivå, verdibygging oppgaver. Uten automatisering kan det ikke være en konsekvent metodikk for ansatte å følge, slik at ingen to ansatte kan forberede, rute eller filkjøpsordrer på samme måte. Dette gjør det også vanskelig å skape eierskap for både bestemte roller og oppgaver og de potensielle flaskehalsene som kan forstyrre dem. Fysiske dokumenter kan gå tapt i shuffle, og godkjenningsarbeidsflyter kan bli forstyrret av et enkelt feilpunkt og tilsyn kan mangle.
• Tidkrevende, dyre og ugjennomsiktige arbeidsflyter. Lønn og materialkostnader kan vokse til uhåndterlig nivå som antall bestillinger som skal behandles vokser. Ekstra kostnader legges ved dokumentlagring, unntak rettelser, og interne og / eller faktura svindel. Dokumenter kan gå tapt, misfiled, rutes til feil part for godkjenning, eller sitte ubekreftet i flere dager, skape kostbare veisperringer. Usynlige utgifter kan skape overraskende budsjettoverskridelser, dupliserte ordrer og tapte muligheter for rabatter.

for moderne bedrifter er det mye mer fornuftig å bruke automatisert innkjøpsordreprogramvare for å øke hastigheten og forbedre innkjøpsprosessene.

Kunstig intelligens (AI) og automatisering frigjør deg fra feilene, forsinkelsene, avfallet og inkonsekvensene som gjorde papirbasert PO-sporing så stor hodepine.

Automatisering Gir En Bedre Måte Å Spore Kjøp

sikkerhetskopiert til skyen Og tilgjengelig fra nettbrett, telefon og PC.innkjøpsordreprogramvare lar deg bruke kunstig intelligens sammen med kraftige, tilpassbare verktøy som innkjøpsordremaler og automatiserte arbeidsflyter for å trimme avfallet fra hele innkjøpsfunksjonen.

din opprinnelige investering trenger ikke å være massiv; du kan starte i det små, med en enkel innkjøpsordreapp som kan være kjernen i overgangen til digital eller et velkomment tillegg til eksisterende enterprise resource planning (erp), customer resource management (CRM) og regnskapsprogramvare. Virtualisering og” alltid på ” tilgang gir små bedrifter samme kraftige verktøykasse som pleide å være reservert for mye større bedrifter.

Oppgradering til automatisert, skybasert innkjøpsordrehåndtering lar deg:

• Bygg en brukervennlig, bemyndigende innkjøpsportal som tar gjetting (og gruntwork) ut av å kjøpe samtidig som man sikrer samsvar og lønnsomhet. Skybaserte apper kan levere opplærings-og dokumentasjonsoppdateringer på forespørsel, og aktivere sanntidskommunikasjon for å tillate øyeblikkelige endringer, tillegg og rettelser.
• Opprett bestillinger fra maler. Hver linjepost i hver ny bestilling fylles automatisk ut med relevant leverandørinformasjon, betalingsbetingelser, kontraktsspesifikasjoner og lagerstyringsdata hentet fra skyen. Alle dokumenter (som starter med kjøpsforespørselen) er digitale og kan sendes elektronisk, manipuleres og lagres. Ikke mer skog av bortkastet papir!
• Integrer hierarkiske roller, tilgang og ansvar på tvers av anskaffelsesprosessen.
• Administrer leverandører mer effektivt. Foretrukne leverandører kan forhåndsvalges og fylles ut automatisk på bestillingsskjemaer for dagligvarer (for eksempel kontorrekvisita). Kontraktinformasjon kan imidlertid også trekkes fra serveren for å automatisk gi en liste over leverandører som best kan fylle pris, levering og kvantitet / kvalitetsbehov for større eller engangs kjøp av varer og tjenester.
• Få Fart på og effektiviser arbeidsflyter for godkjenning med automatiske påminnelser. Sanntids sporing av innkjøpsordrenumre fra en hvilken som helst enhet gjør tapt POs og tilfeldige flaskehalser en saga blott.
• redusere dataregistrering, unntakssporing Og annet arbeid på lavt nivå for å frigjøre ansatte For mer strategiske oppgaver.
• Sentraliser, koble til og bekreft alle transaksjonsdata. Supply chain management, lagerstyring og regnskapsprosesser er ikke lenger isolert i frittstående applikasjoner. Data kan brukes ikke bare for kjøpsordresporing, men forhandling, strategisk sourcing og planlegging og økonomisk analyse—inkludert rapportering, prognoser og detaljerte, omfattende revisjonsspor.
• Automatiser mesteparten av livssyklusen for innkjøpsordren for å redusere menneskelige feil. Risikoeksponering minimeres også gjennom eliminering av dupliserte ordrer, rogue utgifter og intern eller faktura svindel.

Perfeksjonere Innkjøpsavdelingen Med Innkjøpsordresporing

Å holde seg foran kurven i dagens konkurranseutsatte marked betyr å være klar til å omfavne det som fungerer-og jettison hva som ikke er. for å få mest mulig ut av innkjøpet ditt og gjøre innkjøpsordrene dine til en kilde til verdi, så vel som å bruke, ta det digitale spranget. Automatisering gjør det enkelt å si farvel til kostbare feil, bortkastet tid, penger og ressurser, og de mange produktivitetstapende farene ved papir. Endre hvordan du spore Din POs kan være gnisten som tenner virkelig kraftig, produktiv, og papir-fri innkjøp for din bedrift.