効率的な購買発注追跡の実装

購買部門を経由して仕入先に移動し、最終的に会計部門に戻ってレビューと支払いを行うと、典型的な購買発注(PO)は非常に有用な情報を多く生成します。 しかし、発注書追跡システムを使用してすべてのデータを接続して検証していない場合は、実用的な洞察を逃すだけでなく、貴重な時間、お金、リソースを

数日後、手作業と紙の積み重ねに依存していたため、発注書の追跡は時間がかかり、困難で、リアルタイムで監視することはほとんど不可能でした。 しかし、新しい技術と実績のある発注プロセスのおかげで、簡単かつ手頃な価格で発注書を作成し、ライフサイクル全体で追跡することができます。

発注書追跡とは何ですか？

購買要求の作成から最終的な調整と支払まで、発注書で行われた支出を監視する場合は、発注書追跡(または発注書管理)システムを使用しています。 スプレッドシートやオフィススイートのように単純なものでも、企業調達ソフトウェアのように複雑なものでもありますが、すべてのPO追跡システ:

• 処理時間、ワークフローの遅延、およびエラーを削減するための標準化。 理想的には、リアルタイム監視は、問題を開始する前に防止するのに役立ちます。
• 給与コストを削減し、消費されるリソースを最小限に抑えます。
• 文書管理、在庫管理、サプライヤー管理、およびプロセスの最適化が改善されました。 すべての購買発注番号は、対応する発注書をトランザクションチェーン内の他のすべての関連伝票に接続します。
• サプライチェーン全体の内部ポリシー、交渉された契約条件、およびすべての法的規制の完全な遵守を促進します。
• 価値創造による組織全体のプロセス改善を促進し、すべての購入に対する総所有コスト（TCO）を削減します。

現代の企業にとって、自動発注ソフトウェアを使用して調達プロセスをスピードアップし、改善することは、より多くの理にかなっています。 人工知能（AI）と自動化は、紙ベースのPO追跡をこのような大きな頭痛の種にしたエラー、遅延、無駄、不一致から解放されます。

古い学校の発注書の追跡は、もはやマスタードをカットしません

発注書を追跡する伝統的な方法は、通常、紙ベースの追跡、断片的なソフトウェアソリューシ 効率および生産性は”飛行盲目”と比較されて非常に改善されるが、深刻な節約およびプロセス改善への重要な障害物は、下記のものを含んで残る:

• 紙の山—と紙の廃棄物. 紙のフォームは高価で、作成、修正、保存が困難であり、人為的なミスの対象となります。 発注書の単一の間違いを訂正することはマイナーな不便である;日何が間違っていたか見つけるために引出しの後の引出しを通って掘ることは生産性 さらに、紙ベースの発注書の追跡は、平均的なオフィスワーカーによって、毎日使用される2ポンドの紙、および毎年使用される10,000枚の紙に貢献します。 オフィス廃棄物の最大70％が紙であることを考慮すると、それらの複製コピーはすべてすぐにゴジラサイズの環境フットプリントに追加されます。
• “ハンズオン”ケアが必要です。 発注書の手動処理とは、購買要求から最終支払までのすべてのステップを手作業で行う必要があることを意味します。 人間の介入（およびそれに関連するエラーおよび省略の可能性）とは、より高いレベルの価値構築タスクではなく、データ入力、エラー訂正、および重要な取引 自動化がなければ、スタッフが従うべき一貫した方法論がないかもしれないので、二人の従業員は全く同じ方法で発注書を準備、ルーティング、またはファ これにより、特定のロールとタスクの両方の所有権と、それらを混乱させる可能性のあるボトルネックを作成することも困難になります。 物理的な文書はシャッフルで失われる可能性があり、承認ワークフローは単一の障害点によって中断され、監督が欠けている可能性があります。
• 時間がかかり、高価で、不透明なワークフロー。 処理される発注書の数が増加するにつれて、給与および材料費は管理不能なレベルに増加する可能性があります。 追加の費用は、文書の保管、例外の修正、および内部および/または請求書の詐欺によって追加されます。 文書は、紛失したり、誤ったファイルを作成したり、承認のために間違った当事者にルーティングされたり、何日も未承認に座ったりして、高価な障害物を作 目に見えない支出は、驚くべき予算超過、重複した注文、および割引の機会を逃した可能性があります。

現代の企業にとって、自動発注ソフトウェアを使用して調達プロセスをスピードアップし、改善することは、より理にかなっています。

人工知能（AI）と自動化は、紙ベースのPO追跡をこのような大きな頭痛の種にしたエラー、遅延、無駄、不一致からあなたを解放します。

自動化により、購入を追跡するためのより良い方法が提供されます

クラウドにバックアップされ、タブレット、携帯電話、PCからアクセスできます。

あなたの初期投資は大規模である必要はありません; あなたは、デジタルまたは既存のエンタープライズリソース計画（ERP）、顧客リソース管理（CRM）、および会計ソフトウェアへの歓迎された追加へのあなたのシフ 仮想化と”常時オン”アクセスにより、中小企業は、以前ははるかに大規模な企業向けに予約されていたのと同じ強力なツールキットを提供します。

自動化されたクラウドベースの発注書管理にアップグレードすると、次のことができます:

• コンプライアンスと収益性を確保しながら、当て推量（とgruntwork）を購入から取り除く、ユーザーフレンドリーでスタッフに力を与える調達ポータルを構築します。 クラウドベースのアプリは、必要に応じてトレーニングやドキュメントリフレッシャーを提供し、リアルタイムの通信を可能にして、瞬時に変更、追加、修正を可能にすることができます。
• テンプレートから発注書を作成します。 新しい発注書のすべての明細には、関連する仕入先情報、支払条件、契約内容、およびクラウドから取得された在庫管理データが自動的に入力されます。 すべての文書（購入要求から始まる）はデジタルであり、電子的にルーティング、操作、および保存することができます。 無駄な紙のこれ以上の森！
• 調達プロセス全体で階層的な役割、アクセス、および責任を統合します。
• ベンダーをより効果的に管理します。 優先サプライヤーは、事前に選択され、日常の製品（事務用品など）の発注書フォームに自動的に記入することができます。 ただし、契約情報をサーバーから取得して、商品やサービスの大規模または一回限りの購入のための価格、配送、および数量/品質のニーズを最もよく満たすことができるベンダーのリストを自動的に提供することもできます。
• 自動リマインダーによる承認ワークフローの高速化と合理化。 任意のデバイスからの注文書番号のリアルタイム追跡は、失われたPOsとランダムなボトルネックを過去のものにします。
• データ入力、免除追跡、およびその他の低レベルの作業を大幅に削減し、より戦略的なタスクのためにスタッフを解放します。
• すべてのトランザクションデータを一元化、接続、および検証します。 サプライチェーン管理、在庫管理、および会計プロセスは、もはやスタンドアロンアプリケーションに分離されていません。 データは、発注書の追跡だけでなく、交渉、戦略的なソーシングと計画、財務分析にも使用できます（レポート、予測、詳細で包括的な監査証跡を含む）。
• ヒューマンエラーを低減するために、発注書のライフサイクルの大部分を自動化します。 また、重複する注文、不正な支出、内部または請求書の不正行為を排除することにより、リスクの露出を最小限に抑えます。

発注書の追跡で購買部門を完璧に

今日の競争の激しい市場で曲線を先取りすることは、働いているものを受け入れる準備ができていることを意味し、そうでないものを投棄することを意味します。調達を最大限に活用し、発注書を価値の源泉とし、支出をするためには、デジタル飛躍を取る。 自動化により、コストのかかるエラー、無駄な時間、お金、リソース、および紙の多くの生産性の低下の危険にさよならを言うことが容易になります。 あなたのPOsを追跡する方法を変えることはあなたの会社のための偽りなく強力で、生産的な、ペーパーなしの調達を発火させる火花である場合もある。