열정적인 기획자를 위한 블로그

상태 보고서는 프로젝트 관리의 중요한 부분입니다. 우리는 모두 글을 쓰지만 아무도 읽지 않습니다. 전면에…상태 보고서에 있던 뭔가를 모르는 이해 관계자 주장을 했어 얼마나 많은 시간을 모르겠어요 page…in 그것을 가리키는 화살표가”이것은 매우 중요합니다.”

좋아,그 마지막 비트는 과장,하지만 나머지는 아니었다.

한 번 그는”우리가 뭘하고 있었는지 몰랐기 때문에 청구서 지불을 거부 한 고객이 있었다.”상태 보고서의 달을 검토 한 후,그는 법안을 지불하기로 합의했다.

나는이 보고서를 작성하지 커버-내-투 쿠스,하지만 클라이언트가 우리가 무슨 일을하는지 알고 그것과 정렬 할 수 있도록. 우리는 어떻게 프로젝트 성공을 증가하는 방법에 있는 프로젝트 보고를 하는가? 그리고 우리는 어떻게 이해 관계자의 다른 유형에 적절하게 통신 할 수 있습니까?

공감

모든 결정에 참여하고 모든 사람이 무엇을하고 있는지,왜 그런지 알고 싶어하는 이해 관계자가 있습니다. 다만 무엇을 알고 싶는 다른 사람 있고,그러나 왜에 관하여 걱정하지 않는다. 일부는 날짜에 집착; 달러를 가진 다른 사람. 일부는 서면 보고서를 좋아하고 다른 사람들은 전화를 선호합니다. 이해 관계자에게 동기를 부여하는 것이 무엇인지 이해하지 않고서는 의미있는 프로젝트보고를 할 수 없습니다.

이해 관계자와의 회의에서 그들이 관심을 갖는 것에 귀를 기울이고 보고서가 이러한 문제를 다루는지 확인하십시오. 묻는 것은 유용하지만 그들의 질문을 듣는 것은 종종 그들의 대답보다 그들의 우려를 더 잘 나타냅니다. 그리고 변화하기 위하여 그들의 초점을 위해 준비되십시요.

나는 한 번 일정에 대해서만 신경을 시작 하 고 중간 통해 비용,먹이 사슬에 그들 위에 누군가가 그것에 대해 걱정 시작 하기 때문에 그들의 초점을 이동 하는 고객 했다.

이해 관계자가 구두 업데이트를 선호하는 경우 괜찮습니다.하지만 나중에 의견 차이가 발생할 경우를 대비하여 서면으로 작성해야합니다. 저것은 너가(좋아한)전화에 검토하는 충분한 쓴 보고 이 또는 너가 너의 내깃돈 보관자에게 즉시 나중에 보내는 회의록 이을 수 있는다.

어떤 작업이 완료되었는지,어떤 작업이 추가되었는지,얼마나 많은 예산을 소비했는지,그리고 최근 발견으로 인해 계획이 변경되었는지에 쉽게 액세스할 수 있습니다.

실행 가능

상태 보고서가 종종 평가되지 않는 이유 중 하나는 때때로 실행 가능하지 않기 때문입니다. 프로젝트의 상태를 보고하는 오후로서,취해야 한다고 생각하는 조치와 이해 관계자가 그 조치를 정당화하기 위해 필요한 정보를 생각하십시오.

예를 들어,새로운 위험을 발견하고 완화 옵션을 고려하고 있다면 이해 관계자는 이러한 완화 조치를 승인해야 할 수 있습니다. 당신은 그들이 당신이 그것을 승인하기 전에 무슨 일이 일어나고 있는지 잘 이해하는 것이 좋습니다. 리소스를 다시 할당해야 하는 다른 팀의 지원이 필요한 경우 관계자에게 해당 시기와 이유를 미리 알려야 합니다.

딥 다이빙에서 중요한 부분을 분리하십시오

이것은 아마도 프로젝트보고에서 가장 중요한 부분 일 것입니다. 당신이 포함 할 수 있습니다 많은 정보가있다,하지만 당신은 당신의 이해 관계자가 알아야 할 것을 분리해야,당신이 그들을 알고 싶어 또는 그들이 알고 싶은 것과.

첫 페이지의 접기 위에 있는 섹션이 있어야 합니다. 나머지 보고서에는 자세한 내용이나 덜 중요한 문제가 포함될 수 있습니다. 상태 보고서를 별도의 문서로 이메일로 보내는 경우 이 중요한 정보를 이메일에 붙여 넣습니다. 그렇게하면 문서를 열지 않더라도 가장 중요한 정보를 볼 수 있습니다(불행히도 종종 그렇습니다).

일관성

같은 요일에 매번 동일하게 보이는 보고서를 전달하면 이해 관계자가 정보를 효율적으로 흡수하는 데 도움이 됩니다. 당신은 그들이”이 무엇을 의미 하는가”또는”내가 걱정하는 예산 상태가 어디에 있는지 알아 내기 위해 머리를 긁는 것을 원하지 않습니다.”좋은 상태 보고서는 참여하지 않은 이해 관계자의 문제를 해결하지 않습니다,하지만 당신은 당신의 일을 잘하고 있다면 그들은 당신의 주간 업데이트를 기대하기 시작할 수 있습니다!