Effiziente Bestellverfolgung implementieren

Auf dem Weg durch Ihre Einkaufsabteilung zum Lieferanten und schließlich zurück zu Ihrer Buchhaltung zur Überprüfung und Zahlung generiert eine typische Bestellung (PO) viele sehr nützliche Informationen. Wenn Sie jedoch kein Bestellverfolgungssystem verwenden, um all diese Daten zu verbinden und zu überprüfen, verpassen Sie nicht nur umsetzbare Erkenntnisse, sondern verlieren wertvolle Zeit, Geld und Ressourcen, um unnötige Risiken zu vermeiden.

In früheren Zeiten war die Verfolgung von Bestellungen aufgrund von Handarbeit und Papierstapeln zeitaufwändig, schwierig und fast unmöglich in Echtzeit zu überwachen. Dank neuer Technologien und einer Handvoll bewährter Bestellprozesse können Sie jedoch einfach und kostengünstig Bestellungen erstellen und diese dann über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgen.

Was ist Bestellverfolgung?

Wenn Sie Ausgaben überwachen, die mit Bestellungen getätigt wurden, von der Erstellung der Bestellanforderung bis zur endgültigen Abstimmung und Zahlung, verwenden Sie das Bestellverfolgungssystem (oder das Bestellverwaltungssystem). Sie können so einfach wie eine Tabellenkalkulation und eine Office-Suite oder so komplex wie eine Beschaffungssoftware für Unternehmen sein, Aber jedes PO-Tracking-System hat gemeinsame Ziele:

• Standardisierung zur Verkürzung von Bearbeitungszeiten, Workflow-Verzögerungen und Fehlern. Im Idealfall hilft die Echtzeitüberwachung, Probleme zu vermeiden, bevor sie beginnen.
• Senkung der Lohnkosten und Minimierung des Ressourcenverbrauchs.
• Verbesserte Dokumentenverwaltung, Bestandskontrolle, Lieferantenverwaltung und Prozessoptimierung. Jede Bestellnummer verbindet ihre entsprechende Bestellung mit jedem anderen zugehörigen Dokument in der Transaktionskette.
• Fördern Sie die vollständige Einhaltung interner Richtlinien, ausgehandelter Vertragsbedingungen und aller gesetzlichen Vorschriften in Ihrer gesamten Lieferkette.
• Förderung der allgemeinen Verbesserung der Organisationsprozesse durch Wertschöpfung und niedrigere Gesamtbetriebskosten (TCO) für alle Einkäufe.

Für moderne Unternehmen ist der Einsatz automatisierter Bestellsoftware zur Beschleunigung und Verbesserung ihrer Beschaffungsprozesse viel sinnvoller. Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung befreien Sie von Fehlern, Verzögerungen, Verschwendung und Inkonsistenzen, die die papierbasierte PO-Verfolgung zu einem so massiven Problem gemacht haben.

Old-School-Bestellverfolgung schneidet nicht mehr den Senf ab

Die traditionelle Methode zur Verfolgung von Bestellungen beinhaltete normalerweise (und für viele Unternehmen weiterhin) papierbasierte Verfolgung, stückweise Softwarelösungen oder eine Mischung aus beidem. Effizienz und Produktivität werden im Vergleich zu “Flying Blind” erheblich verbessert, aber es bleiben erhebliche Hindernisse für ernsthafte Einsparungen und Prozessverbesserungen, einschließlich:

• Berge von Papier- und Papierabfällen. Papierformulare sind teuer, schwer zu erstellen, zu korrigieren und zu speichern und unterliegen menschlichen Fehlern — oft in dreifacher Ausfertigung. Das Korrigieren eines einzelnen Fehlers in einer Bestellung ist eine kleine Unannehmlichkeit; Ein oder mehrere Male am Tag durch Schublade für Schublade zu graben, um herauszufinden, was schief gelaufen ist, ist ein Produktivitäts- und Effizienzkiller. Darüber hinaus trägt die papierbasierte Bestellverfolgung dazu bei, dass der durchschnittliche Büroangestellte täglich zwei Pfund Papier und jedes Jahr 10.000 Blatt Papier verbraucht. Wenn man bedenkt, dass bis zu 70% des Büroabfalls aus Papier besteht, summieren sich all diese doppelten Kopien schnell zu einem Godzilla-großen ökologischen Fußabdruck.
• “Hands-on” Pflege erforderlich. Die manuelle Bearbeitung von Bestellungen bedeutet, dass jeder Schritt, von der Bestellanforderung bis zur endgültigen Zahlung, von Hand ausgeführt werden muss. Menschliches Eingreifen (und das damit verbundene Potenzial für Fehler und Auslassungen) bedeutet Stunden, die für die Dateneingabe, die Fehlerkorrektur und die Bestätigung wichtiger Transaktionsdetails aufgewendet werden, anstatt für übergeordnete, wertschöpfende Aufgaben. Ohne Automatisierung gibt es möglicherweise keine einheitliche Methodik für die Mitarbeiter, sodass keine zwei Mitarbeiter Bestellungen auf die gleiche Weise vorbereiten, weiterleiten oder einreichen können. Dies macht es auch schwierig, Eigentum für bestimmte Rollen und Aufgaben und die potenziellen Engpässe, die sie stören können, zu schaffen. Physische Dokumente können im Shuffle verloren gehen, und Genehmigungsworkflows können durch einen einzigen Fehlerpunkt gestört werden, und es fehlt möglicherweise die Übersicht.
• Zeitaufwändige, teure und undurchsichtige Workflows. Die Lohn- und Materialkosten können mit zunehmender Anzahl der zu bearbeitenden Bestellungen ein unüberschaubares Niveau erreichen. Zusätzliche Kosten entstehen durch Dokumentenspeicherung, Ausnahmekorrekturen und internen und / oder Rechnungsbetrug. Dokumente können verloren gehen, falsch abgelegt, zur Genehmigung an die falsche Partei weitergeleitet oder tagelang nicht bestätigt werden, was zu kostspieligen Straßensperren führt. Unsichtbare Ausgaben können zu überraschenden Budgetüberschreitungen, doppelten Bestellungen und verpassten Rabatten führen.

Für moderne Unternehmen ist der Einsatz automatisierter Bestellsoftware zur Beschleunigung und Verbesserung ihrer Beschaffungsprozesse viel sinnvoller.

Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung befreien Sie von Fehlern, Verzögerungen, Verschwendung und Inkonsistenzen, die die papierbasierte PO-Verfolgung zu einem massiven Problem gemacht haben.

Automatisierung bietet eine bessere Möglichkeit, Einkäufe zu verfolgen

Mit der Bestellsoftware, die in der Cloud gesichert und von Tablet, Telefon und PC aus zugänglich ist, können Sie künstliche Intelligenz zusammen mit leistungsstarken, anpassbaren Tools wie Bestellvorlagen und automatisierten Workflows verwenden, um die Verschwendung Ihrer gesamten Beschaffungsfunktion zu verringern.

Ihre Anfangsinvestition muss nicht massiv sein; sie können klein anfangen, mit einer einfachen Bestell-App, die der Kern Ihrer Umstellung auf digitale oder eine willkommene Ergänzung zu bestehenden Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Resource Management (CRM) und Buchhaltungssoftware sein kann. Virtualisierung und “Always-on” -Zugriff geben kleinen Unternehmen das gleiche leistungsstarke Toolkit, das früher viel größeren Unternehmen vorbehalten war.

Ein Upgrade auf ein automatisiertes, cloudbasiertes Bestellmanagement:

• Erstellen Sie ein benutzerfreundliches, mitarbeiterorientiertes Beschaffungsportal, das das Rätselraten (und Grunzen) beim Kauf erleichtert und gleichzeitig Compliance und Rentabilität sicherstellt. Cloud-basierte Apps können bei Bedarf Schulungs- und Dokumentationsaktualisierungen bereitstellen und Echtzeitkommunikation ermöglichen, um sofortige Änderungen, Ergänzungen und Korrekturen zu ermöglichen.
• Bestellungen aus Vorlagen erstellen. Jede Position in jeder neuen Bestellung wird automatisch mit relevanten Lieferanteninformationen, Zahlungsbedingungen, Vertragsspezifikationen und Bestandsverwaltungsdaten aus der Cloud gefüllt. Alle Dokumente (beginnend mit der Kaufanfrage) sind digital und können elektronisch weitergeleitet, manipuliert und gespeichert werden. Kein Wald mehr aus Papierverschwendung!
• Integrieren Sie hierarchische Rollen, Zugriffe und Verantwortlichkeiten in Ihren Beschaffungsprozess.
• Lieferanten effektiver verwalten. Bevorzugte Lieferanten können vorab ausgewählt und automatisch auf Bestellformularen für Produkte des täglichen Bedarfs (z. B. Bürobedarf) ausgefüllt werden. Vertragsinformationen können jedoch auch vom Server abgerufen werden, um automatisch eine Liste der Anbieter bereitzustellen, die die Preis-, Liefer- und Mengen- / Qualitätsanforderungen für größere oder einmalige Einkäufe von Waren und Dienstleistungen am besten erfüllen können.
• Beschleunigen und rationalisieren Sie Genehmigungsworkflows mit automatischen Erinnerungen. Durch die Echtzeit-Verfolgung von Bestellnummern von jedem Gerät aus gehören verlorene POs und zufällige Engpässe der Vergangenheit an.
• Reduzieren Sie die Dateneingabe, die Freistellungsverfolgung und andere Arbeiten auf niedriger Ebene erheblich, um Mitarbeiter für strategischere Aufgaben freizugeben.
• Zentralisieren, verbinden und verifizieren Sie alle Transaktionsdaten. Supply Chain Management, Bestandskontrolle und Buchhaltungsprozesse sind nicht mehr in eigenständigen Anwendungen isoliert. Daten können nicht nur für die Verfolgung von Bestellungen, sondern auch für Verhandlungen, strategische Beschaffung und Planung sowie Finanzanalysen verwendet werden — einschließlich Berichten, Projektionen und detaillierten, umfassenden Prüfpfaden.
• Automatisieren Sie den Großteil des Bestelllebenszyklus, um menschliche Fehler zu reduzieren. Das Risiko wird auch durch die Beseitigung doppelter Bestellungen, betrügerischer Ausgaben und interner oder Rechnungsbetrug minimiert.

Perfektionieren Sie Ihre Einkaufsabteilung mit Purchase Order Tracking

Auf dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt immer einen Schritt voraus zu sein, bedeutet, bereit zu sein, das zu nutzen, was funktioniert — und das, was nicht funktioniert, zu über Bord zu werfen. Machen Sie den digitalen Sprung, um das Beste aus Ihrer Beschaffung herauszuholen und Ihre Bestellungen zu einer Wert- und Ausgabenquelle zu machen. Automatisierung macht es einfach, sich von kostspieligen Fehlern, verschwendeter Zeit, Geld und Ressourcen sowie den vielen produktivitätsschädlichen Gefahren des Papiers zu verabschieden. Die Änderung der Art und Weise, wie Sie Ihren POs verfolgen, kann der Funke sein, der eine wirklich leistungsstarke, produktive und papierlose Beschaffung für Ihr Unternehmen auslöst.