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I rapporti sullo stato sono una parte fondamentale della gestione del progetto. Li scriviamo tutti, ma quasi nessuno li legge. Non lo so quante volte ho avuto uno stakeholder che afferma di non sapere qualcosa che era in un rapporto sullo stato on sul fronte page…in grassetto with con le frecce che puntano su di esso dicendo: “Questo è molto importante.”

Ok, quell’ultimo bit era un’esagerazione, ma il resto non lo era.

Una volta avevo un cliente che si rifiutava di pagare un conto perché ” non sapeva cosa stavamo facendo.”Dopo aver esaminato mesi di rapporti sullo stato, ha accettato di pagare il conto.

Ho scritto questi rapporti non per coprire il mio tuchus, ma in modo che il cliente sapesse cosa stiamo facendo ed essere allineato con esso. Come facciamo a riferire i progetti in modo da aumentare il successo del progetto? E come possiamo comunicare in modo appropriato ai diversi tipi di stakeholder?

Sii empatico

Ci sono alcuni stakeholder che vogliono essere coinvolti in ogni decisione, sapere cosa stanno facendo tutti e perché. Ci sono altri che vogliono solo sapere cosa, ma non si preoccupano del perché. Alcuni sono ossessionati con le date; altri con dollari. Alcuni come rapporti scritti; altri preferiscono telefonate. Non si può fare report di progetto significativo senza capire che cosa motiva i vostri stakeholder.

Nei tuoi incontri con le parti interessate, ascolta ciò a cui tengono e assicurati che i tuoi rapporti coprano questi problemi. Chiedere è utile, ma ascoltare le loro domande spesso dà un’indicazione migliore delle loro preoccupazioni rispetto alle loro risposte. Ed essere pronti per la loro attenzione a cambiare.

Una volta ho avuto un cliente che ha iniziato a preoccuparsi solo del programma e a metà strada ha spostato la loro attenzione sui costi, forse perché qualcuno sopra di loro sulla catena alimentare ha iniziato a preoccuparsi di questo.

Se i tuoi stakeholder preferiscono gli aggiornamenti verbali, va bene, ma devi comunque mettere qualcosa per iscritto nel caso in cui ci sia un disaccordo in seguito. Questo potrebbe essere un rapporto scritto completo che rivedi per telefono (preferito) o può essere un verbale di riunione che invii al tuo stakeholder immediatamente dopo.

Strumenti come LiquidPlanner possono aiutare fornendo un facile accesso a quali attività sono state completate, quali attività sono state aggiunte, quanto budget hai consumato e come le recenti scoperte hanno cambiato il piano.

Be Actionable

Uno dei motivi per cui i rapporti sullo stato spesso non sono valutati è che a volte non sono utilizzabili. Come PM che riferisce sullo stato del tuo progetto, pensa alle azioni che ritieni debbano essere intraprese e quali informazioni avranno bisogno i tuoi stakeholder per giustificare quell’azione.

Ad esempio, se hai scoperto un nuovo rischio e stai considerando le tue opzioni di mitigazione, il tuo stakeholder potrebbe dover approvare queste mitigazioni. Vorrai che capiscano bene cosa sta succedendo prima di approvarlo. Se hai bisogno del supporto di un altro team che richiederà la riassegnazione delle risorse, le parti interessate dovrebbero essere avvisate in anticipo di quando e perché.

Separare il Critico dall’immersione profonda

Questa è probabilmente la parte più importante della segnalazione del progetto. Ci sono molte informazioni che potresti voler includere, ma devi separare ciò che il tuo stakeholder deve sapere, da ciò che vuoi che sappiano o da ciò che vogliono sapere.

Ci dovrebbe essere una sezione che è sopra la piega sulla prima pagina che se lo leggessero, saprebbero tutto ciò che è critico. Il resto del rapporto può contenere maggiori dettagli o questioni meno importanti. Se invii i rapporti sullo stato via email come documento separato, incolla queste informazioni critiche nell’e-mail. In questo modo possono vedere le informazioni più importanti anche se non aprono il documento (come purtroppo spesso accade).

Coerenza

La consegna dei report nello stesso giorno della settimana che sembrano uguali ogni volta aiuta le parti interessate ad assorbire in modo efficiente le informazioni. Non si desidera loro di grattarsi la testa mai settimana per capire “cosa significa questo” o ” dove è lo stato di bilancio che mi interessa.”Un buon rapporto sullo stato non risolverà il problema di uno stakeholder non impegnato, ma se stai facendo bene il tuo lavoro potrebbero iniziare a guardare avanti ai tuoi aggiornamenti settimanali!