blogul pentru planificatori pasionați

rapoartele de stare sunt o parte critică a managementului de proiect. Cu toții le scriem, dar aproape nimeni nu le citește. Nu știu de câte ori am avut o cerere părților interesate să nu știe ceva care a fost într-un raport de stare…pe front page…in bold … cu săgeți îndreptate spre el spunând: “Acest lucru este foarte important.”

bine, ultima parte a fost o exagerare, dar restul nu.

am avut odată un client care a refuzat să plătească o factură pentru că ” nu știa ce facem.”După examinarea luni de rapoarte de stare, el a fost de acord să plătească factura.

am scris aceste rapoarte nu pentru a-mi acoperi tuchusul, ci pentru ca clientul să știe ce facem și să fie aliniat cu el. Cum facem raportarea proiectelor într-un mod care crește succesul proiectului? Și cum comunicăm în mod adecvat diferitelor tipuri de părți interesate?

fii empatic

există unele părți interesate care doresc să se implice în fiecare decizie, să știe ce face toată lumea și de ce. Există alții care vor doar să știe ce, dar nu le pasă de ce. Unii sunt obsedați de întâlniri; alții cu dolari. Unora le plac rapoartele scrise; alții preferă apelurile telefonice. Nu puteți face raportarea semnificativă a proiectului fără a înțelege ce motivează părțile interesate.

în cadrul întâlnirilor dvs. cu părțile interesate, ascultați ce le pasă și asigurați-vă că rapoartele dvs. acoperă aceste probleme. Întrebarea este utilă, dar ascultarea întrebărilor lor oferă adesea o indicație mai bună a preocupărilor lor decât răspunsurile lor. Și fiți pregătiți pentru ca concentrarea lor să se schimbe.

am avut odată un client care a început să aibă grijă doar de program și la jumătatea drumului și-a schimbat atenția asupra costurilor, posibil pentru că cineva deasupra lor din lanțul alimentar a început să-i pese de asta.

dacă părțile interesate preferă actualizările verbale, este în regulă, dar trebuie să puneți ceva în scris în cazul în care există un dezacord mai târziu. Acesta ar putea fi un raport scris complet pe care îl examinați prin telefon (preferat) sau poate fi minute de întâlnire pe care le trimiteți părților interesate imediat după aceea.

instrumente precum LiquidPlanner vă pot ajuta oferind acces ușor la ce sarcini au fost finalizate, ce sarcini au fost adăugate, cât buget ați consumat și cât de recente descoperiri au schimbat planul.

fii acționabil

un motiv pentru care rapoartele de stare nu sunt adesea evaluate este că uneori nu sunt acționabile. În calitate de PM care raportează starea proiectului dvs., gândiți-vă la acțiunile pe care credeți că ar trebui să le întreprindeți și la ce informații vor avea nevoie părțile interesate pentru a justifica această acțiune.

de exemplu, dacă ați descoperit un nou risc și luați în considerare opțiunile de atenuare, părțile interesate ar putea avea nevoie să aprobe aceste atenuări. Veți dori ca ei să înțeleagă bine ce se întâmplă înainte de a-l aproba. Dacă aveți nevoie de sprijin din partea unei alte echipe care va necesita re-atribuirea resurselor, părțile interesate ar trebui să fie avertizate cu privire la momentul și de ce de care în avans.

separați criticul de scufundarea profundă

aceasta este probabil cea mai importantă parte a raportării proiectului. Există o mulțime de informații pe care le-ați putea dori incluse, dar trebuie să separați ceea ce părțile interesate trebuie să știe, de ceea ce doriți să știe sau ce vor să știe.

ar trebui să existe o secțiune care este deasupra pliului de pe prima pagină că, dacă ar citi Asta, ar ști tot ce este critic. Restul raportului poate conține mai multe detalii sau probleme mai puțin importante. Dacă trimiteți prin e-mail rapoartele de stare ca document separat, lipiți aceste informații critice în e-mail. În acest fel, pot vedea cele mai importante informații chiar dacă nu deschid documentul (așa cum, din păcate, se va întâmpla adesea).

consecvență

prezentarea rapoartelor dvs. în aceeași zi a săptămânii care arată la fel de fiecare dată ajută părțile interesate să absoarbă eficient informațiile. Nu vrei să-și zgârie capul vreodată săptămână să-și dea seama” ce înseamnă asta “sau” unde este starea bugetului de care îmi pasă.”Un raport de stare bună nu va rezolva problema unei părți interesate neangajate, dar dacă vă faceți bine treaba, ar putea începe să aștepte cu nerăbdare actualizările săptămânale!