bloggen for lidenskapelige planleggere

Statusrapporter er en kritisk del av prosjektledelsen. Vi skriver dem alle, men nesten ingen leser dem. Jeg vet ikke hvor mange ganger jeg har hatt en interessent hevder å ikke vite noe som var i en statusrapport … på forsiden page…in fet … med piler som peker på det og sier: “Dette er veldig viktig .”

ok, den siste biten var en overdrivelse, men resten var ikke.

jeg hadde en gang en klient som nektet å betale en regning fordi han “ikke visste hva vi gjorde.”Etter å ha gjennomgått måneder med statusrapporter, ble han enige om å betale regningen.

jeg skrev disse rapportene ikke for å dekke-my-tuchus, men slik at klienten ville vite hva vi gjør og være på linje med det. Hvordan gjør vi prosjektrapportering på en måte som øker prosjektets suksess? Og hvordan kommuniserer vi riktig til ulike typer interessenter?

Vær Empatisk

det er noen interessenter som vil være involvert i enhver beslutning, å vite hva alle gjør Og hvorfor. Det er andre som bare vil vite hva, men bryr seg ikke om hvorfor. Noen er besatt av datoer; andre med dollar. Noen liker skriftlige rapporter; andre foretrekker telefonsamtaler. Du kan ikke gjøre meningsfull prosjektrapportering uten å forstå hva som motiverer interessentene dine.

lytt til hva de bryr seg om i møtene med interessentene, og sørg for at rapportene dekker disse problemene. Å spørre er nyttig, men å lytte til deres spørsmål gir ofte en bedre indikasjon på deres bekymringer enn deres svar. Og vær forberedt på at deres fokus skal endres.

jeg hadde en gang en kunde som begynte å bry seg bare om tidsplan og halvveis skiftet fokuset til kostnad, muligens fordi noen over dem på matkjeden begynte å bry seg om det.

hvis interessentene dine foretrekker muntlige oppdateringer, er det greit, men du må fortsatt sette noe skriftlig i tilfelle det er uenighet senere. Det kan være en fullstendig skriftlig rapport som du vurderer over telefon (foretrukket), eller det kan være møteprotokoll som du sender til interessenten din umiddelbart etterpå.

Verktøy som LiquidPlanner kan hjelpe ved å gi enkel tilgang til hvilke oppgaver som er fullført, hvilke oppgaver som er lagt til, hvor mye budsjett du har brukt, og hvordan nyere funn har endret planen.

Være Handlingsbar

en grunn til at statusrapporter ofte ikke er verdsatt, er at de noen ganger ikke er handlingsbare. SOM EN PM som rapporterer om tilstanden til prosjektet ditt, tenk på handlingene du tror bør tas og hvilken informasjon interessentene dine trenger for å rettferdiggjøre den handlingen.

hvis du for eksempel har oppdaget en ny risiko og vurderer alternativene for begrensning, kan det hende at interessentene må godkjenne disse begrensningene. Du vil at de skal forstå godt hva som skjer før du godkjenner det. Hvis du trenger støtte fra et annet team som vil kreve re-tildele ressurser, bør interessentene varsles til når og hvorfor av det på forhånd.

Skille Ut Kritisk Fra Dypdykk

dette er trolig den viktigste delen av prosjektrapportering. Det er mye informasjon som du kanskje vil ha med, men du må skille hva interessenten din må vite, fra hva du vil at de skal vite eller hva de vil vite.

Det bør være en seksjon som er over brettet på forsiden at hvis de bare leser det, ville de vite alt som er kritisk. Resten av rapporten kan inneholde flere detaljer eller mindre viktige saker. Hvis du sender ut statusrapportene dine som et eget dokument, limer du inn denne viktige informasjonen i e-posten. På den måten kan de se den viktigste informasjonen selv om de ikke åpner dokumentet (som dessverre ofte vil være tilfelle).

Konsistens

Å Levere rapportene dine på samme ukedag som ser like ut hver gang, hjelper interessentene dine med å absorbere informasjonen effektivt. Du vil ikke at de skal klø på hodet hver uke for å finne ut “hva betyr dette “eller” hvor er budsjettstatusen jeg bryr meg om.”En god statusrapport vil ikke løse problemet med en uengasjert interessent, men hvis du gjør jobben din godt, kan de begynne å se frem til dine ukentlige oppdateringer!