Comment s’approvisionner en Musique en attente

Des conférences téléphoniques aux lignes de soutien à la clientèle, on estime que le consommateur moyen passera 43 jours de sa vie en attente. Plus de 80% des personnes sont mises en attente chaque fois qu’elles contactent une entreprise. Et le silence est douloureux: si l’appelant écoute de l’air mort, il est beaucoup plus susceptible de raccrocher.

Être en attente – ou mettre vos clients en attente – n’est pas idéal, mais c’est souvent inévitable. Donc, plutôt que de soumettre vos clients au silence, vous voudrez configurer un enregistrement pour tirer le meilleur parti de ce temps d’attente.

En plus de donner à votre appelant quelque chose à écouter, maintenez la musique et la messagerie peuvent:

• Augmenter la rétention des clients à l’appel
• Créer une opportunité de vente en promouvant des services et des offres supplémentaires
• Faire une bonne première impression et montrer le caractère unique de votre entreprise
• Libérer du temps des agents en offrant des informations de base, comme les heures d’ouverture, dans un enregistrement

Où trouver de la musique en attente

Vous savez que vous avez besoin de quelque chose pour les appelants en attente, mais comment vous approvisionnez-vous en musique en attente? Aujourd’hui, il existe plusieurs sources en ligne que vous pouvez utiliser pour faciliter la navigation, la licence et le téléchargement de fichiers audio pour la musique en attente. En voici quelques-uns:

• Spectrio / Écoutez des échantillons de musique sous licence complète ainsi que des échantillons de voix pour un message d’attente amical et professionnel.
• Boucle de mélodie | Toute la musique sur Boucle de mélodie peut être autorisée pour une utilisation en attente, mais ils ont un ensemble de mélodies idéales pour ce cas précis.
• Mood Media / Vous cherchez un moyen facile d’ajouter des messages vocaux personnalisés à votre musique d’attente? Consultez Mood Media pour une combinaison de musique et de messagerie.

Si vous avez un talent musical dans votre équipe, ils pourraient même être inspirés pour écrire et enregistrer une chanson personnalisée pour votre entreprise comme Alex Cornell d’UberConference. Vous ne connaissez peut-être pas Alex Cornell par son nom, mais si vous avez participé à une conférence téléphonique au cours des deux dernières années, il est plus que probable que vous ayez écouté sa chanson. La création de votre propre messagerie d’attente garantit qu’elle sera unique et à 100% la vôtre.

Licence
Lorsque vous vous procurez de la musique en attente, vous devez également connaître les lois sur les droits d’auteur. L’achat d’un CD de musique ou d’un fichier de chanson mp3 pour une écoute standard ne vous donne pas le droit de l’utiliser comme musique en attente. ASCAP est l’un des régulateurs de ces types de licences, et plus d’informations peuvent être trouvées sur leur site Web ici.

Types de fichiers
Assurez-vous de vérifier les exigences de fichier de votre système téléphonique. Le format de fichier le plus couramment accepté est le WAV. Si vous avez besoin de convertir un fichier audio, vous pouvez utiliser des services tels que G711 ou Audacity.

En savoir plus: 5 Façons d’amener les clients à aimer votre menu SVI

Comment choisir la meilleure musique de maintien pour votre entreprise

Pour la musique de maintien téléphonique, simple est le meilleur. Cela s’explique en grande partie par le fait que les systèmes téléphoniques traditionnels ne prennent pas en charge la large gamme audio que les gens ont l’habitude d’entendre lorsqu’ils écoutent de la musique. Sur une note moins technique, les airs instrumentaux simples sont moins susceptibles d’ennuyer ou d’offenser les auditeurs comme, disons, une chanson pop. Mais tout cela peut dépendre de votre entreprise et de votre marque unique.

Un excellent exemple est Opus No. 1, qui, selon un podcast de cette vie américaine (numéro 516) est sur “65 millions de téléphones Cisco dans le monde entier comme musique de maintien par défaut.”En fait, j’étais juste en attente aujourd’hui et j’ai entendu cette chanson!

Vous pouvez également réfléchir de façon saisonnière à votre choix de chanson. Pour le temps des fêtes, pourquoi ne pas brancher un air festif (mais subtil) comme Christmas By The Fire de Geoff Harvey? Quoi que vous choisissiez, assurez-vous de penser d’abord à vos appelants et à ce qu’ils voudraient entendre.

Comment configurer votre musique d’attente

Le processus de configuration de votre musique d’attente dépendra de votre système téléphonique. Une fois que vous avez choisi votre chanson, assurez-vous de vérifier les exigences de format de fichier de votre système téléphonique.

Dans CallTrackingMetrics, vous pouvez personnaliser entièrement la musique ou le message qui est joué lorsqu’un appelant est mis en attente. Pour écouter ou modifier votre musique d’attente, il vous suffit de visiter les paramètres de votre compte. Accédez à la section intitulée “Paramètres de maintien”, où vous pouvez télécharger ou enregistrer un message de maintien, définir le temps de maintien maximal et ajuster les options de retour de sonnerie. Les formats de fichiers acceptés incluent MP3, WAV, AIFF, GSM et μ-law.

Avec CallTrackingMetrics, vous pouvez également configurer des menus IVR (Réponse vocale interactive). Ces menus vous permettent d’automatiser les interactions avec les appelants avant de les connecter à un agent. Pendant que vous y êtes, vous pouvez définir une musique ou une messagerie en attente spécifique en fonction de la pression de la touche d’un appelant pour améliorer votre stratégie de musique en attente.

Tirez le meilleur parti du temps passé en attente

Il ne fait aucun doute que la musique ou la messagerie en attente doivent être incluses dans vos systèmes d’appels. Quelques clics peuvent réduire votre taux de raccrochage et augmenter le bonheur de vos clients! Maintenant que vous savez comment trouver, licencier et configurer votre musique d’attente, la partie la plus difficile consiste simplement à choisir votre chanson préférée.