implementera effektiv Inköpsorderspårning

när den reser genom din inköpsavdelning, till säljaren och slutligen tillbaka till din bokföringsavdelning för granskning och betalning genererar en typisk inköpsorder (PO) mycket mycket användbar information. Men om du inte använder ett inköpsorderspårningssystem för att ansluta och verifiera all den informationen, saknar du inte bara handlingsbara insikter, utan förlorar värdefull tid, pengar och resurser till slöseri och onödig risk.

i svunna dagar innebar ett beroende av manuellt arbete och pappershögar att spårning av inköpsorder var tidskrävande, svårt och nästan omöjligt att övervaka i realtid. Men tack vare ny teknik och en handfull beprövade inköpsorderprocesser kan du enkelt och kostnadseffektivt skapa inköpsorder och sedan spåra dem över hela livscykeln.

Vad är Inköpsorderspårning?

när du övervakar utgifter gjorda med inköpsorder, från skapandet av inköpsrekvisitionen till den slutliga avstämningen och betalningen, använder du inköpsorderspårning (eller inköpsorderhantering). De kan vara så enkelt som ett kalkylblad och kontorspaket eller så komplex som företag upphandling programvara, men varje po tracking system delar gemensamma mål:

• standardisering för att minska behandlingstider, arbetsflödesfördröjningar och fel. Helst hjälper realtidsövervakning till att förhindra problem innan de börjar.
• minska lönekostnaderna och minimera förbrukade resurser.
• förbättrad dokumenthantering, lagerstyrning, leverantörshantering och processoptimering. Varje PO-nummer kopplar sin motsvarande inköpsorder till alla andra relaterade dokument i transaktionskedjan.
• främja fullständig efterlevnad av interna policyer, förhandlade avtalsvillkor och alla lagliga bestämmelser i hela leveranskedjan.
• främja övergripande organisationsprocessförbättring genom värdeskapande och lägre total ägandekostnad (TCO) för alla inköp.

för moderna företag är det mycket mer meningsfullt att använda automatiserad inköpsorderprogramvara för att påskynda och förbättra sina upphandlingsprocesser. Artificiell intelligens (AI) och automatisering frigör dig från fel, förseningar, avfall och inkonsekvenser som gjorde pappersbaserad PO-spårning så massiv huvudvärk.

Old-School inköpsorder spårning inte längre skär senap

den traditionella metoden för att spåra inköpsorder vanligtvis inblandade (och, för många företag, fortsätter att involvera) pappersbaserad spårning, styckevis mjukvarulösningar, eller någon blandning av de två. Effektivitet och produktivitet förbättras kraftigt jämfört med “flying blind”, men betydande vägspärrar till allvarliga besparingar och processförbättringar kvarstår, inklusive:

• berg av papper-och pappersavfall. Pappersformer är dyra, svåra att skapa, korrigera och lagra och är föremål för mänskliga fel—ofta i tre exemplar. Att korrigera ett enda fel på en inköpsorder är ett mindre besvär; att gräva igenom lådan efter lådan för att ta reda på vad som gick fel en eller flera gånger om dagen är en produktivitets-och effektivitetsdödare. Dessutom bidrar pappersbaserad inköpsorderspårning till de två kilo papper som används dagligen – och de 10 000 pappersark som används varje år—av den genomsnittliga kontorsarbetaren. Med tanke på att upp till 70% av kontorsavfallet är papper, lägger alla dessa dubbla kopior snabbt upp till ett Godzilla-stort miljöavtryck.
• “Hands-on” vård krävs. Manuell bearbetning för inköpsorder innebär att varje steg, från inköpsrekvisitioner till slutbetalning, måste göras för hand. Mänsklig intervention (och dess tillhörande potential för fel och utelämnanden) betyder timmar som spenderas på datainmatning, felkorrigering och bekräftelse av viktiga transaktionsuppgifter istället för högre nivå, värdebyggande uppgifter. Utan automatisering kan det inte finnas en konsekvent metod för personal att följa, så inga två anställda kan förbereda, rutta eller arkivera inköpsorder på samma sätt. Detta gör det också svårt att skapa ägande för både specifika roller och uppgifter och de potentiella flaskhalsar som kan störa dem. Fysiska dokument kan gå vilse i blandningen, och godkännandearbetsflöden kan störas av en enda felpunkt och övervakning kan saknas.
• tidskrävande, dyra och ogenomskinliga arbetsflöden. Löne-och materialkostnader kan växa till ohanterliga nivåer när antalet inköpsorder som ska behandlas växer. Ytterligare kostnader läggs till genom dokumentlagring, undantagskorrigeringar och interna och/eller fakturabedrägerier. Dokument kan gå förlorade, misfiled, dirigeras till fel part för godkännande, eller sitta obekräftade i flera dagar, skapa kostsamma vägspärrar. Osynliga utgifter kan skapa överraskande budgetöverskridanden, dubbla beställningar och missade möjligheter till rabatter.

för moderna företag är det mycket mer meningsfullt att använda automatiserad inköpsorderprogramvara för att påskynda och förbättra sina upphandlingsprocesser.

artificiell intelligens (AI) och automatisering frigör dig från fel, förseningar, avfall och inkonsekvenser som gjorde pappersbaserad PO-spårning så massiv huvudvärk.

Automation erbjuder ett bättre sätt att spåra inköp

backas upp till molnet och nås från tablett, telefon och PC, inköpsorder programvara kan du använda artificiell intelligens tillsammans med kraftfulla, anpassningsbara verktyg som inköpsorder mallar och automatiserade arbetsflöden för att trimma avfallet från hela upphandlingsfunktionen.

din initiala investering behöver inte vara massiv; du kan börja små, med en enkel inköpsorder app som kan vara kärnan i din övergång till digital eller ett välkommet tillskott till befintliga enterprise resource planning (ERP), customer resource management (CRM), och bokföringsprogram. Virtualisering och” alltid på ” -åtkomst ger småföretag samma kraftfulla verktygslåda som brukade reserveras för mycket större företag.

uppgradering till automatiserad, molnbaserad inköpsorderhantering låter dig:

• Bygg en användarvänlig, personalstyrkande upphandlingsportal som tar bort gissningarna (och grundarbetet) från att köpa samtidigt som du säkerställer efterlevnad och lönsamhet. Molnbaserade appar kan servera utbildnings-och dokumentationsuppdateringar på begäran och möjliggöra realtidskommunikation för att möjliggöra omedelbara ändringar, tillägg och korrigeringar.
• Skapa inköpsorder från mallar. Varje rad i varje ny inköpsorder fylls automatiskt med relevant leverantörsinformation, betalningsvillkor, kontraktsspecifikationer och lagerhanteringsdata som hämtas från molnet. Alla dokument (som börjar med inköpsbegäran) är digitala och kan dirigeras, manipuleras och lagras elektroniskt. Ingen mer skog av bortkastat papper!
• integrera hierarkiska Roller, åtkomst och ansvar i hela upphandlingsprocessen.
• hantera leverantörer mer effektivt. Föredragna leverantörer kan väljas i förväg och automatiskt fyllas i på inköpsorderformulär för vardagliga produkter (t.ex. Kontorsmaterial). Kontraktsinformation kan dock också hämtas från servern för att automatiskt tillhandahålla en lista över leverantörer som bäst kan fylla prissättning, leverans och kvantitet/kvalitetsbehov för större eller engångsinköp av varor och tjänster.
• snabba och effektivisera arbetsflöden för godkännande med automatiska påminnelser. Realtidsspårning av inköpsordernummer från vilken enhet som helst gör förlorade POs och slumpmässiga flaskhalsar till det förflutna.
• minska avsevärt datainmatning, undantagsspårning och annat lågnivåarbete för att frigöra personal för mer strategiska uppgifter.
• centralisera, Anslut och verifiera alla transaktionsdata. Supply chain management, lagerstyrning och redovisningsprocesser är inte längre isolerade i fristående applikationer. Data kan användas inte bara för inköpsorderspårning utan förhandlingar, strategisk inköp och planering och ekonomisk analys—inklusive rapportering, prognoser och detaljerade, omfattande revisionsspår.
• automatisera huvuddelen av inköpsorderns livscykel för att minska det mänskliga felet. Riskexponering minimeras också genom eliminering av dubbla order, oseriösa utgifter och interna eller fakturabedrägerier.

Perfekt din inköpsavdelning med Inköpsorderspårning

att hålla sig före kurvan på dagens konkurrensutsatta marknad innebär att vara redo att omfamna vad som fungerar—och jettison vad som inte är. för att få ut det mesta av din upphandling och göra dina inköpsorder till en källa till värde och spendera, ta det digitala språnget. Automatisering gör det enkelt att säga adjö till kostsamma fel, bortkastad tid, pengar och resurser och de många produktivitetsdämpande farorna med papper. Att ändra hur du spårar dina POs kan vara gnistan som tänder verkligt kraftfull, produktiv och pappersfri upphandling för ditt företag.