bloggen til lidenskabelige planlæggere

statusrapporter er en kritisk del af projektledelsen. Vi skriver dem alle, men næsten ingen læser dem. Jeg ved ikke, hvor mange gange jeg har haft en interessent påstand om ikke at vide noget, der var i en statusrapport…på forsiden page…in fed…med pile, der peger på det og siger: “dette er meget vigtigt.”

Okay, det sidste var en overdrivelse, men resten var det ikke.

jeg havde engang en klient, der nægtede at betale en regning, fordi han ” ikke vidste, hvad vi gjorde.”Efter at have gennemgået måneders statusrapporter accepterede han at betale regningen.

jeg skrev disse rapporter ikke til cover-my-tuchus, men så klienten ville vide, hvad vi laver og være på linje med det. Hvordan gør vi projektrapportering på en måde, der øger projektets succes? Og hvordan kommunikerer vi hensigtsmæssigt til forskellige typer interessenter?

vær empatisk

der er nogle interessenter, der ønsker at være involveret i enhver beslutning, at vide, hvad alle laver, og hvorfor. Der er andre, der bare vil vide hvad, men er ligeglad med hvorfor. Nogle er besat af datoer; andre med dollars. Nogle kan lide skriftlige rapporter; andre foretrækker telefonopkald. Du kan ikke foretage meningsfuld projektrapportering uden at forstå, hvad der motiverer dine interessenter.

i dine møder med interessenterne skal du lytte til, hvad de holder af, og sørge for, at dine rapporter dækker disse problemer. At spørge er nyttigt, men at lytte til deres spørgsmål giver ofte en bedre indikation af deres bekymringer end deres svar. Og vær forberedt på, at deres fokus ændrer sig.

jeg havde engang en kunde, der kun begyndte at bekymre sig om tidsplanen og halvvejs skiftede deres fokus til omkostninger, muligvis fordi nogen over dem på fødekæden begyndte at bekymre sig om det.

hvis dine interessenter foretrækker verbale opdateringer, er det fint, men du skal stadig skrive noget skriftligt, hvis der er uenighed senere. Det kan være en fuld skriftlig rapport, som du gennemgår over telefonen (foretrukket), eller det kan være mødereferater, som du sender til din interessent straks bagefter.

værktøjer som Fluidplanner kan hjælpe ved at give nem adgang til, hvilke opgaver der er udført, hvilke opgaver der er tilføjet, hvor meget budget du har brugt, og hvordan nylige opdagelser har ændret planen.

vær handlingsbar

en af grundene til, at statusrapporter ofte ikke værdsættes, er, at de undertiden ikke kan handles. Som en PM, der rapporterer om status for dit projekt, skal du tænke over de handlinger, du mener skal træffes, og hvilke oplysninger dine interessenter har brug for for at retfærdiggøre denne handling.

hvis du for eksempel har opdaget en ny risiko, og du overvejer dine afbødningsmuligheder, skal din interessent muligvis godkende disse afbødninger. Du vil have dem til at forstå godt, hvad der foregår, før du godkender det. Hvis du har brug for support fra et andet team, der kræver omfordeling af ressourcer, skal interessenterne advares om hvornår og hvorfor det på forhånd.

Adskil det kritiske fra det dybe dyk

dette er sandsynligvis den vigtigste del af projektrapportering. Der er masser af oplysninger, som du måske vil have inkluderet, men du skal adskille, hvad din interessent skal vide, fra hvad du vil have dem til at vide, eller hvad de vil vide.

der skal være et afsnit, der er over folden på forsiden, at hvis de bare læser det, ville de vide alt, hvad der er kritisk. Resten af rapporten kan indeholde flere detaljer eller mindre vigtige spørgsmål. Hvis du sender en e-mail til dine statusrapporter som et separat dokument, skal du indsætte disse kritiske oplysninger i e-mailen. På den måde kan de se de vigtigste oplysninger, selvom de ikke åbner dokumentet (som desværre ofte vil være tilfældet).

konsistens

levering af dine rapporter på samme ugedag, der ser ens ud hver gang, hjælper dine interessenter effektivt med at absorbere Informationen. Du vil ikke have dem til at ridse deres hoveder nogensinde uge for at finde ud af “hvad betyder det” eller “hvor er budgetstatus, som jeg bryr mig om.”En god statusrapport vil ikke løse problemet med en uengageret interessent, men hvis du gør dit job godt, kan de begynde at se frem til dine ugentlige opdateringer!