a blog szenvedélyes tervezők

Állapotjelentések kritikus része a projekt menedzsment. Mindannyian írjuk őket, de szinte senki sem olvassa őket. Nem tudom, hányszor volt olyan érdekelt felem, aki azt állította, hogy nem tud valamit, ami egy állapotjelentésben volt … elöl page…in merész … nyilakkal mutatva, mondván: “Ez nagyon fontos.”

Oké, ez az utolsó kicsit túlzás volt, de a többi nem volt.

egyszer volt egy ügyfelem, aki nem volt hajlandó fizetni a számlát, mert “nem tudta, mit csinálunk.”A hónapokig tartó Állapotjelentések áttekintése után beleegyezett a számla kifizetésébe.

ezeket a jelentéseket nem azért írtam, hogy lefedjem a tuchus-t, hanem azért, hogy az ügyfél tudja, mit csinálunk, és igazodjon hozzá. Hogyan végezzük a projektjelentést oly módon, hogy növeljük a projekt sikerét? Hogyan kommunikálunk megfelelően a különböző típusú érdekeltekkel?

légy empatikus

vannak olyan érdekeltek, akik szeretnének részt venni minden döntésben, tudni, hogy mindenki mit csinál és miért. Vannak mások, akik csak tudni akarják, mit, de nem érdekli, miért. Néhányan megszállottak a dátumokkal; mások dollárokkal. Néhányan szeretik az írásbeli jelentéseket; mások inkább a telefonhívásokat részesítik előnyben. Nem végezhet értelmes projektjelentést anélkül, hogy megértené, mi motiválja az érdekelt feleket.

az érdekelt felekkel folytatott megbeszélésein hallgassa meg, mi érdekli őket, és győződjön meg arról, hogy jelentései foglalkoznak ezekkel a kérdésekkel. A kérdezés hasznos, de a kérdéseik meghallgatása gyakran jobban jelzi aggodalmaikat, mint a válaszaikat. Legyen felkészülve arra, hogy a hangsúly megváltozzon.

egyszer volt egy ügyfelem, aki kezdetben csak a menetrenddel foglalkozott, és félúton a költségekre helyezte a hangsúlyt, valószínűleg azért, mert valaki felettük az élelmiszerláncban kezdett törődni ezzel.

ha az érdekelt felek a szóbeli frissítéseket részesítik előnyben, az rendben van, de még mindig írásban kell tennie valamit arra az esetre, ha később nézeteltérés merülne fel. Ez lehet egy teljes írásbeli jelentés, amelyet telefonon átnéz (előnyben részesített), vagy lehet értekezlet-jegyzőkönyv, amelyet azonnal utána elküld az érintettnek.

az olyan eszközök, mint a LiquidPlanner, könnyen hozzáférhetnek ahhoz, hogy mely feladatokat fejezték be, milyen feladatokat adtak hozzá, mennyi költségkeretet fogyasztott el, és a legutóbbi felfedezések hogyan változtatták meg a tervet.

be Actionable

az egyik ok, amiért az állapotjelentéseket gyakran nem értékelik, az az, hogy néha nem alkalmazhatók. Mint miniszterelnök, aki beszámol a projekt állapotáról, gondolja át, hogy milyen intézkedéseket kell tenni, és milyen információkra lesz szüksége az érdekelt feleknek, hogy igazolják ezt a lépést.

ha például új kockázatot fedezett fel, és mérlegeli az enyhítési lehetőségeket, előfordulhat, hogy az érdekelt feleknek jóvá kell hagyniuk ezeket az enyhítéseket. Azt akarja, hogy jól megértsék, mi folyik itt, mielőtt jóváhagyja. Ha szüksége van egy másik csapat támogatására, amely megköveteli az erőforrások újbóli hozzárendelését, az érdekelt feleket előzetesen figyelmeztetni kell arra, hogy mikor és miért.

válassza ki a kritikus a mély merülés

ez talán a legfontosabb része a projekt jelentési. Sok olyan információ van, amelyet érdemes belefoglalni, de el kell különítenie azt, amit az érdekelt feleknek tudniuk kell, attól, amit tudni akarnak, vagy amit tudni akarnak.

a címlapon kell lennie egy résznek, ami a hajtás felett van, hogy ha csak elolvassák, akkor mindent tudnak, ami kritikus. A jelentés többi része további részleteket vagy kevésbé fontos kérdéseket tartalmazhat. Ha az állapotjelentéseket külön dokumentumként küldi el e-mailben, akkor illessze be ezt a kritikus információt az e-mailbe. Így akkor is láthatják a legfontosabb információkat, ha nem nyitják meg a dokumentumot (mint sajnos gyakran ez a helyzet).

konzisztencia

ha a jelentéseket a hét ugyanazon napján küldi el, amely minden alkalommal ugyanúgy néz ki, segít az érdekelt feleknek hatékonyan felszívni az információkat. Nem akarja, hogy valaha is megkarcolják a fejüket, hogy kitalálják, “mit jelent ez” vagy “hol van a költségvetési állapot, ami érdekel.”A jó állapotjelentés nem oldja meg a nem érintett érdekelt felek problémáját, de ha jól végzi a munkáját, akkor elkezdhetik várakozással tekinteni a heti frissítésekre!