blog dla pasjonatów planistów

raporty o statusie są kluczowym elementem zarządzania projektami. Wszyscy je piszemy, ale mało kto je czyta. Nie wiem ile razy miałem pretensje, że nie wiem czegoś, co było w raporcie o stanie … z przodu page…in pogrubiony … ze strzałkami wskazującymi na niego, mówiąc: “to jest bardzo ważne.”

ok, ten ostatni kawałek był przesadą, ale reszta nie.

miałem kiedyś klienta, który odmówił zapłaty rachunku, bo ” nie wiedział, co robimy.”Po kilku miesiącach przeglądania raportów o stanie, zgodził się zapłacić rachunek.

napisałem te raporty nie po to, aby pokryć-mój-tuchus, ale po to, aby klient wiedział, co robimy i był z tym zgodny. Jak robimy raportowanie projektów w sposób, który zwiększa sukces projektu? A jak właściwie komunikować się z różnymi rodzajami interesariuszy?

bądź empatyczny

jest kilka interesariuszy, którzy chcą być zaangażowani w każdą decyzję, wiedzieć, co wszyscy robią i dlaczego. Są inni, którzy po prostu chcą wiedzieć co, ale nie dbają o to dlaczego. Niektórzy mają obsesję na punkcie randek; inni z dolarami. Niektórzy lubią pisemne raporty, inni wolą rozmowy telefoniczne. Nie możesz robić sensownego raportowania projektów bez zrozumienia, co motywuje interesariuszy.

podczas spotkań z interesariuszami Posłuchaj, na czym im zależy i upewnij się, że Twoje raporty obejmują te kwestie. Zadawanie pytań jest przydatne, ale słuchanie ich pytań często daje lepsze wskazanie ich obaw niż odpowiedzi. I być przygotowanym na zmianę ich nastawienia.

miałem kiedyś klienta, który zaczął dbać tylko o harmonogram i w połowie przesunął swoją uwagę na koszty, być może dlatego, że ktoś ponad nimi w łańcuchu żywnościowym zaczął dbać o to.

jeśli twoi interesariusze wolą aktualizacje słowne, to w porządku, ale nadal musisz coś napisać na piśmie, na wypadek, gdyby później doszło do nieporozumienia. Może to być pełny pisemny raport, który przeglądasz przez telefon(preferowany) lub może to być protokół z spotkania, który wysyłasz do interesariusza natychmiast po tym.

narzędzia takie jak LiquidPlanner mogą pomóc, zapewniając łatwy dostęp do zadań, które zostały ukończone, jakie zadania zostały dodane, ile budżetu zużyłeś i jak ostatnie odkrycia zmieniły plan.

być Zaskarżalnym

jednym z powodów, dla których raporty o statusie często nie są cenione, jest to, że czasami nie są zaskarżalne. Jako premier raportujący o stanie projektu, zastanów się, jakie działania Twoim zdaniem powinny zostać podjęte i jakie informacje będą potrzebne interesariuszom, aby uzasadnić takie działanie.

na przykład, jeśli odkryłeś nowe ryzyko i rozważasz opcje ograniczenia, interesariusz może potrzebować zatwierdzenia tych ograniczeń. Będziesz chciał, żeby dobrze zrozumieli, co się dzieje, zanim to zatwierdzisz. Jeśli potrzebujesz wsparcia ze strony innego zespołu, który będzie wymagał ponownego przydzielenia zasobów, interesariusze powinni być wcześniej powiadomieni o tym, kiedy i dlaczego.

oddziel krytyczne od głębokiego nurkowania

jest to prawdopodobnie najważniejsza część raportowania projektu. Istnieje wiele informacji, które możesz chcieć uwzględnić, ale musisz oddzielić to, co twój interesariusz musi wiedzieć, od tego, co chcesz, aby wiedział lub co chce wiedzieć.

na pierwszej stronie powinna być sekcja, która jest powyżej zakładki, że gdyby to po prostu przeczytali, to wiedzieliby wszystko, co krytyczne. Reszta sprawozdania może zawierać więcej szczegółów lub mniej istotne kwestie. Jeśli wysyłasz raporty o stanie jako osobny dokument, wklej te krytyczne informacje do wiadomości e-mail. W ten sposób mogą zobaczyć najważniejsze informacje, nawet jeśli nie otwierają dokumentu (co niestety często się zdarza).

spójność

dostarczanie raportów tego samego dnia tygodnia, które wyglądają tak samo za każdym razem, pomaga interesariuszom skutecznie przyswajać informacje. Nie chcesz, aby drapali się po głowach w każdym tygodniu, aby dowiedzieć się “co to oznacza” lub ” gdzie jest status budżetowy, na którym mi zależy.”Dobry raport o stanie nie rozwiąże problemu niezaangażowanego interesariusza, ale jeśli dobrze wykonujesz swoją pracę, może zacząć czekać na twoje cotygodniowe aktualizacje!