bloggen för passionerade planerare

statusrapporter är en kritisk del av projektledningen. Vi skriver alla dem, men knappast någon läser dem. Jag vet inte hur många gånger jag har haft en intressent anspråk på att inte veta något som var i en statusrapport … på framsidan page…in fet … med pilar som pekar på det och säger: “Det här är väldigt viktigt.”

Okej, den sista biten var en överdrift, men resten var det inte.

jag hade en gång en klient som vägrade att betala en räkning eftersom han “inte visste vad vi gjorde.”Efter att ha granskat månader av statusrapporter, gick han med på att betala räkningen.

jag skrev dessa rapporter inte till cover-my-tuchus, men så att klienten skulle veta vad vi gör och anpassas till det. Hur gör vi projektrapportering på ett sätt som ökar projektets framgång? Och hur kommunicerar vi på lämpligt sätt till olika typer av intressenter?

var empatisk

det finns några intressenter som vill vara involverade i varje beslut, att veta vad alla gör och varför. Det finns andra som bara vill veta vad, men bryr sig inte om varför. Vissa är besatta av datum; andra med dollar. Vissa gillar skriftliga rapporter; andra föredrar telefonsamtal. Du kan inte göra meningsfull projektrapportering utan att förstå vad som motiverar dina intressenter.

i dina möten med intressenterna, lyssna på vad de bryr sig om och se till att dina rapporter täcker dessa frågor. Att fråga är användbart men att lyssna på deras frågor ger ofta en bättre indikation på deras oro än deras svar. Och var beredd på att deras fokus ska förändras.

jag hade en gång en kund som började bry sig bara om schema och halvvägs skiftade fokus till kostnad, möjligen för att någon ovanför dem i livsmedelskedjan började bry sig om det.

om dina intressenter föredrar muntliga uppdateringar är det bra, men du måste fortfarande skriva något skriftligt om det finns en oenighet senare. Det kan vara en fullständig skriftlig rapport som du granskar via telefon (föredraget) eller det kan vara mötesprotokoll som du skickar till din intressent omedelbart efteråt.

verktyg som LiquidPlanner kan hjälpa till genom att ge enkel åtkomst till vilka uppgifter som har slutförts, vilka uppgifter som har lagts till, hur mycket budget du har förbrukat och hur de senaste upptäckterna har ändrat Planen.

vara Åtgärdbar

en anledning till att statusrapporter ofta inte värderas är att de ibland inte är handlingsbara. Som PM-rapportering om projektets tillstånd, tänk på de åtgärder du tycker bör vidtas och vilken information dina intressenter behöver för att motivera den åtgärden.

om du till exempel har upptäckt en ny risk och du överväger dina begränsningsalternativ kan din intressent behöva godkänna dessa begränsningar. Du vill att de ska förstå väl vad som händer innan du godkänner det. Om du behöver stöd från ett annat team som kommer att kräva omfördelning av resurser, bör intressenterna varnas för när och varför av det i förväg.

separera kritisk från djupdykning

detta är förmodligen den viktigaste delen av projektrapportering. Det finns massor av information som du kanske vill inkludera, men du måste skilja vad din intressent måste veta, från vad du vill att de ska veta eller vad de vill veta.

det borde finnas ett avsnitt som ligger ovanför vikningen på framsidan att om de bara läser det skulle de veta allt som är kritiskt. Resten av rapporten kan innehålla mer detaljer eller mindre viktiga frågor. Om du skickar ut statusrapporterna som ett separat dokument klistrar du in viktig information i e-postmeddelandet. På så sätt kan de se den viktigaste informationen även om de inte öppnar dokumentet (som Tyvärr ofta kommer att vara fallet).

konsistens

att leverera dina rapporter på samma veckodag som ser likadana ut varje gång hjälper dina intressenter att effektivt absorbera informationen. Du vill inte att de ska skrapa huvudet någonsin vecka för att räkna ut “vad betyder detta” eller “var är budgetstatusen som jag bryr mig om.”En bra statusrapport kommer inte att lösa problemet med en oengagerad intressent, men om du gör ditt jobb bra kan de börja se fram emot dina veckovisa uppdateringar!