Mise en œuvre d’un Suivi efficace des Bons de commande

Lorsqu’il passe par votre service des achats, chez le fournisseur, puis enfin chez votre service comptable pour examen et paiement, un bon de commande (PO) typique génère de nombreuses informations très utiles. Mais si vous n’utilisez pas un système de suivi des bons de commande pour connecter et vérifier toutes ces données, vous ne manquez pas seulement des informations exploitables, mais vous perdez du temps, de l’argent et des ressources précieux à gaspiller et à risquer inutilement.

Autrefois, le recours au travail manuel et aux piles de papier signifiait que le suivi des bons de commande prenait beaucoup de temps, était difficile et presque impossible à surveiller en temps réel. Mais grâce aux nouvelles technologies et à une poignée de processus éprouvés de bons de commande, vous pouvez facilement et à moindre coût créer des bons de commande, puis les suivre tout au long de leur cycle de vie.

Qu’est-ce que le Suivi des bons de commande?

Lorsque vous surveillez les dépenses effectuées avec les bons de commande, de la création de la demande d’achat au rapprochement et au paiement finaux, vous utilisez le système de suivi des bons de commande (ou de gestion des bons de commande). Ils peuvent être aussi simples qu’une feuille de calcul et une suite bureautique ou aussi complexes qu’un logiciel d’approvisionnement d’entreprise, mais chaque système de suivi des PO partage des objectifs communs:

• Standardisation pour réduire les délais de traitement, les retards de flux de travail et les erreurs. Idéalement, la surveillance en temps réel aide à prévenir les problèmes avant qu’ils ne commencent.
• Réduire les coûts salariaux et minimiser les ressources consommées.
• Amélioration de la gestion des documents, du contrôle des stocks, de la gestion des fournisseurs et de l’optimisation des processus. Chaque numéro de bon de commande connecte son bon de commande correspondant à tous les autres documents connexes de la chaîne de transactions.
• Promouvoir le respect complet des politiques internes, des conditions contractuelles négociées et de toutes les réglementations légales de votre chaîne d’approvisionnement.
• Promouvoir l’amélioration globale des processus organisationnels par la création de valeur et la réduction du coût total de possession (TCO) pour tous les achats.

Pour les entreprises modernes, l’utilisation d’un logiciel de bon de commande automatisé pour accélérer et améliorer leurs processus d’approvisionnement est beaucoup plus logique. L’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation vous libèrent des erreurs, des retards, du gaspillage et des incohérences qui ont fait du suivi des PO sur papier un casse-tête énorme.

Le suivi des bons de commande à l’ancienne Ne Coupe plus la moutarde

La méthode traditionnelle de suivi des bons de commande implique généralement (et, pour de nombreuses entreprises, continue d’impliquer) un suivi sur papier, des solutions logicielles fragmentaires ou un mélange des deux. L’efficacité et la productivité sont grandement améliorées par rapport aux “aveugles volants “, mais des obstacles importants à de sérieuses économies et améliorations des processus demeurent, notamment:

• Montagnes de papier – et de déchets de papier. Les formulaires papier sont coûteux, difficiles à créer, à corriger et à stocker, et sujets à des erreurs humaines — souvent en trois exemplaires. Corriger une seule erreur sur un bon de commande est un inconvénient mineur; creuser tiroir après tiroir pour savoir ce qui n’a pas fonctionné une ou plusieurs fois par jour est un tueur de productivité et d’efficacité. De plus, le suivi des bons de commande sur papier contribue aux deux livres de papier utilisées quotidiennement – et aux 10 000 feuilles de papier utilisées chaque année — par l’employé de bureau moyen. Considérant que jusqu’à 70% des déchets de bureau sont du papier, tous ces doublons s’ajoutent rapidement à une empreinte environnementale de la taille de Godzilla.
• Soins “pratiques” requis. Le traitement manuel des bons de commande signifie que chaque étape, des demandes d’achat au paiement final, doit être effectuée à la main. L’intervention humaine (et son potentiel associé d’erreurs et d’omissions) signifie des heures consacrées à la saisie de données, à la correction d’erreurs et à la confirmation de détails de transaction importants au lieu de tâches de plus haut niveau et de création de valeur. Sans automatisation, il peut ne pas y avoir de méthodologie cohérente à suivre par le personnel, de sorte qu’aucun employé ne peut préparer, acheminer ou classer les bons de commande de la même manière. Cela rend également difficile l’appropriation de rôles et de tâches spécifiques et les goulots d’étranglement potentiels qui peuvent les perturber. Les documents physiques peuvent se perdre dans le mélange, et les flux de travail d’approbation peuvent être perturbés par un seul point de défaillance et la surveillance peut faire défaut.
• Flux de travail fastidieux, coûteux et opaques. Les coûts salariaux et matériels peuvent atteindre des niveaux ingérables à mesure que le nombre de bons de commande à traiter augmente. Des frais supplémentaires sont ajoutés par le stockage de documents, les corrections d’exceptions et la fraude interne et / ou de facture. Les documents peuvent être perdus, mal classés, acheminés à la mauvaise partie pour approbation ou rester sans reconnaissance pendant des jours, créant des barrages routiers coûteux. Les dépenses invisibles peuvent créer des dépassements de budget surprenants, des commandes en double et des opportunités de rabais manquées.

Pour les entreprises modernes, l’utilisation d’un logiciel de bon de commande automatisé pour accélérer et améliorer leurs processus d’approvisionnement est beaucoup plus logique.

L’intelligence artificielle (IA) et l’automatisation vous libèrent des erreurs, des retards, du gaspillage et des incohérences qui ont fait du suivi des PO sur papier un véritable casse-tête.

L’automatisation Offre un Meilleur moyen de Suivre les achats

Sauvegardé dans le cloud et accessible depuis une tablette, un téléphone et un PC, le logiciel de bons de commande vous permet d’utiliser l’intelligence artificielle ainsi que des outils puissants et personnalisables tels que des modèles de bons de commande et des flux de travail automatisés pour réduire les déchets de l’ensemble de votre fonction d’approvisionnement.

Votre investissement initial n’a pas besoin d’être massif; vous pouvez commencer petit, avec une simple application de commande d’achat qui peut être au cœur de votre passage au numérique ou un ajout bienvenu aux logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP), de gestion des ressources client (CRM) et de comptabilité existants. La virtualisation et l’accès “permanent” donnent aux petites entreprises la même boîte à outils puissante qui était réservée aux entreprises beaucoup plus grandes.

La mise à niveau vers une gestion automatisée des bons de commande basée sur le cloud vous permet de:

• Créez un portail d’approvisionnement convivial et stimulant pour le personnel qui élimine les conjectures (et les grognements) de l’achat tout en garantissant la conformité et la rentabilité. Les applications basées sur le cloud peuvent proposer des rafraîchissements de formation et de documentation à la demande et permettre une communication en temps réel pour permettre des modifications, des ajouts et des corrections instantanés.
• Créez des bons de commande à partir de modèles. Chaque ligne de chaque nouveau bon de commande est automatiquement remplie d’informations pertinentes sur les fournisseurs, les conditions de paiement, les spécificités du contrat et les données de gestion des stocks extraites du cloud. Tous les documents (à partir de la demande d’achat) sont numériques et peuvent être acheminés, manipulés et stockés électroniquement. Plus de forêt de papier gaspillé!
• Intégrez les rôles hiérarchiques, l’accès et les responsabilités dans votre processus d’approvisionnement.
• Gérez les fournisseurs plus efficacement. Les fournisseurs privilégiés peuvent être présélectionnés et automatiquement remplis sur les bons de commande pour les produits du quotidien (tels que les fournitures de bureau). Cependant, les informations sur les contrats peuvent également être extraites du serveur pour fournir automatiquement une liste des fournisseurs qui peuvent le mieux répondre aux besoins de prix, de livraison et de quantité / qualité pour des achats plus importants ou ponctuels de biens et de services.
• Accélérez et rationalisez les flux de travail d’approbation avec des rappels automatiques. Le suivi en temps réel des numéros de bons de commande à partir de n’importe quel appareil fait des points de vente perdus et des goulots d’étranglement aléatoires une chose du passé.
• Réduisez considérablement la saisie de données, le suivi des exemptions et d’autres tâches de faible niveau pour libérer le personnel pour des tâches plus stratégiques.
• Centralisez, connectez et vérifiez toutes les données transactionnelles. Les processus de gestion de la chaîne d’approvisionnement, de contrôle des stocks et de comptabilité ne sont plus isolés dans des applications autonomes. Les données peuvent être utilisées non seulement pour le suivi des bons de commande, mais aussi pour la négociation, l’approvisionnement et la planification stratégiques et l’analyse financière, y compris les rapports, les projections et les pistes d’audit détaillées et complètes.
• Automatisez la majeure partie du cycle de vie des bons de commande pour réduire les erreurs humaines. L’exposition au risque est également réduite grâce à l’élimination des commandes en double, des dépenses frauduleuses et de la fraude interne ou sur les factures.

Perfectionnez votre Service des achats grâce au suivi des bons de commande

Garder une longueur d’avance sur le marché concurrentiel d’aujourd’hui signifie être prêt à accepter ce qui fonctionne — et à abandonner ce qui ne fonctionne pas.Pour tirer le meilleur parti de vos achats et faire de vos bons de commande une source de valeur et de dépenses, faites le saut numérique. Grâce à l’automatisation, il est facile de dire adieu aux erreurs coûteuses, aux pertes de temps, d’argent et de ressources, ainsi qu’aux nombreux dangers liés à la productivité du papier. Changer la façon dont vous suivez votre point de vente peut être l’étincelle qui déclenche des achats vraiment puissants, productifs et sans papier pour votre entreprise.