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Les rapports d’état sont un élément essentiel de la gestion de projet. Nous les écrivons tous, mais presque personne ne les lit. Je ne sais pas combien de fois j’ai eu une partie prenante qui prétend ne pas savoir quelque chose qui était dans un rapport de situationon sur le devant page…in graswith avec des flèches pointant vers lui disant: “C’est très important.”

D’accord, ce dernier point était exagéré, mais le reste ne l’était pas.

J’ai eu un client qui a refusé de payer une facture parce qu’il “ne savait pas ce que nous faisions.”Après avoir examiné des mois de rapports de situation, il a accepté de payer la facture.

J’ai écrit ces rapports non pas pour couvrir mes tuchus, mais pour que le client sache ce que nous faisons et s’y rallie. Comment pouvons-nous faire des rapports de projet d’une manière qui augmente la réussite du projet? Et comment communiquons-nous de manière appropriée aux différents types de parties prenantes?

Soyez empathique

Il y a des parties prenantes qui veulent être impliquées dans chaque décision, savoir ce que tout le monde fait et pourquoi. Il y en a d’autres qui veulent juste savoir quoi, mais ne se soucient pas du pourquoi. Certains sont obsédés par les dates; d’autres avec des dollars. Certains aiment les rapports écrits; d’autres préfèrent les appels téléphoniques. Vous ne pouvez pas faire de rapports de projet significatifs sans comprendre ce qui motive vos parties prenantes.

Lors de vos réunions avec les parties prenantes, écoutez ce qui les intéresse et assurez-vous que vos rapports couvrent ces questions. Poser est utile, mais écouter leurs questions donne souvent une meilleure indication de leurs préoccupations que leurs réponses. Et soyez prêt à ce que leur objectif change.

J’ai eu une fois un client qui a commencé à se soucier uniquement de l’horaire et à mi-chemin, il s’est concentré sur le coût, peut-être parce que quelqu’un au-dessus d’eux dans la chaîne alimentaire a commencé à s’en soucier.

Si vos parties prenantes préfèrent les mises à jour verbales, c’est bien, mais vous devez toujours mettre quelque chose par écrit au cas où il y aurait un désaccord plus tard. Il peut s’agir d’un rapport écrit complet que vous examinez par téléphone (de préférence) ou de procès-verbaux de réunion que vous envoyez immédiatement après à votre intervenant.

Des outils tels que LiquidPlanner peuvent vous aider en fournissant un accès facile aux tâches terminées, aux tâches ajoutées, au budget que vous avez consommé et à la manière dont les découvertes récentes ont modifié le plan.

Être exploitable

Une des raisons pour lesquelles les rapports d’état ne sont souvent pas valorisés est qu’ils ne sont parfois pas exploitables. En tant que PM rendant compte de l’état de votre projet, réfléchissez aux mesures que vous pensez devoir prendre et aux informations dont vos parties prenantes auront besoin pour justifier cette action.

Par exemple, si vous avez découvert un nouveau risque et que vous envisagez vos options d’atténuation, votre partie prenante pourrait devoir approuver ces mesures d’atténuation. Vous voudrez qu’ils comprennent bien ce qui se passe avant de l’approuver. Si vous avez besoin du soutien d’une autre équipe qui nécessitera une nouvelle affectation des ressources, les parties prenantes doivent être prévenues à l’avance du moment et du pourquoi de cela.

Séparez la plongée critique de la plongée profonde

C’est probablement la partie la plus importante du reporting de projet. Il y a beaucoup d’informations que vous voudrez peut-être inclure, mais vous devez séparer ce que votre partie prenante doit savoir de ce que vous voulez qu’elle sache ou de ce qu’elle veut savoir.

Il devrait y avoir une section au-dessus du pli sur la première page que s’ils lisaient cela, ils sauraient tout ce qui est critique. Le reste du rapport peut contenir plus de détails ou des questions moins importantes. Si vous envoyez vos rapports d’état par e-mail en tant que document séparé, collez ces informations critiques dans l’e-mail. De cette façon, ils peuvent voir les informations les plus importantes même s’ils n’ouvrent pas le document (comme ce sera malheureusement souvent le cas).

Cohérence

La livraison de vos rapports le même jour de la semaine qui se ressemblent à chaque fois aide vos parties prenantes à absorber efficacement les informations. Vous ne voulez pas qu’ils se grattent la tête chaque semaine pour comprendre “qu’est-ce que cela signifie” ou “où est le statut budgétaire qui me tient à cœur.”Un bon rapport de situation ne résoudra pas le problème d’une partie prenante non engagée, mais si vous faites bien votre travail, elle pourrait commencer à attendre avec impatience vos mises à jour hebdomadaires!