Implementing Efficient Purchase Order Tracking

terwijl het door uw inkoopafdeling, naar de verkoper, en uiteindelijk terug naar uw boekhoudafdeling gaat voor beoordeling en betaling, genereert een typische purchase order (PO) veel zeer nuttige informatie. Maar als u geen purchase order tracking-systeem gebruikt om al die gegevens aan te sluiten en te verifiëren, mist u niet alleen bruikbare inzichten, maar verliest u kostbare tijd, geld en middelen aan verspilling en onnodig risico.

In vervlogen dagen betekende het vertrouwen op handenarbeid en stapels papier dat het volgen van inkooporders tijdrovend, moeilijk en bijna onmogelijk was om in realtime te controleren. Maar dankzij de nieuwe technologie en een handvol bewezen inkooporderprocessen kunt u eenvoudig en betaalbaar inkooporders maken en ze vervolgens gedurende hun hele levenscyclus volgen.

Wat is het volgen van inkooporders?

wanneer u uitgaven met inkooporders controleert, vanaf het aanmaken van de aankoopaanvraag tot de uiteindelijke afstemming en betaling, gebruikt u het systeem voor het volgen van inkooporders (of het beheer van inkooporders). Ze kunnen zo eenvoudig zijn als een spreadsheet en office suite of zo complex als enterprise procurement software, maar elk po tracking systeem deelt gemeenschappelijke doelen:

• standaardisatie om verwerkingstijden, workflowvertragingen en fouten te verkorten. Idealiter helpt real-time monitoring problemen te voorkomen voordat ze beginnen.
• het verminderen van de loonkosten en het minimaliseren van de verbruikte middelen.
• verbeterd documentbeheer, voorraadbeheer, leveranciersbeheer en procesoptimalisatie. Elk PO-nummer verbindt zijn overeenkomstige inkooporder met elk ander gerelateerd document in de transactieketen.
• bevorder volledige naleving van het interne beleid, overeengekomen contractvoorwaarden en alle wettelijke voorschriften in uw toeleveringsketen.
• algemene verbetering van het organisatieproces bevorderen door waardecreatie en lagere total cost of ownership (TCO) voor alle aankopen.

voor moderne bedrijven is het veel zinvoller om geautomatiseerde inkoopordersoftware te gebruiken om hun inkoopprocessen te versnellen en te verbeteren. Kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering bevrijden u van de fouten, vertragingen, afval, en inconsistenties die op papier gebaseerde PO tracking zo ‘ n enorme hoofdpijn.

Old-School Purchase Order Tracking snijdt niet langer de mosterd

de traditionele methode van het volgen van inkooporders meestal betrokken (en, voor veel bedrijven, nog steeds betrokken) papiergebaseerde tracking, fragmentarische softwareoplossingen, of een mix van de twee. De efficiëntie en productiviteit zijn sterk verbeterd in vergelijking met “flying blind”, maar er blijven belangrijke wegblokkades voor serieuze besparingen en procesverbeteringen bestaan, waaronder:

• bergen papier-en papierafval. Papieren formulieren zijn duur, moeilijk te maken, te corrigeren en op te slaan, en onderhevig aan menselijke fouten—vaak in drievoud. Het corrigeren van een enkele fout op een inkooporder is een klein ongemak; graven door lade na lade om erachter te komen wat er één of meerdere keren per dag mis ging is een productiviteit en efficiëntie killer. Daarnaast draagt het volgen van inkooporders op basis van papier bij aan de twee pond papier die dagelijks wordt gebruikt-en de 10.000 vellen papier die elk jaar worden gebruikt—door de gemiddelde kantoormedewerker. Gezien het feit dat tot 70% van het kantoorafval papier is, al die dubbele kopieën snel toevoegen aan een Godzilla-sized milieuvoetafdruk.
• “Hands-on” zorg vereist. Handmatige verwerking van inkooporders betekent dat elke stap, van inkoopvorderingen tot eindbetaling, met de hand moet worden gedaan. Menselijke interventie (en het bijbehorende potentieel voor fouten en omissies) betekent uren besteed aan het invoeren van gegevens, foutcorrectie en het bevestigen van belangrijke transactiedetails in plaats van hogere niveaus, waardeopbouwende taken. Zonder automatisering, kan er geen consistente methodologie voor het personeel te volgen, dus geen twee werknemers kunnen voorbereiden, route, of bestand inkooporders op heel dezelfde manier. Dit maakt het ook moeilijk om eigenaarschap te creëren voor zowel specifieke rollen en taken als de potentiële knelpunten die deze kunnen verstoren. Fysieke documenten kunnen verloren gaan in de shuffle, en goedkeuring workflows kunnen worden verstoord door een enkel punt van storing en toezicht kan ontbreken.
• tijdrovende, dure en ondoorzichtige workflows. Loon-en materiaalkosten kunnen groeien tot onbeheersbaar niveau als het aantal te verwerken inkooporders groeit. Extra kosten worden toegevoegd door documentopslag, correcties van uitzonderingen en interne en/of factuurfraude. Documenten kunnen verloren gaan, verkeerd zijn ingevuld, naar de verkeerde partij worden gestuurd voor goedkeuring, of dagenlang zonder toestemming zitten, waardoor dure wegversperringen ontstaan. Onzichtbare uitgaven kunnen leiden tot verrassende begrotingsoverschrijdingen, dubbele bestellingen en gemiste kansen voor kortingen.

voor moderne bedrijven is het veel zinvoller om geautomatiseerde inkoopordersoftware te gebruiken om hun inkoopprocessen te versnellen en te verbeteren.

kunstmatige intelligentie (AI) en automatisering bevrijden u van de fouten, vertragingen, verspilling en inconsistenties die op papier gebaseerde PO tracking zo ‘ n enorme hoofdpijn.

Automatisering biedt een betere manier om aankopen bij te houden

met inkoopordersoftware kunt u kunstmatige intelligentie gebruiken, samen met krachtige, aanpasbare tools zoals inkoopordersjablonen en geautomatiseerde workflows om het afval van uw volledige inkoopfunctie te trimmen.

uw initiële investering hoeft niet enorm te zijn; u kunt klein beginnen, met een eenvoudige purchase order app die de kern van uw verschuiving naar digitale of een welkome aanvulling op de bestaande enterprise resource planning (ERP), customer resource management (CRM), en boekhoudsoftware kan zijn. Virtualisatie en” always-on ” toegang geven kleine bedrijven dezelfde krachtige toolkit die vroeger werd gereserveerd voor veel grotere bedrijven.

upgraden naar geautomatiseerd, cloud-based purchase order management kunt u:

• Bouw een gebruiksvriendelijk inkoopportaal dat het giswerk (en het grotwerk) uit de aankoop haalt en tegelijkertijd de naleving en winstgevendheid waarborgt. Cloud-gebaseerde apps kunnen training en documentatie refreshers op aanvraag, en real-time communicatie mogelijk te maken voor onmiddellijke wijzigingen, toevoegingen en correcties.
• maak inkooporders aan op basis van sjablonen. Elk regelitem in elke nieuwe inkooporder wordt automatisch gevuld met relevante leveranciersinformatie, betalingsvoorwaarden, contractspecificaties en voorraadbeheergegevens uit de cloud. Alle documenten (te beginnen met de aankoopaanvraag) zijn digitaal en kunnen elektronisch worden gerouteerd, gemanipuleerd en opgeslagen. Geen bos van verspild papier meer!
• integreer hiërarchische rollen, toegang en verantwoordelijkheden in uw aankoopproces.
• Beheer verkopers effectiever. Preferred suppliers kunnen vooraf worden geselecteerd en automatisch worden ingevuld op inkooporderformulieren voor alledaagse producten (zoals kantoorbenodigdheden). Echter, contract informatie kan ook worden getrokken uit de server om automatisch een lijst van Leveranciers die het beste kan vullen de prijsstelling, levering, en kwantiteit/kwaliteit behoeften voor grotere of eenmalige aankoop van goederen en diensten.
• werkstromen voor goedkeuring versnellen en stroomlijnen met automatische herinneringen. Real-time tracking van inkoopordernummers vanaf elk apparaat maakt verloren POs en willekeurige knelpunten tot het verleden.
• het invoeren van gegevens, het volgen van vrijstellingen en ander werk op laag niveau aanzienlijk verminderen om personeel vrij te maken voor meer strategische taken.
• centraliseer, verbind en verifieer alle transactiegegevens. Supply chain management, voorraadbeheer en boekhoudprocessen zijn niet langer geïsoleerd in standalone toepassingen. Gegevens kunnen niet alleen worden gebruikt voor het volgen van inkooporders, maar ook voor onderhandelingen, strategische sourcing en planning en financiële analyse—inclusief rapportage, projecties en gedetailleerde, uitgebreide audittrails.
• automatiseer het grootste deel van de levenscyclus van inkooporders om menselijke fouten te verminderen. De blootstelling aan risico ‘ s wordt ook geminimaliseerd door het elimineren van dubbele bestellingen, bedrieglijke uitgaven en interne of factuurfraude.

Perfectioneer uw inkoopafdeling met Purchase Order Tracking

door de huidige competitieve markt voor te blijven betekent dat u klaar bent om te omarmen wat werkt—en af te stoten wat niet werkt. om het meeste uit uw inkoop te halen en van uw inkooporders een bron van waarde en uitgaven te maken, neemt u de digitale sprong. Automatisering maakt het gemakkelijk om afscheid te nemen van kostbare fouten, verspilde tijd, geld en middelen, en de vele productiviteitssapende gevaren van papier. Het veranderen van de manier waarop u uw POs volgt, kan de vonk zijn die werkelijk krachtige, productieve en papiervrije inkoop voor uw bedrijf ontbrandt.