hatékony megrendelés-követés végrehajtása

ahogy a beszerzési osztályon keresztül halad az eladóhoz, majd végül vissza a számviteli osztályhoz felülvizsgálat és fizetés céljából, egy tipikus beszerzési megrendelés (PO) sok nagyon hasznos információt generál. De ha nem használja a megrendelés-nyomkövető rendszert az összes adat összekapcsolására és ellenőrzésére, akkor nem csak a cselekvésre alkalmas betekintést hagyja ki, hanem értékes időt, pénzt és erőforrásokat veszít a pazarlás és a felesleges kockázat miatt.

az elmúlt napokban a kézi munkára és a papírhalmokra való támaszkodás azt jelentette, hogy a megrendelések nyomon követése időigényes, nehéz és szinte lehetetlen valós időben nyomon követni. De az új technológiának és egy maroknyi bevált megrendelési folyamatnak köszönhetően könnyedén és olcsón létrehozhat megrendeléseket, majd nyomon követheti őket a teljes életciklusuk során.

mi a megrendelés nyomon követése?

amikor figyelemmel kíséri a beszerzési megrendelésekkel kapcsolatos kiadásokat, a vásárlási igény létrehozásától a végső egyeztetésig és fizetésig, akkor a beszerzési megrendelések nyomon követési (vagy beszerzési rendeléskezelő) rendszerét használja. Ezek lehetnek olyan egyszerűek, mint egy táblázatkezelő vagy irodai csomag, vagy olyan összetettek, mint a vállalati beszerzési szoftverek, de minden PO nyomkövető rendszernek közös céljai vannak:

• szabványosítás a feldolgozási idő, a munkafolyamat késése és a hibák csökkentése érdekében. Ideális esetben a valós idejű megfigyelés segít megelőzni a problémákat, mielőtt azok megkezdődnének.
• a bérköltségek csökkentése és a felhasznált erőforrások minimalizálása.
• továbbfejlesztett dokumentumkezelés, készletellenőrzés, beszállítói menedzsment és folyamatoptimalizálás. Minden PO-szám összekapcsolja a megfelelő vásárlási megbízást a tranzakciós lánc minden más kapcsolódó dokumentumával.
• támogassa a belső szabályzatok, a tárgyalásos Szerződési Feltételek és az összes jogi szabályozás teljes körű betartását az ellátási láncban.
• elősegíti a szervezeti folyamatok általános javítását az értékteremtés és az alacsonyabb teljes tulajdonlási költség (TCO) révén minden vásárlásnál.

a modern vállalatok számára sokkal értelmesebb az automatizált beszerzési szoftver használata a beszerzési folyamatok felgyorsítása és javítása érdekében. A mesterséges intelligencia (AI) és az automatizálás megszabadít a hibáktól, késésektől, pazarlástól és következetlenségektől, amelyek a papír alapú PO-követést ilyen hatalmas fejfájássá tették.

a régimódi megrendelés-követés már nem csökkenti a mustárt

a megrendelések nyomon követésének hagyományos módszere általában papíralapú követést, darabonkénti szoftvermegoldásokat vagy a kettő valamilyen keverékét foglalja magában (és sok vállalkozás számára továbbra is magában foglalja). A hatékonyság és a termelékenység jelentősen javult a “repülő vak” – hoz képest, de továbbra is jelentős útlezárások vannak a komoly megtakarítások és a folyamatok javítása előtt, beleértve:

• hegyek papír-és papírhulladék. A papírformák drágák, nehezen hozhatók létre, javíthatók és tárolhatók, és emberi hibának vannak kitéve—gyakran három példányban. A megrendelés egyetlen hibájának kijavítása kisebb kellemetlenség; a fiók után a fiók után ásni, hogy megtudja, mi történt rosszul egy vagy több alkalommal egy nap termelékenységi és hatékonysági gyilkos. Ezenkívül a papíralapú megrendelés-nyomon követés hozzájárul az átlagos irodai dolgozó által naponta használt két font papírhoz—és az évente használt 10 000 papírlaphoz. Figyelembe véve, hogy az irodai hulladék akár 70%-a papír, az összes másolat gyorsan Godzilla méretű környezeti lábnyomot eredményez.
• “gyakorlati” ellátás szükséges. A megrendelések kézi feldolgozása azt jelenti, hogy minden lépést, a beszerzési igényléstől a végső kifizetésig, kézzel kell elvégezni. Az emberi beavatkozás (és a hozzá kapcsolódó hibalehetőségek) az adatbevitelre, a hibajavításra és a fontos tranzakciós adatok megerősítésére fordított órákat jelenti a magasabb szintű, értékteremtő feladatok helyett. Automatizálás nélkül előfordulhat, hogy nincs következetes módszertan a személyzet számára, így nincs két alkalmazott, aki ugyanolyan módon készítené el, irányítaná vagy benyújtaná a megrendeléseket. Ez megnehezíti mind a konkrét szerepek, mind a feladatok tulajdonjogának megteremtését, valamint azokat a lehetséges szűk keresztmetszeteket, amelyek megzavarhatják őket. A fizikai dokumentumok elveszhetnek a keverésben, és a jóváhagyási munkafolyamatok megszakadhatnak egyetlen hibapont miatt, és hiányozhatnak a felügyelet.
• időigényes, drága és átláthatatlan munkafolyamatok. A bérszámfejtés és az anyagköltségek kezelhetetlen szintre növekedhetnek, mivel a feldolgozandó megrendelések száma növekszik. További költségekkel jár a dokumentumtárolás, a kivételkorrekció, valamint a belső és / vagy számlacsalás. A dokumentumok elveszhetnek, hibás, rossz párthoz irányítják jóváhagyásra, vagy napokig nem ismerik el, költséges útlezárásokat hozva létre. A láthatatlan kiadások meglepő költségvetési túllépéseket, ismétlődő megrendeléseket és kihagyott kedvezményeket okozhatnak.

a modern vállalatok számára sokkal értelmesebb az automatizált beszerzési szoftver használata a beszerzési folyamatok felgyorsítása és javítása érdekében.

a mesterséges intelligencia (AI) és az automatizálás megszabadítja Önt azoktól a hibáktól, késésektől, pazarlásoktól és következetlenségektől, amelyek a papír alapú PO-követést ilyen hatalmas fejfájássá tették.

az Automation jobb módot kínál a vásárlások nyomon követésére

a felhőbe mentett és táblagépről, telefonról és PC-ről elérhető beszerzési szoftver lehetővé teszi a mesterséges intelligencia használatát, valamint a nagy teljesítményű, testreszabható eszközöket, például a beszerzési sablonokat és az automatizált munkafolyamatokat a teljes beszerzési funkció hulladékának csökkentésére.

a kezdeti befektetésnek nem kell masszívnak lennie; kezdheti kicsiben, egy egyszerű beszerzési rendelési alkalmazással, amely a digitális átállás magja lehet, vagy a meglévő vállalati erőforrás-tervezés (ERP), ügyfél-erőforrás-kezelés (CRM) és számviteli szoftver üdvözlendő kiegészítése. A virtualizáció és az “always-on” hozzáférés a kisvállalkozásoknak ugyanazt a hatékony eszköztárat biztosítja, amelyet korábban sokkal nagyobb vállalkozások számára tartottak fenn.

az automatizált, felhőalapú rendeléskezelésre történő frissítés lehetővé teszi, hogy:

• építsen fel egy felhasználóbarát, személyzetet támogató beszerzési portált, amely kiveszi a találgatásokat (és a morgást) a vásárlásból, miközben továbbra is biztosítja a megfelelést és a jövedelmezőséget. A felhőalapú alkalmazások igény szerint képzési és dokumentációs frissítőket tudnak kiszolgálni, és lehetővé teszik a valós idejű kommunikációt az azonnali változtatások, kiegészítések és javítások lehetővé tétele érdekében.
• rendelések létrehozása sablonokból. Minden egyes új megrendelés minden sora automatikusan feltöltődik a vonatkozó szállítói információkkal, fizetési feltételekkel, szerződés-specifikációkkal és a felhőből származó készletgazdálkodási adatokkal. Minden dokumentum (a vásárlási kérelemtől kezdve) digitális, és elektronikusan továbbítható, manipulálható és tárolható. Nincs több erdő elpazarolt papír!
• integrálja a hierarchikus szerepeket, a hozzáférést és a felelősségeket a beszerzési folyamatba.
• a gyártók hatékonyabb kezelése. Az előnyben részesített beszállítók előre kiválaszthatók és automatikusan kitölthetők a mindennapi termékek (például irodaszerek) megrendelőlapjain. A szerződéses információk azonban a szerverről is lekérhetők, hogy automatikusan megadják azoknak a szállítóknak a listáját, akik a legjobban tudják kielégíteni az áruk és szolgáltatások nagyobb vagy egyszeri vásárlásához szükséges árképzési, szállítási és mennyiségi/minőségi igényeket.
• gyorsítsa fel és egyszerűsítse a jóváhagyási munkafolyamatokat automatikus emlékeztetőkkel. A rendelési számok valós idejű nyomon követése bármely eszközről az elveszett POs-t és a véletlenszerű szűk keresztmetszeteket a múlté teszi.
• jelentősen csökkentse az adatbevitelt, a mentesség nyomon követését és más alacsony szintű munkát, hogy felszabadítsa a személyzetet a stratégiai feladatokhoz.
• központosítsa, csatlakoztassa és ellenőrizze az összes tranzakciós adatot. Az ellátási lánc menedzsment, a készletellenőrzés és a számviteli folyamatok már nem különülnek el önálló alkalmazásokba. Az adatok nem csak a megrendelések nyomon követésére, hanem tárgyalásokra, stratégiai beszerzésre és tervezésre, valamint pénzügyi elemzésre is felhasználhatók—beleértve a jelentéseket, előrejelzéseket és részletes, átfogó ellenőrzési nyomvonalakat.
• automatizálja a megrendelés életciklusának nagy részét az emberi hibák csökkentése érdekében. A kockázati kitettséget minimalizálják az ismétlődő megrendelések, a szélhámos kiadások, valamint a belső vagy számlacsalás megszüntetése révén.

tökéletesítse beszerzési részlegét a megrendelések nyomon követésével

a mai versenypiacon a görbe előtt maradni azt jelenti, hogy készen áll arra, hogy magáévá tegye azt, ami működik—és eldobja azt, ami nem. ahhoz, hogy a legtöbbet hozza ki a beszerzésből, és a megrendeléseket értékforrássá tegye, valamint költse el, tegye meg a digitális ugrást. Az automatizálás egyszerűvé teszi, hogy elbúcsúzzon a költséges hibáktól, az elpazarolt időtől, pénztől és erőforrásoktól, valamint a papír termelékenységét csökkentő számos veszélytől. A POs nyomon követésének megváltoztatása lehet az a szikra, amely valóban erőteljes, produktív és papírmentes beszerzést eredményez a vállalat számára.