implementando o rastreamento eficiente de pedidos de compra

à medida que viaja pelo seu departamento de compras, até o fornecedor e, finalmente, de volta ao seu departamento de contabilidade para revisão e pagamento, um pedido de compra típico (PO) gera muitas informações muito úteis. Mas se você não estiver usando um sistema de rastreamento de pedidos de compra para conectar e verificar todos esses dados, não está apenas perdendo insights acionáveis, mas perdendo tempo, dinheiro e recursos valiosos para desperdiçar e riscos desnecessários.

nos dias passados, a dependência do trabalho manual e de pilhas de papel significava que o rastreamento de pedidos de compra era demorado, difícil e quase impossível de monitorar em tempo real. Mas graças à nova tecnologia e a um punhado de processos comprovados de pedidos de compra, você pode criar pedidos de compra de forma fácil e acessível e rastreá-los em todo o seu ciclo de vida.

o que é o rastreamento de pedidos de compra?

quando você monitora os gastos feitos com pedidos de compra, desde a criação da requisição de compra até a reconciliação final e o pagamento, você está usando o sistema de rastreamento de pedidos de compra (ou gerenciamento de pedidos de compra). Eles podem ser tão simples quanto uma planilha e um pacote de escritório ou tão complexos quanto o software de compras corporativas, mas cada sistema de rastreamento de PO compartilha objetivos comuns:

• padronização para reduzir os tempos de processamento, atrasos no fluxo de trabalho e erros. Idealmente, o monitoramento em tempo real ajuda a evitar problemas antes de começar.
• reduzir os custos da folha de pagamento e minimizar os recursos consumidos.
• gerenciamento aprimorado de Documentos, Controle de estoque, gerenciamento de fornecedores e otimização de processos. Cada número po conecta sua ordem de compra correspondente a todos os outros documentos relacionados na cadeia de transações.Promova a conformidade completa com políticas internas, Termos de contrato negociados e todos os regulamentos legais em toda a sua cadeia de suprimentos.Promover a melhoria geral do processo organizacional por meio da criação de valor e menor custo total de propriedade (TCO) para todas as compras.

para as empresas modernas, o uso de software automatizado de pedidos de compra para acelerar e melhorar seus processos de aquisição faz muito mais sentido. A inteligência Artificial (IA) e a automação livram você dos erros, atrasos, resíduos e inconsistências que fizeram do rastreamento de PO baseado em papel uma dor de cabeça tão grande.

o rastreamento de pedidos de compra da velha escola não corta mais a mostarda

o método tradicional de rastreamento de pedidos de compra geralmente envolvido (e, para muitas empresas, continua a envolver) rastreamento baseado em papel, soluções de software fragmentadas ou alguma mistura dos dois. Eficiência e produtividade são melhoradas muito em comparação com “flying blind”, mas obstáculos significativos para economias sérias e melhorias de processo permanecem, incluindo:

• montanhas de papel-e resíduos de papel. Os formulários de papel são caros, difíceis de criar, corrigir e armazenar e sujeitos a erros humanos—muitas vezes triplicados. Corrigir um único erro em um pedido de compra é um pequeno inconveniente; cavar gaveta após gaveta para descobrir o que deu errado uma ou mais vezes por dia é um assassino de produtividade e eficiência. Além disso, o rastreamento de pedidos de compra em papel contribui para as duas libras de papel usadas diariamente-e as 10.000 folhas de papel usadas todos os anos—pelo trabalhador de escritório médio. Considerando que até 70% dos resíduos de escritório são papel, todas essas cópias duplicadas rapidamente somam uma pegada ambiental do tamanho de Godzilla.
• cuidados “práticos” necessários. O processamento Manual para pedidos de compra significa que cada etapa, desde requisições de compra até o pagamento final, deve ser feita manualmente. Intervenção humana (e seu potencial associado de erros e omissões) significa horas gastas na entrada de dados, correção de erros e confirmação de detalhes importantes da transação em vez de tarefas de construção de valor de nível superior. Sem automação, pode não haver uma metodologia consistente para a equipe seguir, portanto, nenhum dois funcionários pode preparar, encaminhar ou arquivar pedidos de compra da mesma maneira. Isso também dificulta a criação de propriedade para funções e tarefas específicas e os possíveis gargalos que podem perturbá-las. Os documentos físicos podem se perder no shuffle, e os fluxos de trabalho de aprovação podem ser interrompidos por um único ponto de falha e pode faltar supervisão.
• fluxos de trabalho demorados, caros e opacos. Os custos de folha de pagamento e materiais podem crescer para níveis incontroláveis à medida que o número de pedidos de compra a serem processados cresce. Despesas Adicionais são adicionadas por armazenamento de documentos, correções de exceção e fraude interna e/ou de fatura. Os documentos podem ser perdidos, desajustados, encaminhados para a parte errada para aprovação, ou ficar sem reconhecimento por dias, criando obstáculos caros. Os gastos invisíveis podem criar excedentes de Orçamento surpreendentes, pedidos duplicados e oportunidades perdidas de descontos.

para empresas modernas, o uso de software automatizado de pedidos de compra para acelerar e melhorar seus processos de compras faz muito mais sentido.

a inteligência Artificial (IA) e a automação livram você dos erros, atrasos, resíduos e inconsistências que tornaram o rastreamento de PO baseado em papel uma dor de cabeça tão grande.

a automação oferece uma maneira melhor de rastrear compras

com backup na nuvem e acessível a partir de tablet, telefone e PC, o software de pedidos de compra permite que você use inteligência artificial junto com ferramentas poderosas e personalizáveis, como modelos de pedidos de compra e fluxos de trabalho automatizados para cortar o desperdício de toda a

seu investimento inicial não precisa ser massivo; você pode começar pequeno, com um aplicativo de pedido de compra simples que pode ser o núcleo de sua mudança para digital ou uma adição bem-vinda ao planejamento de recursos corporativos (ERP) existente, gerenciamento de recursos do cliente (CRM) e software de contabilidade. A virtualização e o acesso “sempre ativo” dão às pequenas empresas o mesmo poderoso kit de ferramentas que costumava ser reservado para empresas muito maiores.

a atualização para o gerenciamento automatizado de pedidos de compra baseado em nuvem permite que você:

• Construa um portal de compras amigável e capacitador de funcionários que elimina as suposições (e o grunhido) da compra e, ao mesmo tempo, garante conformidade e lucratividade. Os aplicativos baseados em nuvem podem servir como atualizadores de treinamento e documentação sob demanda e permitir a comunicação em tempo real para permitir mudanças instantâneas, adições e correções.
• Criar ordens de compra a partir de modelos. Cada item de linha em cada novo pedido de compra é preenchido automaticamente com informações relevantes do Fornecedor, Termos de pagamento, detalhes do contrato e dados de gerenciamento de estoque extraídos da nuvem. Todos os documentos (começando com a solicitação de compra) São digitais e podem ser roteados eletronicamente, manipulados e armazenados. Chega de floresta de papel desperdiçado!Integre funções hierárquicas, acesso e responsabilidades em todo o processo de compras.
• Gerenciar fornecedores de forma mais eficaz. Os fornecedores preferidos podem ser pré-selecionados e preenchidos automaticamente em formulários de pedido de compra para produtos do dia a dia (como material de escritório). No entanto, as informações do contrato também podem ser retiradas do servidor para fornecer automaticamente uma lista de fornecedores que podem preencher melhor as necessidades de preços, entrega e quantidade/qualidade para compras maiores ou pontuais de bens e serviços.
• acelere e simplifique os fluxos de trabalho de aprovação com lembretes automáticos. O rastreamento em tempo Real de números de pedidos de compra de qualquer dispositivo torna o POs perdido e os gargalos aleatórios uma coisa do passado.
• reduza significativamente a entrada de dados, o rastreamento de isenção e outros trabalhos de baixo nível para liberar funcionários para tarefas mais estratégicas.Centralize, conecte e verifique todos os dados transacionais. Os processos de gerenciamento da cadeia de suprimentos, controle de estoque e Contabilidade não estão mais isolados em aplicativos autônomos. Os dados podem ser usados não apenas para rastreamento de pedidos de compra, mas negociação, sourcing e planejamento estratégico e análise financeira—incluindo relatórios, projeções e trilhas de auditoria detalhadas e abrangentes.Automatize a maior parte do ciclo de vida do pedido de compra para reduzir o erro humano. A exposição ao risco também é minimizada por meio da eliminação de pedidos duplicados, gastos desonestos e fraudes internas ou de faturas.

Perfeito, o Seu Departamento de Compras com a Compra Seguimento da Encomenda

Permanecer à frente da curva no mercado competitivo de hoje significa estar pronto para abraçar o que funciona e descartar o que não é. Para obter o máximo de seus contratos e fazer pedidos a uma fonte de valor, bem como de passar, tire o salto digital. A automação torna mais fácil dizer adeus a erros caros, perda de tempo, dinheiro e recursos e aos muitos perigos do papel que reduzem a produtividade. Mudar a maneira como você rastreia seu PDV pode ser a faísca que inflama compras verdadeiramente poderosas, produtivas e sem papel para sua empresa.