Implementazione di un monitoraggio efficiente degli ordini di acquisto

Mentre viaggia attraverso il tuo reparto acquisti, verso il fornitore e infine verso il tuo reparto contabilità per la revisione e il pagamento, un tipico ordine di acquisto (PO) genera molte informazioni molto utili. Ma se non stai utilizzando un sistema di tracciamento degli ordini di acquisto per connettere e verificare tutti quei dati, non stai solo perdendo informazioni utili, ma perdendo tempo prezioso, denaro e risorse per sprechi e rischi inutili.

Nei giorni passati, la dipendenza dal lavoro manuale e dai mucchi di carta significava che il monitoraggio degli ordini di acquisto richiedeva molto tempo, era difficile e quasi impossibile da monitorare in tempo reale. Ma grazie alla nuova tecnologia e a una manciata di processi di ordine di acquisto comprovati, puoi creare ordini di acquisto in modo semplice e conveniente e seguirli nell’intero ciclo di vita.

Che cosa è il monitoraggio dell’ordine di acquisto?

Quando si monitorano le spese effettuate con gli ordini di acquisto, dalla creazione della richiesta di acquisto alla riconciliazione finale e al pagamento, si utilizza il sistema di monitoraggio degli ordini di acquisto (o gestione degli ordini di acquisto). Possono essere semplici come un foglio di calcolo e una suite per ufficio o complessi come il software di approvvigionamento aziendale, ma ogni sistema di tracciamento PO condivide obiettivi comuni:

• Standardizzazione per ridurre i tempi di elaborazione, i ritardi del flusso di lavoro e gli errori. Idealmente, il monitoraggio in tempo reale aiuta a prevenire i problemi prima che inizino.
• Ridurre i costi del libro paga e ridurre al minimo le risorse consumate.
• Migliorata la gestione dei documenti, il controllo delle scorte, la gestione dei fornitori e l’ottimizzazione dei processi. Ogni numero PO collega il suo ordine di acquisto corrispondente a ogni altro documento correlato nella catena di transazioni.
• Promuovi la completa conformità con le politiche interne, i termini contrattuali negoziati e tutte le normative legali in tutta la catena di fornitura.
• Promuovere il miglioramento complessivo dei processi organizzativi attraverso la creazione di valore e ridurre il costo totale di proprietà (TCO) per tutti gli acquisti.

Per le aziende moderne, l’utilizzo di software di ordine di acquisto automatizzato per accelerare e migliorare i processi di approvvigionamento ha molto più senso. L’intelligenza artificiale (AI) e l’automazione ti liberano dagli errori, dai ritardi, dagli sprechi e dalle incongruenze che hanno reso il tracciamento di PO basato su carta un così grande mal di testa.

Old-School Purchase Order Tracking non taglia più la senape

Il metodo tradizionale di monitoraggio degli ordini di acquisto di solito coinvolti (e, per molte aziende, continua a coinvolgere) cartaceo di monitoraggio, soluzioni software frammentari, o qualche miscela dei due. L’efficienza e la produttività sono notevolmente migliorate rispetto a “flying blind”, ma rimangono ostacoli significativi a gravi risparmi e miglioramenti dei processi, tra cui:

• Montagne di carta-e rifiuti di carta. I moduli cartacei sono costosi, difficili da creare, correggere e archiviare e soggetti a errori umani, spesso in triplice copia. Correggere un singolo errore su un ordine di acquisto è un piccolo inconveniente; scavare cassetto dopo cassetto per scoprire cosa è andato storto una o più volte al giorno è un killer di produttività ed efficienza. Inoltre, il monitoraggio degli ordini di acquisto basato su carta contribuisce ai due chili di carta utilizzati quotidianamente e ai 10.000 fogli di carta utilizzati ogni anno dall’impiegato medio. Considerando che fino al 70% dei rifiuti d’ufficio è carta, tutte quelle copie duplicate si sommano rapidamente a un’impronta ambientale di dimensioni Godzilla.
• “Hands-on” cura necessaria. L’elaborazione manuale degli ordini di acquisto significa che ogni passaggio, dalle richieste di acquisto al pagamento finale, deve essere fatto a mano. L’intervento umano (e il suo potenziale associato di errori e omissioni) significa ore trascorse per l’inserimento dei dati, la correzione degli errori e la conferma di dettagli importanti della transazione invece di attività di creazione di valore di livello superiore. Senza l’automazione, potrebbe non esserci una metodologia coerente da seguire per il personale, quindi non ci sono due dipendenti che possono preparare, instradare o archiviare gli ordini di acquisto nello stesso modo. Ciò rende anche difficile creare proprietà per ruoli e attività specifici e per i potenziali colli di bottiglia che possono interromperli. I documenti fisici possono perdersi nella confusione e i flussi di lavoro di approvazione possono essere interrotti da un singolo punto di errore e la supervisione potrebbe mancare.
• Flussi di lavoro lunghi, costosi e opachi. I costi del libro paga e dei materiali possono crescere a livelli ingestibili man mano che aumenta il numero di ordini di acquisto da elaborare. Ulteriori spese vengono aggiunte dall’archiviazione dei documenti, dalle correzioni delle eccezioni e dalle frodi interne e/o delle fatture. I documenti possono essere persi, misfiled, indirizzati alla parte sbagliata per l’approvazione, o sedersi unacknownledged per giorni, creando blocchi stradali costosi. La spesa invisibile può creare sorprendenti superamenti di budget, ordini duplicati e opportunità mancate di sconti.

Per le aziende moderne, l’utilizzo di software di ordine di acquisto automatizzato per accelerare e migliorare i processi di approvvigionamento ha molto più senso.

L’intelligenza artificiale (AI) e l’automazione ti liberano dagli errori, dai ritardi, dagli sprechi e dalle incongruenze che hanno reso il tracciamento dei PO cartacei un così grande mal di testa.

L’automazione offre un modo migliore per tenere traccia degli acquisti

Eseguito il backup nel cloud e accessibile da tablet, telefono e PC, il software degli ordini di acquisto consente di utilizzare l’intelligenza artificiale insieme a strumenti potenti e personalizzabili come modelli di ordini di acquisto e flussi di lavoro automatizzati per ridurre gli sprechi

Il tuo investimento iniziale non deve essere massiccio; puoi iniziare in piccolo, con una semplice app per gli ordini di acquisto che può essere il fulcro del tuo passaggio al digitale o una gradita aggiunta all’ERP (Enterprise Resource Planning) esistente, al CRM (Customer Resource Management) e al software di contabilità. La virtualizzazione e l’accesso “always-on” offrono alle piccole imprese lo stesso potente toolkit che era riservato a imprese molto più grandi.

L’aggiornamento alla gestione automatica degli ordini di acquisto basata su cloud consente di:

• Crea un portale di approvvigionamento user-friendly, che consenta al personale di eliminare le congetture (e i grugniti) dall’acquisto, pur garantendo la conformità e la redditività. Le app basate su cloud possono fornire aggiornamenti di formazione e documentazione su richiesta e consentire la comunicazione in tempo reale per consentire modifiche, aggiunte e correzioni istantanee.
• Crea ordini di acquisto da modelli. Ogni elemento pubblicitario in ogni nuovo ordine di acquisto viene popolato automaticamente con le informazioni pertinenti del fornitore, i termini di pagamento, le specifiche del contratto e i dati di gestione dell’inventario estratti dal cloud. Tutti i documenti (a partire dalla richiesta di acquisto) sono digitali e possono essere instradati, manipolati e archiviati elettronicamente. Non più foresta di carta sprecata!
• Integra ruoli gerarchici, accesso e responsabilità in tutto il processo di approvvigionamento.
• Gestire i fornitori in modo più efficace. I fornitori preferiti possono essere preselezionati e compilati automaticamente nei moduli d’ordine di acquisto per i prodotti di uso quotidiano (come le forniture per ufficio). Tuttavia, le informazioni sul contratto possono anche essere estratte dal server per fornire automaticamente un elenco di fornitori che possono soddisfare al meglio i prezzi, la consegna e le esigenze di quantità/qualità per l’acquisto di beni e servizi più grandi o una tantum.
• Velocizza e semplifica i flussi di lavoro di approvazione con promemoria automatici. Il monitoraggio in tempo reale dei numeri degli ordini di acquisto da qualsiasi dispositivo rende i POS persi e i colli di bottiglia casuali un ricordo del passato.
• Ridurre significativamente l’immissione dei dati, il monitoraggio delle esenzioni e altri lavori di basso livello per liberare il personale per compiti più strategici.
• Centralizza, connetti e verifica tutti i dati transazionali. La gestione della supply chain, il controllo dell’inventario e i processi contabili non sono più isolati in applicazioni standalone. I dati possono essere utilizzati non solo per il monitoraggio degli ordini di acquisto, ma anche per la negoziazione, l’approvvigionamento strategico e la pianificazione e l’analisi finanziaria, tra cui report, proiezioni e audit trail dettagliati e completi.
• Automatizza la maggior parte del ciclo di vita dell’ordine di acquisto per ridurre gli errori umani. L’esposizione al rischio è anche ridotta al minimo attraverso l’eliminazione di ordini duplicati, spese anomale e frodi interne o di fattura.

Perfetto il Vostro ufficio Acquisti con Tracciamento dell’Ordine d’Acquisto

Stare davanti alla curva nel mercato competitivo di oggi, significa essere pronti ad abbracciare ciò che funziona—e abbandonare ciò che non è. Per ottenere il massimo dal vostro approvvigionamento e fare i vostri ordini di acquisto di una fonte di valore, come pure spendere, prendere il salto del digitale. L’automazione rende facile dire addio a errori costosi, perdite di tempo, denaro e risorse e ai numerosi pericoli della carta che riducono la produttività. Cambiare il modo in cui tracci il tuo POs può essere la scintilla che accende un approvvigionamento veramente potente, produttivo e senza carta per la tua azienda.