Comment travailler avec des écrans dans Microsoft Word

Word affiche de petites fenêtres contextuelles appelées ScreenTips lorsque vous déplacez votre souris sur un bouton ou une commande du ruban. Les écrans fournissent de courtes descriptions indiquant ce que fait le bouton et peuvent également afficher la touche de raccourci pour cette commande.

Vous pouvez contrôler la quantité de détails affichés sur les écrans et les désactiver si vous ne voulez pas les voir. Vous pouvez également créer vos propres écrans personnalisés sur le contenu de votre document pour afficher des informations utiles sur le texte ou les images.

Aujourd’hui, nous allons vous montrer comment activer et désactiver les ScreenTips, afficher des ScreenTips améliorés, afficher ou masquer les touches de raccourci dans les ScreenTips, et quelques façons de créer vos propres ScreenTips personnalisés.

Activer et désactiver les écrans ou Afficher les écrans améliorés

Les écrans intégrés qui affichent les boutons du ruban sont activés et améliorés (afficher les descriptions des fonctionnalités) par défaut. Mais vous pouvez ajuster ce que l’écran affiche ou les désactiver complètement.

Pour ajuster le style des écrans, allez dans Options Fichier > et assurez-vous que Général est sélectionné dans le volet de droite. L’option Afficher les descriptions des fonctionnalités dans ScreenTips est sélectionnée par défaut dans la liste déroulante style ScreenTip et affiche des ScreenTips améliorés avec des descriptions de ce que fait chaque bouton.

Pour afficher les captures d’écran sans les descriptions d’entités, sélectionnez Ne pas afficher les descriptions d’entités dans les captures d’écran.

Pour désactiver complètement les écrans, sélectionnez Ne pas afficher les écrans.

Cliquez sur OK.

Ces paramètres n’affectent aucun écran personnalisé que vous créez sur du texte ou des images dans votre document.

Afficher ou masquer les touches de raccourci dans les écrans intégrés

Si vous aimez utiliser les raccourcis clavier, mais que vous avez tendance à les oublier, vous pouvez utiliser les écrans intégrés pour afficher les raccourcis clavier des boutons du ruban. Ou, si vous ne voulez pas voir les raccourcis clavier, vous pouvez les masquer.

Par défaut, Word affiche les raccourcis clavier dans les écrans du ruban. Pour masquer les raccourcis, allez dans Options Fichier > et cliquez sur Avancé dans le volet de droite de la boîte de dialogue Options Word.

Ensuite, décochez la case Afficher les touches de raccourci dans ScreenTips dans la section Affichage. Cliquez sur OK.

Maintenant, vous verrez les raccourcis clavier dans les écrans pour les boutons du ruban (qui ont des raccourcis) lorsque vous déplacez votre souris sur les boutons.

Ce paramètre s’applique uniquement aux écrans intégrés à Word.

Créer un ScreenTip personnalisé dans votre Document

Vous pouvez créer un ScreenTip personnalisé sur du texte ou des images dans votre document à l’aide d’un signet et d’un lien hypertexte ou à l’aide d’une note de fin.

Il y a des avantages et des inconvénients à utiliser chaque méthode.

Lorsque vous utilisez un signet et un lien hypertexte:

• Vous pouvez ajouter des ScreenTips au texte et aux images.
• Word ajoute automatiquement un indice sur la façon de suivre le lien, ce qui n’est pas nécessaire.
• Vous ne pouvez pas modifier directement un écran. Vous devez ouvrir la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte.
• Les hyperliens sont automatiquement formatés avec du texte bleu et soulignés, vous devrez donc modifier la mise en forme si vous ne souhaitez pas que le texte ressemble à un hyperlien.
• Vous ne pouvez pas imprimer le texte de ScreenTip.

Lorsque vous utilisez une note de fin:

• Vous pouvez facilement modifier l’écran en modifiant la note de fin.
• Vous pouvez imprimer la note de fin, qui est le texte de l’écran.
• Il n’y a aucune indication sur le fait de cliquer sur un lien hypertexte.
• Vous ne pouvez pas ajouter d’écrans aux images.
• Vous devez modifier la mise en forme du chiffre de la note de fin pour le masquer si vous ne voulez pas qu’il soit visible dans votre texte.
• Si vous ne souhaitez pas que la note de fin s’imprime, vous devez la mettre sur sa propre page à l’aide d’un saut de page.

Sur la base des listes ci-dessus, vous pouvez décider de la méthode que vous souhaitez utiliser.

En utilisant un signet et un lien hypertexte

Pour cette méthode, nous allons créer un signet, puis créer un lien hypertexte sur le même texte qui retourne directement au signet, ce qui signifie que le lien n’ira nulle part.

Cliquez sur l’onglet Insérer et cliquez sur Signet dans la section Liens. Si votre fenêtre Word n’est pas assez large pour afficher toute la section Liens, cliquez sur le bouton Liens, puis cliquez sur Signet.

Lorsque vous survolez le bouton Signet, vous pouvez voir un écran amélioré, si vous avez laissé le style de l’écran sur le paramètre par défaut dont nous avons parlé dans la section “Activer et Désactiver les écrans ou Afficher les écrans améliorés” ci-dessus.

Dans la boîte de dialogue Signet, entrez un nom sans espaces dans la zone Nom du signet.

Cliquez sur Ajouter. Word ajoute le signet au texte sélectionné et ferme la boîte de dialogue Signet.

Maintenant, nous allons ajouter un lien hypertexte au texte mis en signet.

Laissez le texte sélectionné et appuyez sur Ctrl +K pour ouvrir la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte.

Cliquez sur Placer dans ce document dans la zone Lien vers et cliquez sur le signet que vous avez créé sous Signets dans la zone Sélectionner un lieu dans ce document. Si vous ne voyez pas votre signet, cliquez sur le signe plus à gauche des signets.

Ensuite, cliquez sur ScreenTip.

Tapez votre texte pour le ScreenTip dans la boîte de dialogue Définir un lien hypertexte et cliquez sur OK.

Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte.

Lorsque vous passez la souris sur le texte auquel vous avez appliqué l’écran, une fenêtre contextuelle contenant votre texte personnalisé s’affiche.

Vous pouvez utiliser cette méthode pour ajouter un ScreenTip à un lien hypertexte normal sans créer de signet vers lequel créer un lien en premier. L’écran contient votre texte personnalisé et le texte disant Ctrl + Clic pour suivre le lien.

Vous ne pouvez pas supprimer complètement les instructions pour suivre le lien. Mais, si vous créez un lien normal, vous pouvez le modifier pour ne pas avoir à appuyer sur Ctrl lorsque vous cliquez sur le lien pour le suivre.

Word formate le texte sous la forme d’un lien hypertexte typique avec du texte souligné en bleu. Si vous souhaitez que le lien hypertexte ressemble au reste du texte qui l’entoure, vous pouvez modifier la mise en forme.

Sélectionnez le texte et utilisez le bouton Couleur du texte dans la section Police de l’onglet Accueil pour changer la couleur du texte. Cliquez ensuite sur le bouton Souligner pour supprimer le soulignement.

Vous pouvez également supprimer les places de mots entre crochets autour du texte mis en signet.

Allez dans Fichier > Options et cliquez sur Avancé dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Word. Décochez la case Afficher les signets dans la section Afficher le contenu du document pour masquer les crochets des signets. Cochez à nouveau la case pour les afficher.

Voici le texte avec l’écran personnalisé.

À l’aide d’une note de fin

Vous pouvez également créer un ScreenTip personnalisé à l’aide d’une note de fin.

Placez le curseur après le texte à l’endroit où vous souhaitez que l’écran apparaisse. Cliquez ensuite sur Insérer une note de fin dans la section Notes de bas de page de l’onglet Références.

Word ajoute un petit chiffre romain (ou un “i” minuscule) à l’endroit où se trouvait le curseur et place le curseur dans la note de fin.

Tapez le texte que vous souhaitez afficher à l’écran dans la note de fin.

Lorsque vous déplacez votre souris sur le chiffre, votre écran s’affiche.

Pour modifier l’écran, double-cliquez sur le chiffre pour passer à la note de fin et modifier le texte.

Si vous souhaitez masquer le chiffre dans votre texte, sélectionnez-le et faites un clic droit dessus.

Dans la mini barre d’outils, changez la couleur du chiffre en blanc ou faites correspondre la couleur d’arrière-plan de votre document. Vous pouvez également utiliser le bouton Couleur du texte dans la section Police de l’onglet Accueil pour changer la couleur.

Nous avons changé la couleur du chiffre en blanc, de sorte qu’il se fond dans l’arrière-plan.

Vous pouvez également modifier manuellement le chiffre de la note de fin. Ou vous pouvez appliquer la modification de mise en forme au style de référence de la note de fin et l’appliquer automatiquement à tous les chiffres de la note de fin.

Pour modifier le style, cliquez sur le bouton Styles dans la section Styles de l’onglet Accueil.

Dans le volet Styles, il se peut que le style de référence de note de fin ne s’affiche pas dans la liste. Sinon, cliquez sur Options en bas du volet.

Sélectionnez tous les styles dans la liste déroulante Sélectionner les styles à afficher, puis cliquez sur OK.

Recherchez le style de référence de note de fin dans la liste de l’onglet Styles. Déplacez votre souris sur le style pour révéler la flèche déroulante. Cliquez sur la flèche et sélectionnez Mettre à jour la référence de la note de fin pour faire correspondre la sélection.

Maintenant, le chiffre apparaît masqué dans le texte et dans la note de fin.

Vous pouvez “masquer” la note de fin en la plaçant sur une page séparée de la dernière page de votre document.

Appuyez sur Entrée après la dernière ligne. Cliquez ensuite sur Sauts dans la section Configuration de la page de l’onglet Mise en page.

Ajouter des conseils utiles à vos documents

Les écrans personnalisés sont utiles pour fournir des conseils utiles aux autres personnes qui lisent votre document sans avoir à ajouter le contenu au document lui-même.