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os relatórios de Status são uma parte crítica do gerenciamento de projetos. Todos nós os escrevemos, mas quase ninguém os lê. Eu não sei quantas vezes eu tive um stakeholder afirmam não saber algo que estava em um relatório de status … na frente page…in negrito … com setas apontando para ele dizendo: “Isso é muito importante.”

Ok, essa última parte foi um exagero, mas o resto não era.

uma vez eu tive um cliente que se recusou a pagar uma conta, porque ele “não sabia o que estávamos fazendo.”Depois de revisar meses de relatórios de status, ele concordou em pagar a conta.

escrevi esses relatórios não para cobrir meu tuchus, mas para que o cliente soubesse o que estamos fazendo e estivesse alinhado com ele. Como fazemos relatórios de projetos de uma forma que aumenta o sucesso do projeto? E como nos comunicamos adequadamente a diferentes tipos de partes interessadas?

seja empático

existem algumas partes interessadas que querem se envolver em todas as decisões, saber o que todos estão fazendo e por quê. Há outros que só querem saber o quê, mas não se importam com o porquê. Alguns são obcecados por encontros; outros com Dólares. Alguns gostam de relatórios escritos; outros preferem telefonemas. Você não pode fazer relatórios de projetos significativos sem entender o que motiva seus stakeholders.

em suas reuniões com as partes interessadas, ouça o que elas se preocupam e certifique-se de que seus relatórios cubram essas questões. Perguntar é útil, mas ouvir suas perguntas geralmente dá uma indicação Melhor de suas preocupações do que suas respostas. E esteja preparado para que seu foco mude.

certa vez, tive um cliente que começou a se preocupar apenas com o cronograma e, no meio do caminho, mudou seu foco para o custo, possivelmente porque alguém acima deles na cadeia alimentar começou a se preocupar com isso.

se seus stakeholders preferem atualizações verbais, tudo bem, mas você ainda precisa colocar algo por escrito, caso haja um desacordo mais tarde. Isso pode ser um relatório escrito completo que você analisa por telefone (preferido) ou pode ser uma ata de reunião que você envia para sua parte interessada imediatamente depois.

ferramentas como o LiquidPlanner podem ajudar fornecendo acesso fácil a quais tarefas foram concluídas, quais tarefas foram adicionadas, quanto orçamento você consumiu e como as descobertas recentes mudaram o plano.

ser acionável

uma razão pela qual os relatórios de status geralmente não são valorizados é que às vezes não são acionáveis. Como um PM relatando o estado do seu projeto, pense nas ações que você acha que devem ser tomadas e quais informações seus stakeholders precisarão para justificar essa ação.Por exemplo, se você descobriu um novo risco e está considerando suas opções de mitigação, seu stakeholder pode precisar aprovar essas mitigações. Você vai querer que eles entendam bem o que está acontecendo antes de aprová-lo. Se você precisar do apoio de outra equipe que exigirá a reatribuição de recursos, as partes interessadas devem ser alertadas sobre quando e por quê disso com antecedência.

separe o crítico do mergulho profundo

esta é provavelmente a parte mais importante do relatório do projeto. Há muitas informações que você pode querer incluir, mas você precisa separar o que seu stakeholder tem que saber, do que você quer que ele saiba ou do que ele quer saber.

deve haver uma seção acima da dobra na primeira página que, se eles apenas lessem isso, saberiam tudo o que é crítico. O restante do relatório pode conter mais detalhes ou questões menos importantes. Se você estiver enviando seus relatórios de status por e-mail como um documento separado, cole essas informações críticas no e-mail. Dessa forma, eles podem ver as informações mais importantes, mesmo que não abram o documento (como infelizmente costuma ser o caso).

consistência

entregar seus relatórios no mesmo dia da semana que parecem iguais sempre ajuda seus stakeholders a absorver eficientemente as informações. Você não quer que eles arranhem a cabeça toda semana para descobrir” o que isso significa “ou” onde está o status do orçamento com o qual me importo.”Um bom relatório de status não resolverá o problema de um stakeholder não engajado, mas se você estiver fazendo seu trabalho bem, eles podem começar a aguardar suas atualizações semanais!