Période de probation d’emploi: Définition, Modèle de politique et Comment mettre en œuvre

Une période de probation d’emploi, appelée période probatoire, est un délai utilisé pour déterminer si une nouvelle embauche fonctionnera. Les entreprises l’utilisent pour permettre à l’employé et à l’entreprise de déterminer si l’employé est le bon candidat pour le poste. Un délai typique pour une période de probation d’emploi est généralement de 30/60/90 jours.

Pour vous assurer qu’il n’y a pas de malentendu avec les nouveaux employés concernant votre politique de probation et le délai de la période de probation, envisagez de prendre l’étape supplémentaire consistant à élaborer une politique de période de probation. S’il est mal configuré, une période d’essai peut violer les lois locales du travail et les droits de l’employeur. Par exemple, certains États rendent illégal le report des congés de maladie jusqu’à la fin de la période de probation.

Modèle de Politique sur la période de probation

La meilleure façon d’informer vos employés actuels et vos nouvelles recrues de votre période de probation est de la documenter dans une politique. De plus, vous pouvez fournir aux nouveaux employés une lettre de période de probation expliquant la politique. Dans la lettre, réitérez votre politique de probation et demandez à l’employé de lire, de signer, de dater et de renvoyer une copie de la lettre le premier jour de son emploi. Une lettre signée par l’employé peut prouver que l’employé était pleinement au courant de la politique de probation en cas de poursuite pour licenciement injustifié.

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Comment mettre en œuvre une Période de probation

Pour mettre en œuvre une période de probation, vous devez sélectionner le délai, créer votre politique et fournir des documents à votre personnel et à vos nouveaux employés. Vous devez également déterminer quels avantages l’employé recevra à l’embauche par rapport aux avantages qui attendront après la période de probation d’emploi.

Déterminer le délai

Le délai le plus courant pour une période de probation pour un nouvel employé est de 60 à 90 jours. Cependant, en tant qu’employeur, vous pouvez définir n’importe quel délai pour évaluer pleinement si un employé correspond à votre culture et peut faire le travail. Voici des exemples de moments où chacun des délais suivants de 30/60/90 jours a du sens.

• 30 Jours: Trente jours est un bon délai pour une période de probation d’emploi dans un emploi d’entrée de gamme, tel que le service alimentaire ou le commerce de détail, où vous saurez assez rapidement si l’employé va s’entraîner. Par exemple, si un employé est capable de se présenter à temps, d’afficher un comportement positif, de s’entendre avec ses collègues et de maîtriser votre système de point de vente, il démontrera probablement ces traits dans les premières semaines.
• 60 Jours: Soixante jours est un bon laps de temps à utiliser comme période probatoire dans les emplois avec des mesures de productivité. Par exemple, si vous embauchez des travailleurs qui doivent maîtriser des compétences telles que l’assemblage de meubles, la saisie de données, le stockage d’étagères ou l’inspection de produits manufacturés, vous aurez besoin de temps pour que ces employés apprennent le travail. Une fois qu’ils ont maîtrisé les compétences, vous aurez besoin de plus de temps pour évaluer s’ils sont en mesure d’atteindre vos objectifs de productivité horaires ou quotidiens.
• 90 Jours: Quatre-vingt-dix jours est un bon délai à utiliser pour les nouvelles recrues dans des rôles professionnels tels que les gestionnaires ou les cadres commerciaux. La raison de ce délai plus long est que vous voudrez peut-être voir comment ils fonctionnent dans le travail, ainsi que s’ils sont capables de nouer des relations, de gagner des affaires ou de motiver leur équipe.

Décidez ce qu’il faut inclure

Peut-être que la partie la plus difficile de la mise en œuvre d’une période de probation est de décider ce que vous inclurez ou non pendant la période de probation. Les avantages suivants doivent généralement être fournis lors de l’embauche et ne pas attendre après une période de probation:

• Congé de maladie : Que se passe-t-il si un travailleur appelle malade pendant sa période de probation? Certains États, comme la Californie et New York, ont des lois sur les congés de maladie obligatoires qui vous obligent à accorder des congés pour maladie. La Californie oblige les employeurs à payer aux employés jusqu’à trois jours de congé de maladie par an. New York et d’autres États ont des lois similaires. Dans les deux cas, vous ne pouvez pas attendre et n’offrir un congé de maladie qu’une fois la période de probation terminée. Il peut être nécessaire de commencer à s’accumuler à la location ou d’être fourni sous forme de somme forfaitaire.
• Assurance maladie: Si vous avez plus de 50 employés à temps plein, vous devez fournir une assurance maladie à vos employés. Certaines compagnies d’assurance maladie exigent que cela soit offert dans les 30 premiers jours. Par conséquent, vous ne pouvez pas retenir l’assurance maladie avant que l’employé ait terminé une période de probation de 90 jours.
• Nouveaux documents d’embauche: Tous les employés, en particulier ceux qui sont nouveaux dans votre entreprise, doivent recevoir une copie du manuel de l’entreprise, des politiques de l’entreprise, des informations sur la description de poste et des outils pour terminer les tâches qui leur sont assignées. Cela inclut également l’intégration, la formation et l’accès aux ressources de l’entreprise.

Un employeur devrait envisager de retenir certains avantages et avantages jusqu’à la fin de la période de probation et il sait que l’employé peut exécuter le travail selon ses normes. Par exemple:

• Congés payés: Les congés payés (PTO) sous forme de vacances peuvent être retenus jusqu’à la fin de la période de probation. Généralement, cela se fait par accumulation dans laquelle l’employé ne sera pas admissible à prendre une prise de force avant d’avoir accumulé son temps. Assurez-vous de ne pas inclure les congés de maladie dans cette politique, car cela pourrait enfreindre les lois énumérées ci-dessus.
• Prestations de retraite: Attendez d’offrir 401(k), des options d’achat d’actions ou d’autres prestations de retraite jusqu’à la fin de la période probatoire.
• Autre assurance médicale: Bien que les lois de votre État vous obligent peut-être à offrir des soins de santé avant la fin de la période de probation de votre emploi choisie, vous pouvez attendre pour offrir une assurance dentaire ou visuelle.
• Assurance-vie: L’assurance-vie est généralement choisie et payée par l’employé. Même dans le cas où l’employeur le paie partiellement ou entièrement, vous pouvez retenir cette prestation jusqu’à la fin de la période de probation.
• Avantages de l’entreprise: Certaines entreprises offrent des avantages uniques, tels que des horaires de travail flexibles, des vendredis d’une demi-journée et des primes incitatives, dans le cadre de leur emploi. Il est conseillé d’attendre la fin de la période probatoire pour offrir ce type de prestations.

Créez votre police

Après avoir décidé du délai et des avantages que vous souhaitez inclure, il est temps de créer et de documenter votre police par écrit. Utilisez les modèles fournis comme point de départ. Ce document devrait inclure les éléments mentionnés ci-dessus, ainsi que toutes les règles qui s’appliquent pendant la période de probation au travail, telles que les mesures de rendement, les objectifs et les attentes en matière d’emploi.

Suivez ces étapes pour créer votre politique de période de probation d’emploi:

• Commencez par un paragraphe qui décrit les termes du calendrier de la politique et énumère l’emploi comme “à volonté.”Cela garantit que l’employé et l’employeur comprennent la durée de l’emploi d’essai et que l’une ou l’autre des parties peut mettre fin à son emploi pour toute raison légale.
• Énumérez toutes les prestations incluses pendant la période probatoire.
• Énumérez tout ou partie des avantages qui seront reçus après la réussite de la période probatoire.
• Réitérez votre statut d’emploi “à volonté “.
• Vous pouvez également inclure ce que l’on attend de l’employé pendant la période de probation, tout document que l’employé recevra, tel que le manuel de l’entreprise, et toute évaluation du rendement qui sera effectuée.

Consulter un avocat

Parce qu’il existe un risque potentiel qu’une période de probation compromette le statut d’emploi ” à volonté” de l’employeur (les employés peuvent avoir l’impression que leur emploi est garanti après une période de probation), ou que des clauses de celle-ci enfreignent les lois locales, veuillez consulter un avocat avant de mettre en œuvre un programme de probation des employés. Les services juridiques peuvent aider les petites entreprises avec la documentation juridique, la création de politiques et d’autres questions juridiques nécessaires pour rester en conformité avec les lois fédérales et des États.

De plus, assurez-vous de n’inclure aucune langue dans votre police qui pourrait être considérée comme discriminatoire. Les lois fédérales sur le travail, comme la Loi sur les Américains handicapés et le titre VII de la Loi sur les droits civils, protègent les employés dès le premier jour. (Ceci, bien sûr, s’appliquerait également pendant une période de stage, alors assurez-vous que votre raison de licencier un employé pendant cette période est juridiquement valable.)

Mettre à jour le Manuel de l’employé

Une fois votre politique de période de probation d’emploi créée, ajoutez-la à votre manuel de l’employé existant et à la documentation du nouvel employé. Cela garantira que votre police est lue et signée avant le premier jour de votre nouvel employé. Cela crée également un document juridique qui décrit clairement les détails de la période de probation.

Politique de partage avec le personnel

Une fois que vous avez finalisé votre politique, vous devez la partager par écrit avec votre personnel. Discuter des attentes et fournir de la formation, des ressources et des commentaires. Assurez-vous également d’inclure votre politique de période de probation des employés dans vos annonces d’emploi, vos entretiens et votre lettre d’offre d’emploi. Cela précise dès le départ que la nouvelle embauche sera soumise à une période probatoire.

Une fois qu’un employé est embauché dans le cadre du nouveau programme, assurez-vous de lui donner une bonne rétroaction sur le rendement des employés afin qu’il comprenne vos attentes et puisse résoudre les problèmes de manière proactive pendant la période de probation.

Avantages & Inconvénients de la mise en œuvre d’une période de probation

Certains employeurs estiment que l’utilisation d’une période de probation au travail réduit leur risque d’embauche. Il y a aussi quelques inconvénients à une période de probation d’emploi formelle, cependant. Par exemple, les tribunaux peuvent interpréter votre période de probation comme signifiant que les employés ne peuvent être licenciés pour un motif valable qu’une fois la période terminée.

Bottom Line

Une période de stage d’emploi peut donner à la fois au nouvel employé et à l’employeur une chance de décider s’ils conviennent à la situation emploi. Alors que certains employeurs aiment avoir une période de probation pour les nouveaux employés, cela peut ne pas être nécessaire si votre État autorise la doctrine de l’emploi à volonté. Vous pouvez déjà avoir le droit de licencier un employé sans motif valable, tant qu’aucune législation anti-discrimination ou du travail n’est violée. Si vous choisissez d’instituer une période probatoire, envisagez d’utiliser notre modèle et demandez à votre avocat d’examiner votre politique de période de probation avant la mise en œuvre.