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Los informes de estado son una parte crítica de la gestión de proyectos. Todos los escribimos, pero casi nadie los lee. No se cuántas veces he tenido una parte interesada que afirma no saber algo que estaba en un informe de estado on en el frente page…in negrita with con flechas apuntando a ella diciendo, ” Esto es muy importante.”

Bien, esa última parte fue una exageración, pero el resto no.

Una vez tuve un cliente que se negó a pagar una factura porque ” no sabía lo que estábamos haciendo.”Después de revisar meses de informes de estado, aceptó pagar la factura.

Escribí estos informes no para cubrir mis tetas, sino para que el cliente supiera lo que estamos haciendo y se alineara con él. ¿Cómo hacemos los informes de proyectos de una manera que aumente el éxito del proyecto? ¿Y cómo nos comunicamos adecuadamente con los diferentes tipos de partes interesadas?

Sé empático

Hay algunas partes interesadas que quieren participar en cada decisión, saber lo que todos están haciendo y por qué. Hay otros que solo quieren saber qué, pero no les importa por qué. Algunos están obsesionados con las citas; otros con dólares. A algunos les gustan los informes escritos; otros prefieren las llamadas telefónicas. No puedes hacer informes de proyectos significativos sin entender qué motiva a tus grupos de interés.

En sus reuniones con las partes interesadas, escuche lo que les importa y asegúrese de que sus informes cubran esos problemas. Preguntar es útil, pero escuchar sus preguntas a menudo da una mejor indicación de sus preocupaciones que sus respuestas. Y prepárate para que cambie su enfoque.

Una vez tuve un cliente que comenzó a preocuparse solo por el horario y a mitad de camino cambió su enfoque al costo, posiblemente porque alguien por encima de ellos en la cadena alimentaria comenzó a preocuparse por eso.

Si sus partes interesadas prefieren actualizaciones verbales, está bien, pero aún necesita poner algo por escrito en caso de que haya un desacuerdo más adelante. Puede ser un informe escrito completo que revise por teléfono (preferido) o pueden ser actas de reuniones que envíe a su parte interesada inmediatamente después.

Herramientas como LiquidPlanner pueden ayudar al proporcionar un fácil acceso a qué tareas se han completado, qué tareas se han agregado, cuánto presupuesto ha consumido y cómo los descubrimientos recientes han cambiado el plan.

Ser procesable

Una de las razones por las que los informes de estado a menudo no se valoran es que a veces no son procesables. Como PM que informa sobre el estado de su proyecto, piense en las acciones que cree que deben tomarse y qué información necesitarán sus partes interesadas para justificar esa acción.

Por ejemplo, si ha descubierto un nuevo riesgo y está considerando sus opciones de mitigación, es posible que su parte interesada deba aprobar estas mitigaciones. Querrás que entender bien lo que está pasando antes de que lo apruebe. Si necesita apoyo de otro equipo que requiera reasignar recursos, se debe alertar a las partes interesadas sobre el cuándo y el por qué de eso con anticipación.

Separe lo crítico de lo profundo

Esta es probablemente la parte más importante de los informes de proyectos. Hay mucha información que podrías querer incluir, pero necesitas separar lo que tu stakeholder tiene que saber, de lo que quieres que sepa o lo que quiere saber.

Debería haber una sección encima del pliegue en la primera página que si leyeran eso, sabrían todo lo que es crítico. El resto del informe puede contener más detalles o cuestiones menos importantes. Si envía por correo electrónico sus informes de estado como un documento separado, pegue esta información crítica en el correo electrónico. De esta manera, pueden ver la información más importante incluso si no abren el documento (como, desafortunadamente, a menudo será el caso).

Consistencia

Entregar sus informes el mismo día de la semana con el mismo aspecto en todo momento ayuda a sus partes interesadas a absorber la información de manera eficiente. No querrás que se rasquen la cabeza cada semana para averiguar “qué significa esto” o ” dónde está el estado del presupuesto que me importa.”Un buen informe de estado no resolverá el problema de un stakeholder no comprometido, pero si está haciendo bien su trabajo, ¡podría comenzar a esperar sus actualizaciones semanales!