implementarea unei urmăriri eficiente a comenzilor de achiziție

în timp ce călătorește prin departamentul dvs. de achiziții, către furnizor și apoi în cele din urmă înapoi la departamentul dvs. de contabilitate pentru revizuire și plată, o comandă tipică de achiziție (PO) generează o mulțime de informații foarte utile. Dar dacă nu utilizați un sistem de urmărire a comenzilor de achiziție pentru a conecta și verifica toate aceste date, nu pierdeți doar informații acționabile, ci pierdeți timp, bani și resurse valoroase pentru a pierde și a risca inutil.

în zilele trecute, dependența de munca manuală și grămezi de hârtie însemna că urmărirea comenzilor de cumpărare consuma mult timp, era dificilă și aproape imposibil de monitorizat în timp real. Dar, datorită noilor tehnologii și a câtorva procese dovedite de comandă de achiziție, puteți crea cu ușurință și la prețuri accesibile comenzi de achiziție și apoi le puteți urmări pe întregul lor ciclu de viață.

ce este urmărirea comenzilor de cumpărare?

când monitorizați cheltuielile efectuate cu comenzile de achiziție, de la crearea cererii de achiziție până la reconcilierea și plata finală, utilizați sistemul de urmărire a comenzilor de achiziție (sau de gestionare a comenzilor de achiziție). Acestea pot fi la fel de simple ca o foaie de calcul și o suită de birou sau la fel de complexe ca software-ul de achiziții pentru întreprinderi, dar fiecare sistem de urmărire PO împărtășește obiective comune:

• standardizare pentru a reduce timpii de procesare, întârzierile fluxului de lucru și erorile. În mod ideal, monitorizarea în timp real ajută la prevenirea problemelor înainte de a începe.
• reducerea costurilor de salarizare și minimizarea resurselor consumate.
• îmbunătățirea gestionării documentelor, controlul inventarului, gestionarea furnizorilor și optimizarea proceselor. Fiecare număr PO conectează comanda de achiziție corespunzătoare la orice alt document aferent din lanțul de tranzacții.
• promovați conformitatea completă cu politicile interne, termenii contractuali negociați și toate reglementările legale din lanțul dvs. de aprovizionare.
• promovați îmbunătățirea generală a proceselor organizaționale prin crearea de valoare și reducerea costului total de proprietate (TCO) pentru toate achizițiile.

pentru companiile moderne, utilizarea software-ului automat de comandă a achizițiilor pentru a accelera și îmbunătăți procesele de achiziție are mult mai mult sens. Inteligența artificială (AI) și automatizarea vă eliberează de erorile, întârzierile, deșeurile și inconsecvențele care au făcut ca PO-ul pe hârtie să urmărească o durere de cap atât de masivă.

Urmărirea comenzilor de achiziție din vechea școală nu mai taie muștarul

metoda tradițională de urmărire a comenzilor de achiziție implicate de obicei (și, pentru multe companii, continuă să implice) urmărirea pe hârtie, soluții software fragmentate sau un amestec al celor două. Eficiența și productivitatea sunt îmbunătățite foarte mult în comparație cu “blind-ul zburător”, dar rămân obstacole semnificative pentru economii serioase și îmbunătățiri ale proceselor, inclusiv:

• munți de hârtie—și deșeuri de hârtie. Formularele de hârtie sunt scumpe, dificil de creat, corectat și depozitat și sunt supuse erorilor umane—adesea în trei exemplare. Corectarea unei singure erori la o comandă de achiziție este un inconvenient minor; săparea prin sertar după sertar pentru a afla ce a mers prost de una sau mai multe ori pe zi este un ucigaș de productivitate și eficiență. În plus, urmărirea comenzilor de achiziție pe bază de hârtie contribuie la cele două kilograme de hârtie utilizate zilnic-și la cele 10.000 de coli de hârtie utilizate în fiecare an—de către lucrătorul mediu de birou. Având în vedere că până la 70% din deșeurile de birou sunt hârtie, toate aceste copii duplicate se adaugă rapid la o amprentă de mediu de dimensiuni Godzilla.
• “Hands-on” de îngrijire necesară. Procesarea manuală a comenzilor de cumpărare înseamnă că fiecare pas, de la rechizițiile de cumpărare până la plata finală, trebuie făcut manual. Intervenția umană (și potențialul său asociat pentru erori și omisiuni) înseamnă ore petrecute pentru introducerea datelor, corectarea erorilor și confirmarea detaliilor importante ale tranzacției în loc de sarcini de nivel superior, de construire a valorii. Fără automatizare, este posibil să nu existe o metodologie consecventă pe care personalul să o urmeze, astfel încât doi angajați să nu poată pregăti, direcționa sau depune comenzi de cumpărare în același mod. Acest lucru face, de asemenea, dificilă crearea proprietății atât pentru rolurile și sarcinile specifice, cât și pentru potențialele blocaje care le pot perturba. Documentele fizice se pot pierde în amestecare, iar fluxurile de lucru de aprobare pot fi perturbate de un singur punct de eșec și poate lipsi supravegherea.
• fluxuri de lucru consumatoare de timp, costisitoare și opace. Costurile de salarizare și materiale pot crește până la niveluri imposibil de gestionat pe măsură ce numărul comenzilor de achiziție care trebuie procesate crește. Cheltuieli suplimentare se adaugă prin stocarea documentelor, corecții de excepție și fraude interne și/sau facturi. Documentele pot fi pierdute, gresite, dirijate către partea greșită pentru aprobare sau pot sta nerecunoscute zile întregi, creând obstacole costisitoare. Cheltuielile invizibile pot crea depășiri bugetare surprinzătoare, comenzi duplicate și oportunități ratate pentru reduceri.

pentru companiile moderne, utilizarea software-ului automat de comandă pentru a accelera și îmbunătăți procesele de achiziție are mult mai mult sens.

inteligența artificială (AI) și automatizarea vă eliberează de erorile, întârzierile, deșeurile și inconsecvențele care au făcut ca PO-ul pe hârtie să urmărească o durere de cap atât de masivă.

automatizarea oferă o modalitate mai bună de a urmări achizițiile

susținute în cloud și accesibile de pe tabletă, telefon și PC, software-ul de comandă de achiziție vă permite să utilizați inteligența artificială împreună cu instrumente puternice, personalizabile, cum ar fi șabloanele de comandă de achiziție și fluxurile de lucru automate pentru a tăia deșeurile din întreaga funcție de achiziție.

investiția inițială nu trebuie să fie masivă; puteți începe mici, cu o aplicație simplă de comandă de achiziție, care poate fi nucleul trecerii dvs. la digital sau un plus binevenit la planificarea resurselor întreprinderii existente (ERP), gestionarea resurselor clienților (CRM) și software-ul de contabilitate. Virtualizarea și accesul” întotdeauna ” oferă întreprinderilor mici același set de instrumente puternic care era rezervat întreprinderilor mult mai mari.

actualizarea la gestionarea automată a comenzilor de achiziție bazate pe cloud vă permite:

• construiți un portal de achiziții ușor de utilizat, care să împuternicească personalul, care să scoată presupunerile (și gruntwork) din cumpărare, asigurând în același timp conformitatea și profitabilitatea. Aplicațiile bazate pe Cloud pot servi perfecționări de instruire și documentare la cerere și pot permite comunicarea în timp real pentru a permite modificări, completări și corecții instantanee.
• Creați comenzi de cumpărare din șabloane. Fiecare element rând din fiecare nouă comandă de achiziție este populat automat cu informații relevante despre furnizor, Termeni de plată, specificități contractuale și date de gestionare a inventarului extrase din cloud. Toate documentele (începând cu cererea de achiziție) sunt digitale și pot fi dirijate, manipulate și stocate electronic. Gata cu pădurea de hârtie irosită!
• integrați rolurile ierarhice, accesul și responsabilitățile în cadrul procesului de achiziție.
• gestionați furnizorii mai eficient. Furnizorii preferați pot fi preselectați și completați automat pe formularele de comandă pentru produsele de zi cu zi (cum ar fi rechizitele de birou). Cu toate acestea, informațiile contractuale pot fi, de asemenea, extrase de pe server pentru a furniza automat o listă de furnizori care pot satisface cel mai bine nevoile de stabilire a prețurilor, livrare și cantitate/calitate pentru achiziționarea mai mare sau unică de bunuri și servicii.
• viteza și eficientizarea fluxurilor de lucru de aprobare cu memento-uri automate. Urmărirea în timp real a numerelor comenzilor de cumpărare de pe orice dispozitiv face ca POS-urile pierdute și blocajele aleatorii să fie un lucru din trecut.
• reducerea semnificativă a introducerii datelor, urmărirea scutirilor și alte activități la nivel scăzut pentru a elibera personalul pentru sarcini mai strategice.
• centralizați, conectați și verificați toate datele tranzacționale. Managementul lanțului de aprovizionare, controlul inventarului și procesele contabile nu mai sunt izolate în aplicații independente. Datele pot fi utilizate nu doar pentru urmărirea comenzilor de cumpărare, ci și pentru negociere, aprovizionare și planificare strategică și analiză financiară—inclusiv raportare, proiecții și trasee de audit detaliate și cuprinzătoare.
• Automatizați cea mai mare parte a ciclului de viață al comenzii de achiziție pentru a reduce erorile umane. Expunerea la risc este, de asemenea, minimizată prin eliminarea comenzilor duplicate, a cheltuielilor necinstite și a fraudei interne sau a facturilor.

perfecționați—vă Departamentul de achiziții cu urmărirea comenzilor de achiziție

a rămâne în fața curbei pe piața competitivă de astăzi înseamnă a fi gata să îmbrățișați ceea ce funcționează-și să renunțați la ceea ce nu este. pentru a profita la maximum de achizițiile dvs. și a face din comenzile dvs. de achiziție o sursă de valoare, precum și de cheltuieli, faceți saltul digital. Automatizarea face ușor să-și ia rămas bun de la erorile costisitoare, timpul pierdut, banii și resursele și numeroasele pericole de productivitate ale hârtiei. Schimbarea modului în care vă urmăriți POs-ul poate fi scânteia care aprinde achiziții cu adevărat puternice, productive și fără hârtie pentru compania dvs.