tehokkaan ostotilausten seurannan toteuttaminen

kun se kulkee osto-osastosi läpi, myyjälle ja lopulta takaisin kirjanpito-osastollesi tarkistettavaksi ja maksettavaksi, tyypillinen ostotilaus (PO) tuottaa paljon erittäin hyödyllistä tietoa. Mutta jos et käytä ostotilauksen seurantajärjestelmää kaikkien tietojen yhdistämiseen ja todentamiseen, et ole vain puuttumassa toimintakelpoisiin tietoihin, vaan menetät arvokasta aikaa, rahaa ja resursseja tuhlattavaksi ja tarpeettomiin riskeihin.

menneinä päivinä ruumiilliseen työhön ja paperikasoihin turvautuminen merkitsi sitä, että ostotilausten seuranta oli aikaa vievää, vaikeaa ja lähes mahdotonta seurata reaaliajassa. Mutta uuden teknologian ja muutaman todistetun ostotilausprosessin ansiosta voit helposti ja edullisesti luoda ostotilauksia ja seurata niitä niiden koko elinkaaren ajan.

mikä on ostotilausten seuranta?

kun seuraat ostotilauksiin tehtyjä menoja ostoehdotuksen luomisesta lopulliseen täsmäytykseen ja maksuun, käytät ostotilausten seurantajärjestelmää (tai ostotilausten hallintajärjestelmää). Ne voivat olla niinkin yksinkertaisia kuin taulukkolaskenta-ja toimistopaketti tai monimutkaisia kuin yrityshankintaohjelmisto, mutta jokaisella PO-seurantajärjestelmällä on yhteiset tavoitteet:

• standardointi lyhentää käsittelyaikoja, työnkulun viivästyksiä ja virheitä. Ihannetapauksessa reaaliaikainen seuranta auttaa ehkäisemään ongelmia ennen kuin ne alkavat.
• palkkakustannusten alentaminen ja kulutettujen resurssien minimointi.
• parannettu asiakirjahallinta, varastonvalvonta, toimittajahallinta ja prosessin optimointi. Jokainen PO-numero yhdistää vastaavan ostotoimeksiantonsa kaikkiin muihin liiketoimiketjun asiakirjoihin.
• edistä sisäisten politiikkojen, neuvoteltujen sopimusehtojen ja kaikkien säädösten täydellistä noudattamista koko toimitusketjussasi.
• edistää yleistä organisaatioprosessin parantamista arvonluonnin ja alhaisempien kokonaiskustannusten (TCO) avulla kaikissa ostoissa.

nykyaikaisille yrityksille automaattisen ostotilausohjelmiston käyttäminen hankintaprosessien nopeuttamiseen ja parantamiseen on paljon järkevämpää. Tekoäly (AI) ja automaatio vapauttavat sinut virheistä, viiveistä, jätteistä ja epäjohdonmukaisuuksista, jotka tekivät paperipohjaisesta PO-jäljityksestä valtavan päänvaivan.

vanhan koulukunnan ostotilausten seuranta ei enää leikkaa sinappia

perinteinen ostotilausten seurantatapa liittyy yleensä (ja monien yritysten osalta edelleen) paperipohjaiseen seurantaan, paloiteltuihin ohjelmistoratkaisuihin tai johonkin näiden kahden sekoitukseen. Tehokkuus ja tuottavuus paranevat huomattavasti verrattuna “flying blindiin”, mutta merkittäviä esteitä merkittäville säästöille ja prosessiparannuksille on edelleen, mukaan lukien:

• Vuori paperia-ja paperijätettä. Paperilomakkeet ovat kalliita, niitä on vaikea luoda, korjata ja säilyttää, ja niissä voi tapahtua inhimillisiä virheitä—usein kolmena kappaleena. Yksittäisen virheen korjaaminen ostotilauksessa on pieni haitta; laatikon toisensa jälkeen penkominen selvittääksesi, mikä meni pieleen yhden tai useamman kerran päivässä on tuottavuuden ja tehokkuuden tappaja. Lisäksi paperipohjainen ostotilausten seuranta vaikuttaa siihen, että tavallinen toimistotyöntekijä käyttää päivittäin kaksi kiloa paperia—ja 10000 arkkia vuodessa -. Kun otetaan huomioon, että jopa 70 prosenttia toimistojätteestä on paperia, kaikki nämä kopiot muodostavat nopeasti Godzillan kokoisen ympäristöjalanjäljen.
• “käytännön hoitoa” tarvitaan. Ostotilausten manuaalinen käsittely tarkoittaa sitä, että jokainen vaihe ostoehdotuksista loppumaksuun on tehtävä käsin. Inhimillisellä toiminnalla (ja siihen liittyvällä virheiden ja laiminlyöntien mahdollisuudella) tarkoitetaan tunteja, jotka käytetään tietojen syöttämiseen, virheiden korjaamiseen ja tärkeiden tapahtumatietojen vahvistamiseen korkeamman tason arvonmuodostustehtävien sijaan. Ilman automaatiota ei välttämättä ole olemassa yhdenmukaista menetelmää, jota henkilökunta voisi noudattaa, joten kukaan kahdesta työntekijästä ei voi valmistella, reitittää tai arkistoida ostotilauksia aivan samalla tavalla. Tämä vaikeuttaa myös omistajuuden luomista sekä tiettyihin rooleihin että tehtäviin ja niitä mahdollisesti häiritseviin pullonkauloihin. Fyysiset asiakirjat voivat kadota sekamelskassa, ja yksi vikapiste voi häiritä hyväksyntätyövirtoja ja valvonta voi olla puutteellista.
• aikaa vieviä, kalliita ja vaikeaselkoisia työnkulkuja. Palkka-ja materiaalikustannukset voivat kasvaa hallitsemattomille tasoille, kun käsiteltävien ostotilausten määrä kasvaa. Lisäkuluja lisäävät asiakirjojen säilytys, poikkeuskorjaukset sekä sisäiset ja/tai laskutuspetokset. Asiakirjat voidaan hukata, hukata väärin, ohjata väärälle osapuolelle hyväksyttäväksi tai istua ilman papereita päiväkausia, mikä luo kalliita tiesulkuja. Näkymätön viettää voi luoda yllättäviä budjetin ylityksiä, päällekkäisiä tilauksia, ja menetetty mahdollisuuksia alennuksia.

nykyaikaisissa yrityksissä on paljon järkevämpää käyttää automaattista tilausohjelmistoa hankintaprosessien nopeuttamiseen ja parantamiseen.

tekoäly (AI) ja automaatio vapauttavat sinut virheistä, viiveistä, tuhlauksesta ja epäjohdonmukaisuuksista, jotka tekivät paperipohjaisesta PO-jäljityksestä niin valtavan päänvaivan.

automaatio tarjoaa paremman tavan seurata ostoja

pilveen varmuuskopioituna ja tabletilta, puhelimelta ja tietokoneelta, ostotilausohjelmiston avulla voit käyttää tekoälyä sekä tehokkaita, muokattavissa olevia työkaluja, kuten tilausmalleja ja automatisoituja työnkulkuja, trimmataksesi jätteen koko hankintatoiminnostasi.

alkuinvestointisi ei tarvitse olla massiivinen; voit aloittaa pienen, yksinkertaisella ostotilaussovelluksella, joka voi olla siirtymisesi ydin digitaaliseen tai tervetullut lisä olemassa oleviin toiminnanohjausjärjestelmiin (ERP), asiakasresurssien hallintaan (CRM) ja kirjanpito-ohjelmistoihin. Virtualisointi ja” always-on ” access antaa pienyrityksille saman tehokkaan työkalupakin, joka aiemmin oli varattu paljon suuremmille yrityksille.

päivittäminen automatisoituun, pilvipohjaiseen ostotilausten hallintaan mahdollistaa:

• Rakenna käyttäjäystävällinen, henkilöstöä voimaannuttava hankintaportaali, joka vie arvailut (ja gruntworkin) pois ostamisesta varmistaen kuitenkin vaatimustenmukaisuuden ja kannattavuuden. Pilvipohjaiset sovellukset voivat tarjota koulutusta ja dokumentaation päivitystä tarpeen mukaan ja mahdollistaa reaaliaikaisen viestinnän, joka mahdollistaa välittömät muutokset, lisäykset ja korjaukset.
• luo ostotilauksia mallineista. Jokaisen uuden ostotilauksen jokainen rivi sisältää automaattisesti tarvittavat toimittajan tiedot, maksuehdot, sopimuksen yksityiskohdat ja varastonhallintatiedot, jotka on vedetty pilvestä. Kaikki asiakirjat (alkaen ostopyynnöstä) ovat digitaalisia ja ne voidaan reitittää, manipuloida ja tallentaa sähköisesti. Ei enää hukkaan heitettyä paperia!
• integroi hierarkkiset roolit, pääsy ja vastuut koko hankintaprosessiisi.
• Hallitse myyjiä tehokkaammin. Ensisijaiset toimittajat voidaan valita ennalta ja täyttää automaattisesti päivittäistuotteiden (kuten toimistotarvikkeiden) ostotilauslomakkeilla. Kuitenkin, sopimus tiedot voidaan myös vetää palvelimelta automaattisesti tarjota luettelo myyjiä, jotka voivat parhaiten täyttää hinnoittelu, toimitus, ja määrä/laatutarpeet suurempi tai kertaluonteinen ostaa tavaroita ja palveluja.
• nopeuta ja virtaviivaista hyväksyntätyövirtoja automaattisilla muistutuksilla. Reaaliaikainen seuranta osto tilausnumerot mistä tahansa laitteesta tekee menetetty POs ja satunnainen pullonkaulat menneisyyteen.
• vähennetään merkittävästi tiedonsyöttöä, poikkeusseurantaa ja muuta matalan tason työtä henkilöstön vapauttamiseksi strategisempiin tehtäviin.
• keskitä, Yhdistä ja Todenna kaikki tapahtumatiedot. Toimitusketjun hallintaa, varastonhallintaa ja kirjanpitoprosesseja ei enää eristetä erillisiksi sovelluksiksi. Tietoja voidaan käyttää paitsi ostotilausten seurantaan myös neuvotteluihin, strategiseen hankintaan ja suunnitteluun sekä taloudelliseen analyysiin—mukaan lukien raportointi, ennusteet ja yksityiskohtaiset, kattavat kirjausketjut.
• automatisoi suurin osa ostotilauksen elinkaaresta inhimillisten virheiden vähentämiseksi. Riski altistuminen on myös minimoitu poistamalla päällekkäisiä tilauksia, rogue menoja, ja sisäinen tai laskun petos.

osto-osaston Täydellistäminen ostotilausten seurannalla

kurvin edellä pysyminen nykypäivän kilpailluilla markkinoilla tarkoittaa sitä, että on valmis omaksumaan sen, mikä toimii—ja hylkäämään sen, mikä ei ole. Automaation avulla on helppo sanoa hyvästit kalliille virheille, hukkaan heitetylle ajalle, rahalle ja resursseille sekä monille tuottavuutta heikentäville paperin vaaroille. Muuttaminen miten voit seurata POs voi olla kipinä, joka sytyttää todella tehokas, tuottava, ja paperiton hankinnat yrityksesi.